Statusy — własne, serwisowe i zadaniowe, w grupach

Ustawienia → Statusy to jedna lista statusów firmy: statusy zgłoszeń (np. Weryfikacja zamówienia), statusy serwisowe — gdzie jest towar oddany do naprawy — kolumny tablicy zadań i statusy zwrotów. Statusy układasz w grupy z własnymi kolorami i w kolejności, w której pokazują się wszędzie.

1. Gdzie to jest i kto może

   Wejdź w Ustawienia → Statusy. To jedna lista dla całej firmy — dawne ekrany Statusy zadań i Statusy zwrotów są teraz jej częścią (stary adres ekranu zwrotów prowadzi od razu do widoku Zwrotowe).

   Przełącznik Wszystkie / Zgłoszeniowe / Serwisowe / Zadaniowe / Zwrotowe nad listą zawęża ją do jednego rodzaju. W kolumnie W użyciu widać, ilu zgłoszeń, towarów w serwisie, zadań i zwrotów dotyczy każdy status, a w kolumnie Ustawienia — plakietki takie jak domyślny, podstawowy, startowy, zamyka, kończy serwis.

   Listę zmieniają Administrator i Kierownik obsługi. Pozostali widzą statusy na zgłoszeniach i zwrotach, ale tego ekranu nie mają w menu.

   

   Ustawienia → Statusy, widok Wszystkie: dziewięć grup z kolorami (m.in. Zamówienia, Diagnoza, Naprawa, Zwroty, Nowe, Do zrobienia, W realizacji); przy każdym statusie rodzaj, ustawienia i liczba w użyciu, a nad listą przełącznik rodzajów.

2. Cztery rodzaje statusu

   Przy każdym statusie zaznaczasz w sekcji Do czego służy, gdzie ma być używany. Jeden status może mieć kilka rodzajów naraz.

   • Zgłoszeniowy — da się go ustawić jako status zgłoszenia, np. Weryfikacja zamówienia, Czekamy na magazyn.
   • Serwisowy — stan towaru oddanego do serwisu, np. U serwisanta, W naprawie. Stoi na zgłoszeniu obok statusu zgłoszenia, nie zamiast niego.
   • Zadaniowy — kolumna tablicy zadań, np. Do zrobienia, Zrobione.
   • Zwrotowy — własny etap obsługi zwrotu, np. Do oględzin, Towar uszkodzony — niezależny od stanu zwrotu w Allegro.

   Przykład: Czekamy na klienta może być jednocześnie statusem zgłoszenia i kolumną tablicy zadań.

3. Grupy, kolory i kolejność

   Statusy układasz w grupy. Przykład sklepu, który oddaje towar do zewnętrznego serwisu:

   • grupa Zamówienia — Weryfikacja zamówienia, Czekamy na magazyn;
   • grupa Diagnoza — Przyjęte do serwisu, U serwisanta, Wycena naprawy;
   • grupa Naprawa — W naprawie, Czeka na części, Testy po naprawie;
   • grupa Zwroty — Czeka na paczkę, Do oględzin, Towar pełnowartościowy, Towar uszkodzony;
   • grupy dla zwykłych statusów, np. Nowe (Otwarte), W realizacji (Czekamy na klienta, Odłożone, W toku), Gotowe (Zrobione) i Zakończone (Zamknięte) — jeden status może stać w grupie wspólnej dla zgłoszeń i zadań.

   1. Kliknij + Dodaj grupę, wpisz nazwę (np. Zwroty) i wybierz Kolor grupy — polem koloru albo wpisując zapis szesnastkowy; Bez koloru zostawia grupę bez koloru. Obok widać podgląd nagłówka. Kliknij Zapisz grupę.
   2. Przy statusie wybierz tę grupę w polu Grupa (następny krok).
   3. Strzałkami ▲ ▼ przestawiasz grupy, a w widoku Wszystkie także statusy w grupie. Edytuj grupę zmienia nazwę i kolor, a Usuń grupę stoi obok — oba przy nagłówku grupy.

   W tej kolejności statusy pokazują się wszędzie: w lewej kolumnie listy Zgłoszeń, w liście Status, na plakietce w zgłoszeniu i w regułach automatyzacji. Statusy bez grupy stoją w sekcji Bez grupy.

   Kolor grupy widać na liście statusów (pasek i kropka przy nagłówku grupy), w lewej kolumnie (kropka przy nagłówku, w pasie obrys zwiniętej grupy), a przy plakietkach statusu — wąski pasek przed plakietką w wierszach listy Zgłoszeń, na ekranie „W serwisie”, na liście zwrotów i na zwrocie. Napisy zostają w kolorach aplikacji, więc nawet jasny kolor grupy niczego nie utrudnia w czytaniu.

   Usunięcie grupy nie zmienia żadnego statusu: statusy, które w niej stały, przechodzą do Bez grupy.

   

   „+ Dodaj grupę”: nazwa grupy „Zwroty”, kolor grupy (pole koloru i zapis szesnastkowy), pole „Bez koloru” i podgląd nagłówka.

4. Dodaj status

   Kliknij + Dodaj status. W formularzu:

   • Nazwa — np. Przyjęte do serwisu. Nazwy nie mogą się powtarzać (wielkość liter nie ma znaczenia).
   • Kolor — w tym kolorze status pokazuje się na plakietkach.
   • Grupa — jedna z Twoich grup albo Bez grupy.
   • Do czego służy — zaznacz przynajmniej jeden rodzaj. Nowy status ma od razu zaznaczony rodzaj widoku, w którym stoisz — w widoku Serwisowe serwisowy, w Zwrotowe — zwrotowy.

   Podgląd pokazuje plakietkę. Kliknij Zapisz; Anuluj zamyka formularz bez zmian. Istniejący status poprawisz przyciskiem Edytuj.

   

   Formularz nowego statusu „Przyjęte do serwisu”: nazwa, kolor, grupa, zaznaczony rodzaj Serwisowy i podgląd plakietki.

5. Status zgłoszeniowy — zachowuje się jak

   Status zgłoszeniowy ma pole Zachowuje się jak: Otwarte, Czekamy na klienta, Odłożone albo Zamknięte. Od tego zależy, jak ABCare traktuje zgłoszenie w tym statusie — czy liczy się do otwartych, czy biegnie czas na odpowiedź, czy znika z listy W toku. Pod polem stoi jedno zdanie wyjaśnienia, np. przy Otwarte: Sprawa jest po naszej stronie. Liczy się do otwartych, biegnie czas na odpowiedź.

   Przykład: W trakcie naprawy zachowuje się jak Otwarte, a Czekamy na magazyn — jak Czekamy na klienta.

   • Domyślny — tu trafia zgłoszenie, gdy ten stan nadaje się sam (klient odpisał, minął czas odłożenia, kliknięto Zamknij).
   • Zachowania nie da się zmienić po zapisaniu — przestawiłoby stan zgłoszeń, które mają ten status.
   • Cztery statusy podstawowe — Otwarte, Czekamy na klienta, Odłożone i Zamknięte — ma każda firma. Zmienisz im nazwę, kolor i grupę albo schowasz je z wyboru, ale nie da się ich usunąć.

   

   Nowy status zgłoszeniowy „W trakcie naprawy”: zachowuje się jak Otwarte, pod spodem zdanie, co to znaczy, i pole Domyślny.

6. Status serwisowy — kończy serwis

   Status serwisowy mówi, gdzie jest towar oddany do naprawy — stoi na zgłoszeniu obok zwykłego statusu i ma własny licznik dni. Opcja Kończy serwis znaczy: towar wrócił, licznik dni w serwisie się zatrzymuje. Taki status (np. Wróciło z serwisu) stoi na liście Zgłoszeń osobno, pod kreską.

   Jak tego używać na co dzień: W serwisie — towar oddany do zewnętrznego serwisu.

   

   Widok Serwisowe: grupy Diagnoza i Naprawa ze statusami serwisowymi, a w Bez grupy Wróciło z serwisu, które kończy serwis.

7. Status zadaniowy — startowy i zamykający

   Statusy zadaniowe to kolumny tablicy zadań — w kolejności z tej listy. Zaznaczasz przy nich:

   • Startowy — tu trafiają nowe zadania. Startowy jest zawsze dokładnie jeden; żeby go zmienić, zaznacz Startowy przy innym statusie.
   • Zamyka zadanie — zadanie w tym statusie jest skończone: zapisuje się data ukończenia i zadanie znika z listy „po terminie”. Takich statusów może być kilka, np. Zrobione i Odrzucone. Cofnięcie zadania do zwykłego statusu kasuje datę ukończenia.

   Gdy firma wyłączyła zadania w Funkcjach firmy, rodzaju zadaniowy i widoku Zadaniowe nie ma — statusy zadań czekają zapisane i wracają razem z zadaniami.

8. Status zwrotowy — własny etap zwrotu

   Status zwrotowy to własny, wewnętrzny etap obsługi zwrotu — niezależny od stanu zwrotu w Allegro, np. Czeka na paczkę, Do oględzin, Towar pełnowartościowy, Towar uszkodzony. Zaznaczasz przy nim rodzaj Zwrotowy (w widoku Zwrotowe jest zaznaczony od razu) — nie ma tu zachowania ani licznika dni.

   Status wybierasz na ekranie zwrotu; klient go nie widzi i nic nie wychodzi do Allegro. Jak ustawić go na zwrocie: Statusy zwrotów.

   

   Nowy status zwrotowy „Do oględzin” w widoku Zwrotowe: zaznaczony rodzaj Zwrotowy i podgląd plakietki.

9. Schowaj albo usuń status

   • Schowany z wyboru (zaznaczasz w Edytuj) — statusu nie da się już ustawić, ale zgłoszenia, które go mają, pokazują go dalej. Na liście ma plakietkę schowany.
   • Usuń — ABCare najpierw pyta i mówi, co się stanie, np. 2 zgłoszenia przejdą na status „Otwarte”. Żadne zgłoszenie ani zadanie nie zostanie skasowane. Statusu nie da się przywrócić. Status serwisowy znika ze zgłoszeń, zadaniowy — z tablicy (okno mówi, na jaki status przejdą jego zadania), a zwrotowy zdejmuje się ze zwrotów — same zwroty zostają.
   • Rodzaju zwrotowy nie zdejmiesz, dopóki jakiś zwrot go używa — ABCare powie, ilu zwrotów dotyczy.
   • Nie da się usunąć czterech statusów podstawowych ani statusu startowego zadań — najpierw oznacz inny status jako startowy.

   Reguła automatyzacji, która ustawia usunięty albo schowany status, pokaże na swojej karcie Ta reguła nie działa. z powodem — patrz Akcje automatyczne.

10. Sprawdź również

    • Zgłoszenia — lista, filtry i akcje na wielu naraz — statusy w lewej kolumnie listy i status ustawiany na wielu zgłoszeniach.
    • W serwisie — towar oddany do zewnętrznego serwisu — status serwisowy, karta serwisu i ekran W serwisie.
    • Zadania i tablica — jak się z kolumn zadań korzysta na co dzień.
    • Akcje automatyczne — reguły po statusach.
    • Statusy zwrotów — jak ustawić status na zwrocie.