Dostępność zespołu — grafik i nieobecności

Jedno miejsce, w którym ustawiasz godziny pracy i urlopy całego zespołu. Od tego zależy, komu system przydziela nowe zgłoszenia. Grafik ustawia Administrator albo Kierownik obsługi; pracownik widzi swój, ale go nie zmienia.

1. Po co to jest

   Jeśli macie regułę, która sama przydziela nowe zgłoszenia osobom z zespołu, ten ekran decyduje, kto w danej chwili wchodzi w grę. Bez grafiku zgłoszenia trafiają też do osób na urlopie.

   Znajdziesz go w menu Ustawienia → Dostępność zespołu. Grafik zespołu ustawia Administrator albo Kierownik obsługi. Jeśli nie masz tej pozycji w menu, poproś jedną z tych osób.

2. Wybierz osobę

   U góry jest lista Osoba — wybierasz z niej kogoś z zespołu, a pod nią od razu widzisz plakietkę Dostępny teraz albo Niedostępny teraz. Cały ekran poniżej dotyczy tej jednej osoby.

   Jeśli w firmie nie ma jeszcze nikogo poza Tobą, ekran odeśle Cię do Opiekunów, żeby najpierw kogoś zaprosić.

   

   Grafik wybranej osoby: status teraz, godziny od poniedziałku do piątku, wolny weekend i zaplanowany urlop.

3. Godziny pracy

   W części Harmonogram tygodniowy każdy dzień ma przycisk + godziny. Kliknij, ustaw godzinę początku i końca (podpowiadamy 09:00–17:00) i kliknij Dodaj. Plakietka z godzinami pojawi się przy tym dniu; krzyżyk × ją usuwa.

   Można dodać kilka przedziałów w jednym dniu — np. 8:00–12:00 i 13:00–17:00, żeby pominąć przerwę obiadową.

   Pusty cały harmonogram to „dostępny zawsze” — nowa osoba dostaje zgłoszenia od pierwszego dnia, dopóki nie ustawisz jej godzin. Gdy ustawisz godziny choć w jeden dzień, liczą się tylko one: dzień bez godzin (na ekranie opisany jako — wolne) jest wtedy dniem wolnym.

4. Urlopy i inne nieobecności

   W części Planowane nieobecności wypełniasz Od, Do i opcjonalny Powód (np. „Urlop”, „Szkolenie”), a potem klikasz Dodaj nieobecność. Wpis pojawia się w tabelce; Usuń go kasuje.

   W tym okresie system nie przydzieli tej osobie nowych zgłoszeń.

   Drobna pułapka: jeśli data Do jest wcześniejsza niż Od (albo godzina końca wcześniejsza niż początku), kliknięcie Dodaj po prostu nic nie zrobi i nie pokaże błędu. Gdy wpis się nie pojawił — sprawdź kolejność dat.

5. Szybkie „wyszedł na chwilę”

   Część Status teraz ma przyciski działające od ręki: Poza biurem przez 1h i Do końca dnia (czyli do 17:00). Gdy osoba jest już oznaczona jako nieobecna, pojawia się też Znów dostępny.

   Przydają się na sytuacje, których nie było w grafiku — wyjście do lekarza, dłuższe spotkanie.

6. Czego grafik NIE robi

   Żeby nie było niespodzianek — nieobecność wpływa wyłącznie na automatyczne przydzielanie. Nie robi natomiast tego:

   • nie zatrzymuje terminów — zegar odpowiedzi biegnie także w czasie urlopu,
   • nie odbiera zgłoszeń już przypisanych — zostają przy tej osobie,
   • nie blokuje ręcznego przypisania — nieobecnego nadal można wybrać z listy,
   • gdy cały zespół jest niedostępny, zgłoszenie i tak zostanie komuś przydzielone — lepiej to niż zgłoszenie bez opiekuna.

7. Sprawdź również

   • Moja dostępność — ten sam grafik widziany oczami pracownika.
   • Akcje automatyczne — tam włącza się automatyczne przydzielanie zgłoszeń.
   • Role w firmie — kto co może — kto może zmieniać grafik zespołu.