Dostępność zespołu — grafik i nieobecności

Jedno miejsce, w którym ustawiasz godziny pracy i urlopy całego zespołu. Od tego zależy, komu system przydziela nowe zgłoszenia. Pracownik widzi swój grafik, ale go nie zmienia.

1. Po co to jest

   Jeśli macie regułę, która sama przydziela nowe zgłoszenia osobom z zespołu, ten ekran decyduje, kto w danej chwili wchodzi w grę. Bez grafiku sprawy trafiają też do osób na urlopie.

   Znajdziesz go w menu jako Dostępność zespołu. Jeśli nie masz tej pozycji, nie masz uprawnienia do zarządzania grafikiem — poproś osobę zarządzającą firmą.

2. Wybierz osobę

   U góry jest lista Osoba — wybierasz z niej kogoś z zespołu, a obok od razu widzisz plakietkę Dostępny teraz albo Niedostępny teraz. Cały ekran poniżej dotyczy tej jednej osoby.

   Jeśli w firmie nie ma jeszcze nikogo poza Tobą, ekran odeśle Cię do Agentów, żeby najpierw kogoś zaprosić.

3. Godziny pracy

   W części Harmonogram tygodniowy każdy dzień ma przycisk + godziny. Kliknij, ustaw godzinę początku i końca (podpowiadamy 09:00–17:00) i kliknij Dodaj. Plakietka z godzinami pojawi się przy tym dniu; krzyżyk × ją usuwa.

   Można dodać kilka przedziałów w jednym dniu — np. 8:00–12:00 i 13:00–17:00, żeby pominąć przerwę obiadową.

   Dzień bez godzin to dzień wolny. Pusty cały harmonogram to „dostępny zawsze” — nowa osoba dostaje zgłoszenia od pierwszego dnia, dopóki nie ustawisz jej godzin.

4. Urlopy i inne nieobecności

   W części Planowane nieobecności wypełniasz Od, Do i opcjonalny Powód (np. „Urlop”, „Szkolenie”), a potem klikasz Dodaj nieobecność. Wpis pojawia się w tabelce; Usuń go kasuje.

   W tym okresie system nie przydzieli tej osobie nowych zgłoszeń.

   Drobna pułapka: jeśli data Do jest wcześniejsza niż Od (albo godzina końca wcześniejsza niż początku), kliknięcie Dodaj po prostu nic nie zrobi i nie pokaże błędu. Gdy wpis się nie pojawił — sprawdź kolejność dat.

5. Szybkie „wyszedł na chwilę”

   Część Status teraz ma trzy przyciski działające od ręki: Poza biurem przez 1h, Do końca dnia (czyli do 17:00) i Znów dostępny.

   Przydają się na sytuacje, których nie było w grafiku — wyjście do lekarza, dłuższe spotkanie.

6. Czego grafik NIE robi

   Żeby nie było niespodzianek — nieobecność wpływa wyłącznie na automatyczne przydzielanie. Nie robi natomiast tego:

   • nie zatrzymuje terminów — zegar odpowiedzi biegnie także w czasie urlopu,
   • nie odbiera spraw już przypisanych — zostają przy tej osobie,
   • nie blokuje ręcznego przypisania — nieobecnego nadal można wybrać z listy,
   • gdy cały zespół jest niedostępny, sprawa i tak zostanie komuś przydzielona — lepiej to niż sprawa niczyja.

7. Sprawdź również

   • Moja dostępność — ten sam grafik widziany oczami pracownika.
   • Reguły automatyzacji — tam włącza się automatyczne przydzielanie zgłoszeń.
   • Agenci, role i uprawnienia — kto może zmieniać grafik zespołu.