Od zadania do faktury — cały przebieg
Ktoś zgłosił drobiazg, zrobiliście robotę i teraz ma się z tego zrobić pozycja na fakturze. Film pokazuje całą drogę bez skrótów: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
Co się za chwilę wydarzy
To najczęstsza droga w module Obsługa i najczęstsze pytanie brzmi: doliczyłem czas na zadaniu i co dalej? Odpowiedź jest krótka — dalej nie musisz robić nic ekstra, wszystko już jest tam, gdzie trzeba.
Cztery etapy, każdy w jednym miejscu:
- zakładasz zadanie dla zespołu,
- po zrobionej robocie doliczasz czas z karty zadania,
- godziny same wchodzą do rejestru czasu i do puli czekającej na fakturę,
- rejestrujesz fakturę i praca zostaje zablokowana.
Film na górze pokazuje to od początku do końca. Poniżej to samo rozpisane na kroki.
Załóż zadanie
Wejdź w Zadania i kliknij + Nowe zadanie. Wystarczy tytuł — reszta pól jest opcjonalna i możesz ją uzupełnić później.
To zwykłe zadanie zespołu, takie samo jak każde inne. Nie wybierasz na tym etapie żadnej firmy — bo jedno zadanie potrafi dotyczyć kilku i to dopiero wpis czasu mówi, komu praca ma zostać policzona.
Nowe zadanie: wystarczy tytuł. Priorytet, osoba i termin są do uzupełnienia kiedy chcesz.Po robocie dolicz czas
Otwórz zadanie i kliknij + Dolicz do kontrahenta w kolumnie po prawej. W okienku:
- zacznij pisać nazwę firmy i wybierz ją z podpowiedzi,
- wskaż za co — z listy czynności albo wpisz własnym opisem,
- podaj ile czasu.
Czas zapisujesz tak, jak Ci wygodnie:
1:30,1,5,90albo1h30znaczą to samo — półtorej godziny.Do jednego zadania możesz doliczać wielokrotnie, także różnym firmom. Nic się nie blokuje.
Doliczanie czasu: firma, za co, ile i którego dnia. Zlecenie pojawia się, gdy firma je ma.Czas widać od razu na zadaniu
Po zapisaniu wpis ląduje na karcie zadania — z sumą, gdyby doliczeń było kilka. Dzięki temu na samym zadaniu widać, ile pracy naprawdę pochłonęło, i komu została policzona.
Doliczony czas na karcie zadania — z nazwą firmy i tym, za co.Ten sam wpis jest już w rejestrze czasu
Wejdź w Obsługa → Rejestr czasu. Godziny doliczone z zadania siedzą w siatce tygodniowej dokładnie tak, jakbyś wpisał je ręcznie — w wierszu tej firmy i tej czynności, w kolumnie właściwego dnia.
Możesz je stąd poprawić albo usunąć, dopóki nie trafią na fakturę.
Siatka tygodnia: doliczony czas stoi obok godzin wpisanych ręcznie.…i w puli czekającej na fakturę
Obsługa → Do rozliczenia pokazuje całą pracę, której nikt jeszcze nie zafakturował, pogrupowaną firmami. Zaznaczasz dowolny podzbiór — reszta spokojnie zostaje na następny raz.
Na dole widać sumę godzin i kwotę wyliczoną ze stawek. To tylko podpowiedź: rabaty, ryczałty i korekty sprawiają, że prawdziwa kwota bywa inna.
Praca czekająca na fakturę. Zaznaczony jest jeden wpis — ten doliczony przed chwilą z zadania.Wystaw fakturę u siebie i zapisz jej numer
Kolejność jest ważna: najpierw wystawiasz fakturę w swoim programie księgowym, potem wracasz tutaj i wpisujesz jej numer, kwotę z dokumentu oraz daty.
ABCare faktur nie wystawia i nie ma takiego zamiaru — pilnuje tylko, żeby ta sama praca nie została policzona dwa razy.
Rejestracja faktury. Kwota jest podpowiedziana ze stawki — nadpisz ją tym, co na dokumencie.Co się dzieje po zapisaniu
Zaznaczone wpisy zostają zablokowane: nie da się ich już zmienić ani wziąć na drugą fakturę. To jedyne zabezpieczenie przed policzeniem tej samej pracy dwa razy, więc działa stanowczo.
Pomyliłeś się przy rejestrowaniu? Usuń fakturę — objęta nią praca wróci do puli i będziesz mógł wystawić ją jeszcze raz.
Gdy pieniądze wpłyną, klikasz Opłacona. Faktura po terminie zaznacza się na czerwono sama, nic nie musisz ustawiać.
Sprawdź również
- Doliczanie czasu z zadania — samo okienko doliczania opisane szczegółowo.
- Do rozliczenia — rejestrowanie faktur — blokada, duplikaty numerów, zwalnianie pracy.
- Nowa firma do obsługi — jeżeli firmy, której chcesz doliczyć czas, jeszcze nie ma na liście.