Pierwsze ustawienia — kreator krok po kroku

Kreator Pierwsze ustawienia: podłączenie kont Allegro i skrzynki e-mail, ustawienie terminów odpowiedzi, włączenie zadań i rozliczania czasu, zaproszenie zespołu. Każdy krok możesz pominąć i wrócić do niego później.

1. Gdzie jest kreator

   Kreator otwiera się sam zaraz po aktywacji firmy. Później wrócisz do niego na dwa sposoby:

   • z karty Dokończ pierwsze ustawienia na pulpicie — przycisk Kontynuuj (przycisk Schowaj chowa kartę na stałe);
   • z menu: Ustawienia → Pierwsze ustawienia.

   Po lewej stronie kreatora jest lista kroków — kliknięcie przenosi do dowolnego z nich. Pasek u góry pokazuje, ile kroków jest zrobionych, a obok — ile pominąłeś; pominięty krok ma na liście dopisek (pominięty) i możesz do niego wrócić. Krok liczy się jako zrobiony, gdy coś naprawdę jest ustawione (na przykład konto jest podłączone), a nie gdy kliknąłeś „Dalej”.

   Kreator zmienia osoba z prawem do ustawień firmy — zwykle Administrator.

   

   Karta „Dokończ pierwsze ustawienia” na pulpicie — Kontynuuj albo Schowaj.

2. Co jest w ABCare — karta na górze kreatora

   Na samej górze kreatora, nad krokami, stoi karta Co jest w ABCare. Przy pierwszym wejściu jest rozwinięta, potem zwija się do nagłówka — kliknięcie w nagłówek rozwija ją znowu. Opisuje cztery części aplikacji:

   • Zgłoszenia — wszystko, co piszą klienci: wiadomości i reklamacje z Allegro oraz e-maile, z odpowiedziami, statusami i akcjami automatycznymi.
   • Zadania — wewnętrzna lista rzeczy do zrobienia dla zespołu, jako lista albo tablica.
   • Obsługa — dla firm, które pracują dla innych firm i rozliczają się z nimi za czas: kontrahenci, rejestr czasu, raporty i praca czekająca na fakturę.
   • Sejf — hasła, klucze i pliki firmy pod osobnym zamkiem; każdy wpis widzą tylko wskazane osoby.

   Pod listą stoi zdanie: Nie musisz używać wszystkiego. Do obsługi Allegro wystarczą Zgłoszenia — Zadania, Obsługę i Sejf wyłączysz albo włączysz w Ustawieniach → Funkcje firmy. Część, którą firma ma teraz wyłączoną, ma dopisek „teraz wyłączona” (nowa firma zaczyna z wyłączoną Obsługą).

   

   Karta „Co jest w ABCare” nad krokami kreatora: Zgłoszenia, Zadania, Obsługa i Sejf po jednym zdaniu oraz zdanie, że nie trzeba używać wszystkiego.

3. Krok 1: Konta Allegro

   Podłączanie kont Allegro nie jest jeszcze dostępne. Kreator mówi to w tym kroku wprost — kliknij Nie sprzedaję na Allegro / zrobię to później i przejdź dalej: skrzynkę e-mail i resztę ustawień zrobisz od razu. Gdy podłączanie będzie dostępne, konto dodasz w Integracjach, a ten krok będzie wyglądał tak:

   W polu Pobierz wiadomości i zamówienia od wybierz datę — najwyżej 60 dni wstecz, bo tyle udostępnia Allegro. Kliknij Połącz konto Allegro, zaloguj się na stronie Allegro i zgódź się na dostęp. Po logowaniu uzupełnisz ustawienia konta i klikniesz Zapisz ustawienia i rozpocznij pobieranie. Dopiero wtedy wrócisz do kreatora, a konto zacznie pobierać wiadomości.

   Masz kilka kont? Kliknij Podłącz kolejne konto i powtórz. Nie sprzedajesz na Allegro? Kliknij Nie sprzedaję na Allegro / zrobię to później.

   Jeśli masz w Allegro włączonego automatycznego asystenta odpowiedzi, wiadomości mogą przychodzić z opóźnieniem.

   

   Krok „Konta Allegro” dziś: komunikat „Podłączanie kont Allegro nie jest jeszcze dostępne” i wyjście „Nie sprzedaję na Allegro / zrobię to później”.

4. Krok 2: Skrzynka e-mail

   Masz adres, na który piszą klienci ze sklepu, Erli albo Kauflandu? Podłącz go, a te wiadomości też trafią do zgłoszeń. Do wyboru są trzy drogi:

   • Gmail / Google Workspace — przez hasło aplikacji Google; ekran pokazuje krok po kroku, jak je założyć;
   • Zaloguj przez Microsoft — Outlook, Hotmail i poczta firmowa Microsoft 365;
   • Inna skrzynka — Onet, WP, home.pl, własny serwer; dostawcę wybierasz z listy.

   Po logowaniu kontem Microsoft uzupełnij ustawienia skrzynki i kliknij Zapisz zmiany. Skrzynka oczekująca na ten zapis ma oznaczenie uzupełnij ustawienia i nie pobiera poczty. Przy podłączaniu hasłem końcowy formularz zawiera już te wybory. Po zapisaniu wracasz do kreatora. Ten krok możesz spokojnie pominąć przyciskiem Nie teraz. Więcej: Podłączenie skrzynki e-mail.

   Microsoft Outlook i Hotmail: nowe połączenie korzysta bezpośrednio z Microsoft. Starsze przełącz zgodnie z instrukcją poniżej, potwierdź dostęp u Microsoft, uzupełnij pełne ustawienia i kliknij Zapisz zmiany. Do tego zapisu konto czeka na konfigurację. Nie trzeba włączać IMAP. Zobacz dokładne kroki podłączenia Microsoft.

   

   Krok „Skrzynka e-mail” — trzy sposoby podłączenia poczty.

5. Krok 3: Terminy odpowiedzi

   Pytanie: Ile czasu dajesz sobie na odpowiedź klientowi? Zgłoszenie, na które nie odpowiesz w tym czasie, zaświeci się na czerwono na liście zgłoszeń i policzy się jako „po terminie” na Pulpicie. Wybierasz jedną z trzech kart:

   • 4 godziny — dla sklepów, które odpisują od ręki;
   • 24 godziny — wartość domyślna (doba na odpowiedź);
   • 2 doby — spokojniejszy rytm: 48 godzin na odpowiedź.

   Wybór dotyczy poczty i pozostałych kanałów — i pierwszej, i kolejnej odpowiedzi. Termin liczymy od chwili, gdy klient napisał, także w weekend.

   Allegro ma własne terminy, zgodne z jego zasadami: 24 godziny na odpowiedź w wiadomościach i dyskusjach oraz 7 dni na rozpatrzenie reklamacji — soboty, niedziele i święta się nie liczą. Są już ustawione, a ten wybór ich nie zmienia.

   Nowy termin dotyczy wiadomości, które przyjdą od teraz; zgłoszeń, które już są, nie przelicza. Nie wiesz jeszcze, co wybrać? Kliknij Ustawię później — zostaje termin domyślny. Zmienisz go w każdej chwili w Ustawienia → SLA, gdzie ustawisz też osobne terminy dla wybranego kanału albo rodzaju zgłoszenia — patrz SLA — terminy odpowiedzi na zgłoszenia. Terminy zmienia osoba z prawem do ustawień terminów (Administrator, Kierownik obsługi); pozostali czytają ten krok bez możliwości zmiany.

   

   Krok „Terminy odpowiedzi”: trzy karty do wyboru — 4 godziny, 24 godziny (domyślnie) i 2 doby — oraz zdanie o terminach Allegro.

6. Krok 4: Zadania

   Pytanie: Czy Twój zespół rozpisuje pracę na zadania? Zadania to wewnętrzna lista rzeczy do zrobienia dla zespołu, na przykład „oddzwonić do klienta” albo „sprawdzić paczkę u kuriera” — z terminem i osobą, która się tym zajmie. Do obsługi Allegro wystarczą same Zgłoszenia.

   • Tak, używamy zadań — w menu pojawią się Zadania, a zadanie założysz też prosto z wiadomości.
   • Nie, wystarczą nam zgłoszenia — schowamy zadania z menu i z ekranów.

   Wybierz odpowiedź i kliknij Dalej.

   

   Krok „Zadania” — odpowiedź Tak albo Nie i przycisk „Dalej”.

7. Krok 5: Rozliczanie czasu

   Pytanie: Czy rozliczacie czas pracy dla klientów? W menu to sekcja Obsługa: kontrahenci, rejestr czasu, raporty i praca czekająca na fakturę — dla firm, które pracują dla innych firm i wystawiają im faktury za przepracowane godziny. Sklepowi na Allegro nie jest potrzebna.

   • Tak, rozliczamy czas — w menu pojawi się sekcja Obsługa: kontrahenci, rejestr czasu i rozliczenia.
   • Nie, sprzedajemy klientom — te ekrany zostaną schowane.

   Obie odpowiedzi (zadania i rozliczanie czasu) zmienisz w każdej chwili w Ustawienia → Funkcje firmy — zobacz Włączanie i wyłączanie zadań oraz rozliczania czasu.

   

   Krok „Rozliczanie czasu” — czy firma rozlicza godziny pracy dla klientów.

8. Krok 6: Zespół

   Wpisz adres e-mail osoby, wybierz jej rolę (domyślnie Konsultant) i kliknij Wyślij zaproszenie. Pod formularzem jest jedno zdanie o każdej roli — dla kogo jest i co pozwala robić.

   • Zaproszenie przychodzi e-mailem i jest ważne 7 dni.
   • Nie zaprosisz nikogo do roli szerszej niż Twoja własna.
   • Jeśli e-mail nie wyszedł, kreator pokaże link — przekaż go tej osobie samodzielnie.

   Pracujesz sam? Kliknij Pracuję sam / zaproszę później.

   

   Krok „Zespół” — adres e-mail, rola i przycisk „Wyślij zaproszenie”.

9. Lista zaproszonych osób

   Po wysłaniu zaproszenia osoba pojawia się na liście pod formularzem z rolą i dopiskiem zaproszenie wysłane. Możesz od razu zaprosić kolejną. Co widzi zaproszona osoba: Zapraszanie osoby do firmy.

   

   Zaproszenie gotowe — osoba jest na liście z dopiskiem „zaproszenie wysłane”.

10. Gotowe

    Na ostatnim ekranie widzisz podsumowanie: przy każdym kroku stan (na przykład „1 konto”, „pominięte”, „schowane”) i odnośnik Zmień albo Zrób teraz.

    Przy kroku Terminy odpowiedzi widzisz wybrany czas, np. „4 godz. na odpowiedź”. Terminy Allegro (24 godziny na wiadomość, 7 dni na reklamację) są ustawione od początku. Wszystkie zmienisz w Ustawienia → SLA.

    W części Kiedy będziesz gotów są trzy skróty: Dostępność zespołu (godziny pracy — od nich zależy, komu przydzielamy nowe zgłoszenia), Szybkie odpowiedzi i Marki i stopki.

    Kliknij Przejdź do zgłoszeń — kreator się zamknie, a Ty trafisz na listę zgłoszeń.

    

    Podsumowanie — stan każdego kroku, skróty na później i „Przejdź do zgłoszeń”.

11. Sprawdź również

    • Pierwsze kroki — cała droga od założenia konta do pierwszej odpowiedzi.
    • Włączanie i wyłączanie zadań oraz rozliczania czasu — zmiana odpowiedzi z kroków 4 i 5 oraz wyłączenie sejfu.
    • SLA — terminy odpowiedzi na zgłoszenia — zmiana terminów z kroku 3 i osobne terminy dla kanałów.
    • Zapraszanie osoby do firmy — co dzieje się po wysłaniu zaproszenia.
    • Integracje Allegro — zarządzanie podłączonymi kontami.