ABCare
Skrzynka obsługi klienta dla sprzedawców e-commerce (Allegro, e-mail, Erli)
Historia zmian
Część opisanych zmian dopiero trafia do aplikacji — wpis nie zawsze oznacza, że funkcja jest już dostępna w Twojej wersji.
Dokumentacja
Role w firmie — kto co może
Pięć gotowych ról: Administrator, Kierownik obsługi, Konsultant, Rozliczenia i Tylko podgląd. Znaczek Właściciel przy założycielu firmy, role własne i to, co każda rola widzi w menu. Administrator może osobno ustawić kierownikowi dostęp do wszystkich skrzynek i zarządzanie ich połączeniami. Kolory źródeł mają własne uprawnienie. Tylko Administrator usuwa osoby z firmy, zdejmuje im weryfikację dwuetapową i zmienia dodatkową ochronę Sejfu. Zaproszenie z wyborem uprawnień, zmiana uprawnień osoby i Skopiuj z osoby.
Statusy zwrotów — własne etapy obsługi zwrotu
Własne, wewnętrzne etapy obsługi zwrotu — niezależne od statusów w Allegro, np. Czeka na paczkę, Do oględzin albo Towar uszkodzony — tworzysz na wspólnej liście Ustawienia → Statusy, w widoku Zwrotowe.
Wprowadzenie
ABCare to skrzynka obsługi klienta dla sprzedawców e-commerce. Pytania, dyskusje i reklamacje z Allegro oraz poczta e-mail — w tym Erli, Kaufland i Amazon — trafiają do jednej listy zgłoszeń. Twój zespół odpowiada z ABCare, a klient widzi odpowiedź w Allegro albo w mailu.
Co oznaczają wskaźniki w raportach
Raporty ABCare streszczają obsługę klienta w kilku liczbach. Po ludzku wyjaśniamy każdą z nich na prostym przykładzie: czas pierwszej odpowiedzi, czas do rozwiązania, mediana, po terminie i zgodność z SLA — oraz dlaczego do procentu zgodności liczymy tylko zgłoszenia z ustawionym terminem.
Obsługa — kontrahent, klient i po co to jest
Zanim zaczniesz wpisywać godziny: czym różni się kontrahent od klienta, jak włączyć Obsługę w swojej firmie i co ta część ABCare robi, a czego nie robi.
SLA — terminy odpowiedzi na zgłoszenia
SLA to umówiony czas, w którym odpowiadacie na zgłoszenie i je zamykacie. Przekroczenie widać jako „po terminie” na liście zgłoszeń i na pulpicie. Każda nowa firma ma od początku pięć gotowych polityk terminów. Wyjaśniamy też, co się dzieje ze zgłoszeniem, do którego nie pasuje żadna polityka. Dla poczty możesz wstrzymać termin rozwiązania, gdy czekasz na klienta; po jego odpowiedzi czas zaczyna się od odebrania nowej wiadomości.
Miejsce na dane — ile masz i co się dzieje, gdy się skończy
Dane i pliki mają osobne limity i jedno nie zabiera miejsca drugiemu. Tu ustawisz też największy pojedynczy plik (domyślnie 25 MB) i to, jak mocno zmniejszamy zdjęcia w zadaniach. Po przekroczeniu limitu ABCare sam robi miejsce — od najstarszych.
Co znika bezpowrotnie — kasowanie plików i wiadomości
W ABCare nie ma kosza. Skasowany plik i skasowana treść znikają naprawdę — także z kopii na serwerze plików — i nie odzyska ich nikt, również my.
Kolejka wysyłki
„Kolejka wysyłki” (menu Niezawodność → Kolejka wysyłki) to wszystkie wiadomości i działania wysyłane do Allegro i na e-mail. Gdy coś nie uda się od razu, ABCare próbuje ponownie — najpierw szybko, potem co kilka minut. Tu sprawdzisz, co nie dotarło do klienta, i wyślesz to jeszcze raz.
Bezpieczeństwo skrzynek e-mail
ABCare pilnuje bezpieczeństwa Twojej poczty — niebezpieczne załączniki i podejrzane treści są blokowane, zanim wiadomość zobaczy ktoś z zespołu, a hasła do skrzynek trzymamy zaszyfrowane. Jedną rzecz, sprawdzanie nadawcy, możesz włączyć sam w Poczta e-mail → Bezpieczeństwo e-mail.
Historia akcji
„Historia akcji” (menu Niezawodność → Historia akcji) pokazuje pełną historię działań na wszystkich zgłoszeniach: kto zmienił status, kto przypisał zgłoszenie do siebie, kto dodał tag i o której godzinie. Przydaje się, gdy trzeba odtworzyć przebieg zgłoszenia albo podsumować pracę zespołu.
Kto co widzi w Obsłudze
Sześć uprawnień decyduje o tym, kto wejdzie do Obsługi, kto zobaczy cudze godziny, a kto kwoty i faktury. Rola Rozliczenia dla księgowej, Kierownik obsługi bez kwot.
Instrukcje
Integracje Allegro
Każde konto Allegro to osobna integracja w ABCare. Możesz mieć dowolnie wiele kont — prawdziwych i testowych — działają równolegle. Konto podłączysz w Ustawienia → Integracje albo w kreatorze Pierwsze ustawienia. Do prób bez prawdziwych klientów możesz dodać też konto testowe (sandbox).
Dyskusje i reklamacje Allegro
Allegro rozróżnia dwa rodzaje zgłoszeń po sprzedaży: dyskusje — klient zgłasza problem i czeka na odpowiedź sprzedawcy; reklamacje — wymagają formalnej decyzji sprzedawcy. ABCare prowadzi oba rodzaje na jednej liście zgłoszeń. Każda decyzja w reklamacji ma uzasadnienie, które idzie do Allegro razem z nią.
Erli — podłączenie i obsługa
Klienci na Erli piszą przez przycisk „Skontaktuj się ze sprzedawcą”, a Erli przekazuje ich wiadomości e-mailem na adres kontaktowy sklepu. Dla ABCare to zwykła skrzynka pocztowa — podłączasz ją tak samo jak każdą inną i masz te same reguły, tagi, szablony, terminy i raporty. Do wyboru masz dwie drogi: osobną skrzynkę tylko na Erli albo jedną wspólną, dzieloną regułami.
Rezerwacje spotkań przez klientów
Strona, na której klienci sami rezerwują spotkanie z Tobą — jak Calendly. Ustalasz godziny, a klient widzi tylko wolne terminy: zajęte miejsca w Twoim kalendarzu znikają same. Stronę wysyłasz linkiem albo osadzasz na swojej stronie www.
Kalendarz firmy — wpisy, zadania i kalendarze działów
Wspólny kalendarz firmy: Twoje spotkania, zadania i urlopy, kalendarze działów i zasobów. Zaznaczasz czas myszą, przeciągasz kafelki, widzisz cały zespół obok siebie i wybierasz, kto widzi Twój kalendarz.
Zgłoszenia — lista, filtry i akcje na wielu naraz
Zgłoszenia: lista i tablica, wyszukiwanie, filtry, opiekunowie i kolorowe akcje na wielu sprawach naraz. Nowe zgłoszenie utworzysz ręcznie, także dla nowego klienta spoza kartoteki. Pobierzesz listę jako CSV albo Excel (XLSX) i zamkniesz wszystkie zgłoszenia z jednej skrzynki. Licznik w menu pokazuje moje niezamknięte sprawy oraz nieprzypisane w nawiasie. Skrzynki tylko z Poczty pokażesz przyciskiem w filtrze Źródło.
Notatki wewnętrzne
Pole na komentarze, ustalenia i ostrzeżenia w zgłoszeniu — widoczne tylko dla Twojego zespołu, nigdy nie idzie do klienta. Wszystkie notatki zgłoszenia masz też zebrane w panelu po prawej — bez przewijania wiadomości.
Zgłoszenie — odpowiadanie klientowi
W zgłoszeniu czytasz wiadomości, odpowiadasz klientowi i dodajesz notatki dla zespołu. Odpowiedź e-mail sformatujesz, dodasz obraz i plik; szkic zachowa je po odświeżeniu. W Allegro piszesz zwykły tekst. Pole Zamknij po lewej od Wyślij kończy sprawę po odpowiedzi i oznacza ją jako przeczytaną, a z nagłówka zmienisz status, opiekuna i tagi. Odpowiesz też na wybraną wiadomość ze środka wątku, „Pokaż więcej” pokaże jej szczegóły, a „Zmień klienta” przepnie zgłoszenie do innej kartoteki.
Aplikacja na telefon
Instalacja aplikacji Android z Google Play albo pliku APK, dolny pasek, skróty na ikonie i widżety, zadanie z zaznaczonego tekstu, lista czatów, powiadomienia i ciemny motyw.
Aplikacja na komputerze z Windows
Zainstaluj aplikację Windows lub skrót z Edge albo Chrome. Aplikacja Windows ma zakładki jak przeglądarka, pamięta logowanie, może zapamiętać hasło i aktualizuje się sama, a linki ABCare z przeglądarki mogą otwierać się od razu w niej. Ustawisz start z Windows, pracę w tle i powiadomienia.
W serwisie — towar oddany do zewnętrznego serwisu
Towar oddany do naprawy w zewnętrznym serwisie: status serwisowy na zgłoszeniu z licznikiem dni, karta „Serwis zewnętrzny” z serwisem, numerem i terminem powrotu oraz ekran „W serwisie” z całym towarem u serwisantów — od najdłużej czekającego, z filtrami jak na liście zgłoszeń (szukanie, status, tagi, daty, Po terminie, Bez opiekuna, Moje). Firma, która nie oddaje towaru do serwisu, schowa tę funkcję w Ustawienia → Funkcje firmy.
Zadania i tablica
Zadania i projekty: szukanie nad listą, tabela, tablica oraz Lista i podgląd z przyciskiem Pełny ekran, zaznaczanie wielu zadań naraz. Nowe zadanie ze zrzutami ekranu i plikami, status zmieniany w nagłówku, szczegóły w zwijanych sekcjach, menu AI, zadanie na telefonie, dyskusja na cały ekran, linki i wzmianki w dyskusji. Kto widzi zadanie, powiadomienia o komentarzach, zmianach statusu i zakończeniu (także dla twórcy), statystyki projektów, szablony i zadania cykliczne.
Pliki i media — wszystkie załączniki zgłoszenia w jednym miejscu
Zamiast przewijać całe zgłoszenie w poszukiwaniu zdjęcia, otwórz Pliki i media. W zgłoszeniu otwiera się okno, w zadaniu panel przy dyskusji — z zakładkami na zdjęcia i dokumenty. Są tam także zrzuty ekranu wklejone prosto w treść wiadomości.
Zaznaczanie wielu zadań — status, przypisanie i usuwanie naraz
Zaznacz kilka zadań albo całą stronę listy i zmień je jednym kliknięciem: status, zakończenie, osoba, priorytet, termin, projekt, tag albo usunięcie. Akcje zbiorcze działają w widoku Tabela i Lista i podgląd, także na telefonie.
Powiadomienia — co Cię ominęło
Dzwonek na górze ekranu zbiera to, co dotyczy Ciebie, w zakładkach: Wszystkie, Poczta, Zgłoszenia, Terminy, Zadania i Pozostałe. Pokazujemy, jak go czytać, jak działa pełna lista powiadomień i jak ją sprzątać.
Szablony zadań i projektów — używanie i archiwizacja
Zapisz zadanie lub projekt jako szablon. Wyszukaj wzorzec, obejrzyj podgląd, utwórz kopię, zmień nazwę, zarchiwizuj albo przywróć go na liście Cykle i szablony.
Zadania cykliczne — ustaw, wstrzymaj i wznów powtarzanie
Powtarzaj zadanie według kalendarza albo po ukończeniu poprzedniego. Znajdź swoje cykle na liście Cykle i szablony, sprawdź następny termin oraz wstrzymaj lub wznów tworzenie kolejnych zadań.
Zgłoszenia podpięte do zadania — odpowiedź zbiorcza i zamykanie wszystkich naraz
Ta sama sprawa u wielu klientów? Podepnij ich zgłoszenia do jednego zadania przez wyszukiwanie, odpowiedz wszystkim naraz jedną treścią, wybierz status po wysyłce albo zamknij wszystkie zgłoszenia bez wysyłania czegokolwiek.
Kalendarz zespołu — spotkania, urlopy i terminy zadań
Wspólny kalendarz spotkań wielu osób, grafiku, nieobecności i terminów zadań. Wybierz widok dnia, tygodnia, miesiąca lub agendę. Własny urlop dodajesz bez zatwierdzania.
Eksport do kalendarza Google
Połącz własne konto i wybierz kalendarz Google dla spotkań, nieobecności, grafiku i terminów zadań. Eksport działa z ABCare do Google. Wpisy z Google nie trafiają do ABCare.
Szukanie w całej aplikacji
Jedno pole na górnej belce przeszukuje naraz zgłoszenia i zadania — po temacie, treści, nazwie klienta, numerze zgłoszenia i numerze w serwisie. Przydaje się, gdy nie pamiętasz, gdzie padło ustalenie.
Szybkie odpowiedzi — dłuższe teksty i podpowiedzi
Politykę zwrotów, regulamin promocji i odpowiedzi na częste pytania trzymasz w Szybkich odpowiedziach, obok krótkich gotowców. Dłuższe teksty ABCare podsuwa sama, gdy klient napisze o czymś, co pasuje.
Szybkie odpowiedzi — gotowce wstawiane skrótem
Krótkie gotowe teksty (szablony), które wstawiasz w pole odpowiedzi jednym skrótem po znaku #. Najszybszy sposób na powtarzalne odpowiedzi.
Łączenie i rozdzielanie zgłoszeń
Połącz dwa zgłoszenia w jedno, gdy klient pisze kilka razy o tym samym, albo wydziel osobne zgłoszenie z jednej wiadomości. Połączenie da się cofnąć w Połączonych zgłoszeniach.
Klient w zgłoszeniu
Kliknięcie nazwy klienta w zgłoszeniu otwiera okno „Szczegóły klienta”: dane kontaktowe, notatka o kliencie, tagi przypięte do osoby i inne otwarte zgłoszenia tego klienta. Przycisk „Profil →” prowadzi stamtąd do pełnej karty klienta. Gdy zgłoszenie trafiło do złej kartoteki, „Zmień klienta” przepnie je do właściwej osoby. NIP, telefon oraz tworzenie i przypisanie kontrahenta z karty klienta.
Odpowiedź na opinię klienta
Jak odpowiedzieć publicznie na opinię z Allegro prosto z ABCare. Odpowiedź do 500 znaków, widoczna dla wszystkich pod opinią — nie da się jej później zmienić ani usunąć.
Opinie klientów z Allegro
Ekran Opinie: wszystkie oceny z Allegro w jednym miejscu. Filtrowanie, odpowiedź publiczna pod opinią, prośba o usunięcie negatywnej opinii i oznaczanie jako obsłużone.
Zwroty klienckie
„Zwroty” w menu zbiera wszystkie zwroty zgłoszone przez klientów na Allegro. Pobierają się same co kilka minut — szukasz ich po numerze, zamówieniu albo kliencie, także skanerem kodów. Każdy zwrot ma własny status — ustawiasz go pojedynczo albo na wielu zwrotach naraz.
Profil klienta
Kliknięcie klienta na liście albo w zgłoszeniu otwiera pełną kartę osoby — wszystkie jej zgłoszenia, dane kontaktowe, statystyki i oś zdarzeń.
Scalanie kartotek klientów i cofanie
Ten sam klient ma dwie kartoteki, na przykład z Allegro i z e-maila? Połącz je w jedną na liście Klienci. Przez 7 dni połączenie da się cofnąć na ekranie Scaleni klienci.
Lista klientów
„Klienci” w menu to wszystkie osoby, z którymi wymieniacie wiadomości — niezależnie od kanału. Szukanie, sortowanie, tagowanie, ukrywanie i łączenie zdublowanych kartotek w jednym miejscu.
Zamknięcie miesiąca — raport, zestawienie i wpłaty
To, co robi się raz w miesiącu: sprawdzić, ile pracy poszło na którą firmę, wysłać zestawienie księgowej, wydrukować zestawienie prac dla kontrahenta i odhaczyć wpłaty. Film pokazuje cały ten obieg.
Rejestr czasu — wpisywanie godzin i licznik
Wpisuj godziny lub stałą kwotę za pracę dla kontrahenta. Przy kwocie czas jest opcjonalny; dzień domyślnie wskazuje dziś. Tydzień pracy, licznik, edycja i duplikowanie wpisów oraz rozliczenie pracy bez czasu.
Raporty obsługi i eksport do Excela
Podsumuj czas i wartość pracy godzinowej oraz stałe kwoty za wybrany okres. Sprawdź pracę bez podanego czasu, pulę czekającą na fakturę i pobierz zestawienia do Excela.
Stała kwota za pracę — także bez podawania czasu
Rozlicz pracę za umówioną kwotę zamiast według stawki godzinowej. Zapisz cenę bez godzin albo dodaj czas informacyjnie; kwota pozostaje taka sama. Rejestr czasu, zadanie, faktura i raporty.
Od zadania do faktury — cały przebieg
Ktoś zgłosił drobiazg, zrobiliście robotę i teraz ma się z tego zrobić pozycja na fakturze. Film pokazuje całą drogę bez skrótów: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
Zestawienie prac dla kontrahenta i wydruk
Sprawdź i wydrukuj pracę dla kontrahenta: po czynności lub osobie, zbiorczo albo szczegółowo. Godziny i stałe kwoty, także praca bez czasu; wydruk z kwotami lub bez.
Kontrahenci — firmy, które obsługujesz
Dodaj obsługiwaną firmę, stawkę i termin płatności. Na jej karcie sprawdzisz zadania oraz pracę nierozliczoną, ujętą w dokumentach i opłaconą — godzinową lub za stałą kwotę. Brak podanego czasu jest odróżniony od braku pracy.
Do rozliczenia — rejestrowanie faktur
Zaznacz pracę rozliczaną godzinowo lub za stałą kwotę, także bez czasu. Wystaw fakturę w swoim programie i zapisz tu jej numer. Wybrane wpisy zostaną zablokowane przed ponownym rozliczeniem.
Doliczanie pracy z zadania — godziny lub kwota
Zapisz pracę prosto z zadania: godzinowo albo za stałą kwotę, także bez podawania czasu. Wybierz kontrahenta, opis i dzień; wpis trafi do rejestru oraz do rozliczenia.
Nowa firma do obsługi — od dodania do pierwszej faktury
Doszedł nowy sklep. Film pokazuje wszystko, co trzeba ustawić, żeby po tygodniu dało się wystawić mu fakturę: dane firmy, jej poczta, zlecenie, godziny i rozliczenie.
Poczta kontrahenta — adresy i domeny
Dodaj domenę albo pojedynczy adres, a korespondencja tej firmy sama znajdzie się na jej karcie — również ta, która przyszła wcześniej.
Poczta — e-maile jak w zwykłej skrzynce
Widok „Poczta” pokazuje e-maile jak zwykły program pocztowy — wątki na liście, treść obok. Odpisujesz, przekazujesz dalej, dodajesz załączniki i piszesz nowe wiadomości bez wychodzenia z tego widoku. Odpowiesz też na wybraną wiadomość ze środka wątku, a niechcianą wiadomość przenosisz do Spamu jednym kliknięciem. Poczta pamięta ostatnio wybraną skrzynkę; w oknie Widoczne skrzynki wybierasz własny zestaw, a liczby przy adresach pokazują tylko nieprzeczytane wiadomości. Folder Wszystkie foldery pokazuje całą pocztę poza Spamem i Koszem.
Odpowiedzi wysłane z innego programu pocztowego — folder Wysłane
Odpisałeś klientowi z telefonu albo ze zwykłego programu pocztowego? ABCare wczytuje też folder Wysłane: taka odpowiedź dopina się do zgłoszenia, którego dotyczy, i zatrzymuje zegar czasu na odpowiedź. Przełącznik „Wczytuj też wysłane” jest przy każdej skrzynce i domyślnie jest włączony.
Poczta z innych moich firm — skrzynki wszystkich firm w jednym miejscu
Masz konto w kilku firmach? Włącz jedno ustawienie, a w Poczcie pod skrzynkami bieżącej firmy zobaczysz skrzynki z pozostałych swoich firm z liczbą nieprzeczytanych. Kliknięcie takiej skrzynki przenosi Cię do tamtej firmy.
Podłączenie skrzynki e-mail
Firmowe skrzynki (np. info@…, sklep@…, erli@…) podłączasz do ABCare: Outlook, Hotmail i Microsoft 365 — logowaniem kontem Microsoft, Gmail — hasłem aplikacji Google, pozostałe — wskazujesz dostawcę, wpisujesz login i hasło. Wiadomości trafiają do Poczty lub Zgłoszeń, a odpowiedzi wychodzą z Twojego adresu. Każdą skrzynkę dodajesz osobno. Zapytania z formularza kontaktowego sklepu internetowego też zakładają zgłoszenia — na klienta, który pisał. Nazwa konta w ABCare i nazwa nadawcy widziana przez klienta to osobne pola. Ustaw osobno, kto widzi skrzynkę i kto może z niej wysyłać.
Spam — oznaczanie wiadomości i folder Spam
Niechcianą wiadomość przenosisz do Spamu jednym przyciskiem — w Poczcie, na liście Zgłoszeń i w samym zgłoszeniu. Kolejne wiadomości od tego nadawcy trafiają tam same. „To nie spam” przywraca wiadomość i zdejmuje oznaczenie nadawcy, a w Twojej skrzynce u dostawcy poczty nic się nie zmienia. Oznaczenie jako spam zawsze zamyka zgłoszenie. Zdjęcie oznaczenia nie otwiera go ponownie: znajdziesz je w Archiwum lub po pokazaniu zamkniętych.
Blokowanie spamu w poczcie
Twardy filtr na wejściu: wiadomości od wskazanego adresu, z całej domeny albo z określonym fragmentem tematu w ogóle nie trafiają do ABCare. Ustawiasz w Poczta e-mail → Spam. Reguły nie kasują niczego z Twojej skrzynki. Pojedynczą wiadomość przeniesiesz też do folderu Spam przyciskiem w Poczcie i w Zgłoszeniach — to osobna funkcja, opisana w poradniku o folderze Spam.
Wczytywanie historii skrzynki — od kiedy, w jakim stanie i ile to trwa
Przy podłączaniu skrzynki wybierasz, od kiedy wczytać dotychczasową pocztę i w jakim stanie ma wejść: jako nieprzeczytana, przeczytana albo przeczytana i zamknięta. ABCare ostrzega, gdy część historii zniknęłaby przez ustawiony czas przechowywania, a w Integracjach widać postęp wczytywania.
Microsoft Outlook i Hotmail — podłączenie skrzynki
Połącz Outlook, Hotmail lub Microsoft 365 bezpośrednio z Microsoft. Zapisz pełne ustawienia przed odbiorem, sprawdzaj stan przeczytania i cofnij wysyłkę w ustawionym oknie.
Reguły dla przychodzących e-maili
Poczta e-mail → Reguły e-mail — decydujesz, co zrobić z przychodzącym mailem na podstawie nadawcy, odbiorcy, tematu lub treści: pominąć go, skierować do źródła, dodać tag albo oznaczyć rodzaj zgłoszenia. Pierwsza pasująca reguła decyduje.
Źródła wiadomości — Erli, Kaufland, Amazon w jednej skrzynce
Jedna skrzynka pocztowa, kilka źródeł. Każde ma własną nazwę i kolor na liście zgłoszeń, filtrujesz po nim jednym kliknięciem i możesz na nim oprzeć akcje automatyczne. Ustawiasz w Poczta e-mail → Źródła wiadomości.
Etykiety poczty — porządek w wątkach
Kolorowe etykiety w widoku Poczty: przeciągasz na nie wątek i potem po nich filtrujesz. Jedna etykieta na wątek. To co innego niż tagi zgłoszeń. Ustawiasz w Poczta e-mail → Etykiety poczty.
Raporty
Cztery raporty o kondycji obsługi: Dotrzymywanie terminów, Wydajność pracowników, Mapa natężenia (kiedy klienci piszą) oraz Zwroty per produkt. Każdy pokażesz za wybrany okres, wydrukujesz albo pobierzesz do pliku. Raporty pobierzesz jako CSV albo plik Excela (XLSX).
Kalendarz SLA — terminy odpowiedzi w widoku miesiąca
Kalendarz SLA pokazuje w widoku miesiąca dni z terminami odpowiedzi na zgłoszenia i terminami decyzji w reklamacjach. Znajdziesz go w menu Ustawienia → Kalendarz SLA.
Oprowadzenie po aplikacji: gdzie co jest
Gdzie są zgłoszenia, poczta, zadania, klienci, ustawienia, powiadomienia i pomoc. Ten sam przewodnik, który ABCare proponuje po pierwszym logowaniu — także na telefonie. Na szerokim ekranie menu zwiniesz do samych ikon przyciskiem ☰. Każdy ekran pracy ma też własne, krótkie oprowadzenie — ABCare proponuje je przy pierwszym wejściu, a pod znakiem zapytania jest zawsze pod ręką.
Pierwsze ustawienia — kreator krok po kroku
Kreator Pierwsze ustawienia: podłączenie kont Allegro i skrzynki e-mail, ustawienie terminów odpowiedzi, włączenie zadań i rozliczania czasu, zaproszenie zespołu. Każdy krok możesz pominąć i wrócić do niego później.
Pierwsze kroki — od założenia konta do pierwszej odpowiedzi
Zakładasz konto i firmę, wpisujesz klucz licencyjny, przechodzisz kreator Pierwsze ustawienia i odpowiadasz pierwszemu klientowi. Kilkanaście minut.
Pulpit — co widzisz zaraz po zalogowaniu
Pulpit pokazuje, co się pali, co leży na Tobie i czy wiadomości wchodzą i wychodzą. Liczniki zgłoszeń, zgłoszenia po terminie i bez opiekuna, wykresy aktywności, dostosowanie widoku.
Licencja wygasła — jak wpisać klucz i odblokować dostęp
Gdy licencja firmy dobiegnie końca, ABCare pokazuje ekran „Licencja wymaga odnowienia” i przestaje pobierać nowe wiadomości. Wyjaśniamy, co się dzieje z danymi, jak samemu wpisać klucz licencyjny i jak wrócić do pracy.
Zablokowane pętle — gdy reguły nakręcają się nawzajem
Bezpiecznik: gdy ta sama czynność automatu powtarza się w kółko na jednym zgłoszeniu, system ją wstrzymuje i zapisuje tutaj. Lista mówi, które reguły ze sobą walczą.
Automatyzacje, które nie zadziałały
Lista rzeczy, które automat miał zrobić i nie zrobił — nieudana autoodpowiedź, nienadany tag, niewysłane powiadomienie. Przy każdej jest przycisk Ponów, żeby uruchomić ją jeszcze raz, także dla wielu naraz.
Akcje automatyczne — reguły, które pracują same
W Ustawieniach, w pozycji Akcje automatyczne, tworzysz reguły, które wykonują się same, gdy w zgłoszeniach coś się wydarzy — albo które opiekun uruchamia ręcznie przyciskiem. Każda reguła to prosty schemat: kiedy → jeśli → wykonaj. Reguły reagują też na zmianę statusu i na towar w serwisie.
Wtyczka do przeglądarki — zgłoszenia klienta przy zamówieniu w Base, Sellasist i Allegro
Wtyczka do Chrome i Edge pokazuje przy zamówieniu otwartym w Base (BaseLinker), Sellasist albo Allegro Sales Center zgłoszenia, zamówienia i zwroty tego klienta z ABCare. Instalacja wtyczki z Chrome Web Store, token wtyczki (utworzenie, ważność, adresy IP, odwołanie), bezpieczeństwo i co zrobić, gdy wtyczka nie działa.
Systemy zamówień — zamówienia, status i paczka z Base, Sellasist i innych systemów
Podłącz Base (BaseLinker), Sellasist albo inny system zamówień akcją automatyczną „Wywołaj URL”, a przy zgłoszeniu zobaczysz wszystkie zamówienia klienta z odnośnikiem prosto do karty zamówienia. Z kluczem API z Base albo Sellasist zobaczysz też status zamówienia, płatność i paczkę z linkiem do śledzenia — tylko odczyt. Wtyczka w przeglądarce pokaże przy zamówieniu zgłoszenia, zamówienia i zwroty tego klienta.
Asystent AI — podpowiedzi w zgłoszeniach
Opcjonalna pomoc przy odpisywaniu: propozycja odpowiedzi w stylu Twojej firmy (instrukcje dla AI, szybkie odpowiedzi, podobne zgłoszenia, profil firmy z historii), streszczenie długiego zgłoszenia, ocena kategorii, nastroju klienta i pilności — na kliknięcie albo automatycznie dla nowych zgłoszeń. Działa na Twoim własnym koncie u dostawcy AI i z Twoim limitem wydatków.
Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam
Zdarza Ci się odpisać klientowi w minutę, a automat i tak wysyła swoją wiadomość? Ustaw odczekanie, zanim reguła sprawdzi warunki, i dodaj warunek „Kto odpowiedział ostatni”. Wtedy automat odzywa się tylko wtedy, gdy naprawdę nikt nie zdążył.
Zapraszanie osoby do firmy
Jak zaprosić pracownika do firmy w ABCare: adres e-mail i rola, zaproszenie ważne 7 dni. Zaproszona osoba zakłada konto bez dodatkowego potwierdzania adresu i dołącza jednym kliknięciem. Zaproszenie z wyborem roli, uprawnień i skrzynek.
Formularz zgłoszeniowy na Twojej stronie
Publiczny formularz kontaktowy, który wklejasz na własną stronę lub do sklepu. Klient go wypełnia, a zgłoszenie ląduje w wybranej skrzynce jak zwykła wiadomość. Zgłoszenia z formularza mają plakietkę z jego nazwą, a na liście odfiltrujesz je jednym kliknięciem. Pola NIP i telefon, komunikaty przy polach, polityka prywatności i wygląd kompaktowy.
Ustawienia powiadomień — dzwonek, dźwięk, komputer i telefon
Wybierz powiadomienia w dzwonku, dźwięk nowych wiadomości i powiadomienia na komputerze. Na Androidzie ustaw poziom powiadomień osobno dla każdej skrzynki. Dźwięk i powiadomienia komputerowe wyłączasz osobno w każdej przeglądarce.
Powiadomienia zespołu — kto i co dostaje, zmiana ustawień osoby
Ktoś z zespołu nie dostaje powiadomień na telefon? Administrator widzi w jednym miejscu, kto ma podłączony telefon i co do kogo przychodzi — w dzwonku, na telefon i z poczty — i może zmienić ustawienia każdej osoby.
Automatyczna ocena zgłoszeń — nastrój klienta, pilność i kategoria
Asystent AI może sam ocenić każde nowe zgłoszenie (poza spamem): jaki nastrój ma zgłoszenie (klient zadowolony, zaniepokojony, wzburzony…), czy sprawa jest pilna i do jakiej kategorii należy. Lista zgłoszeń i poczta pokazują to strzałkami, a filtry „Nastrój” i „Kategoria” zawężają listę. Kategorię możesz też ustawić ręcznie wielu zgłoszeniom naraz. Ocenę włączasz osobno dla każdej skrzynki i konta Allegro — po pierwszej albo po każdej wiadomości klienta. Dzienny limit ocen ustawiasz sam.
Użytkownicy — osoby w firmie
Ustawienia → Użytkownicy: lista osób, zaproszenia, role, kolor kółka osoby oraz znaczniki klucza dostępu i weryfikacji dwuetapowej. Usunięcie osoby z firmy i zdjęcie weryfikacji dwuetapowej są dostępne tylko Administratorowi. Znaczek Właściciel wskazuje założyciela.
Warunki: wszystkie naraz czy którykolwiek
Chcesz, żeby reguła zadziałała dla wiadomości z Allegro, w której pada słowo „faktura” albo „VAT”, albo „rachunek”? Do tego służą grupy warunków — ustawiasz, czy mają być spełnione wszystkie, czy wystarczy jeden, w dwóch poziomach.
Marki i stopki — kilka sklepów w jednym koncie
Prowadzisz więcej niż jeden sklep albo markę? Każdej nadajesz własny kolor plakietki na liście zgłoszeń i własną stopkę doklejaną do odpowiedzi, żeby klient dostał list podpisany właściwą nazwą. Własne podpisy operatorów i podpisy skrzynek opisuje osobny poradnik Podpisy e-mail.
Tagi — etykiety zgłoszeń, zadań i klientów
Tagi to kolorowe oznaczenia zgłoszeń, zadań i klientów. W Ustawieniach → Tagi wybierz niezależnie, gdzie dany tag ma być podpowiadany: Zgłoszenia, Klienci i Zadania. Zmiana zakresu nie usuwa już nadanych oznaczeń.
Dostępność zespołu — grafik i nieobecności
Ustaw godziny pracy i nieobecności zespołu. Grafik zmienia Administrator albo Kierownik obsługi. Każdy może dodać własną nieobecność w kalendarzu bez zatwierdzania. Dostępność wpływa na automatyczny przydział nowych zgłoszeń.
Moja dostępność — godziny pracy i nieobecności
Sprawdź swój grafik i dodaj własny urlop lub nieobecność w kalendarzu bez zatwierdzania. Dostępność wpływa na automatyczny przydział nowych zgłoszeń. Godziny pracy ustawia osoba zarządzająca zespołem.
Włączanie i wyłączanie zadań, rozliczania czasu, sejfu i ekranu W serwisie
Funkcje firmy: schowaj z menu albo pokaż Zadania, Obsługę (kontrahenci, rejestr czasu, rozliczenia), Sejf i W serwisie (towar oddany do zewnętrznego serwisu). Schowanie niczego nie usuwa — po ponownym włączeniu wszystko wraca na miejsce. Administrator ustawia tu również Dodatkową ochronę sejfu: klucz dostępu albo hasło i kod z aplikacji przy otwarciu, osobno dla każdej firmy.
Bezpieczeństwo logowania — klucz dostępu i weryfikacja dwuetapowa
Przygotuj własny klucz dostępu (passkey), weryfikację dwuetapową z kodem z aplikacji i kody zapasowe. Sprawdź też, czego potrzebujesz do otwierania Sejfu z dodatkową ochroną.
Kilka firm na jednym logowaniu — zakładanie i przełączanie
Tym samym adresem i hasłem prowadzisz kilka firm: zakładasz kolejną firmę z własnym kluczem licencyjnym, przełączasz się między firmami w menu bez wylogowania, a każda karta przeglądarki pamięta swoją firmę.
Personalizacja — kolory i widoczne skrzynki
Kolory rodzajów zgłoszeń ustawiasz dla siebie. Kolory kont i podziałów poczty są wspólne dla firmy — zmienia je Administrator lub Kierownik. Osobno wybierasz skrzynki widoczne u Ciebie w Poczcie.
Firma prywatna — bez wglądu pomocy technicznej
Firmę możesz oznaczyć jako prywatną: pomoc techniczna ABCare nie wejdzie wtedy do niej i nie zobaczy poczty, zgłoszeń ani ustawień. Włącza i wyłącza to tylko osoba, która założyła firmę — na stronie Moje firmy.
Statusy — własne, serwisowe i zadaniowe, w grupach
Ustawienia → Statusy to jedna lista statusów firmy: statusy zgłoszeń (np. Weryfikacja zamówienia), statusy serwisowe — gdzie jest towar oddany do naprawy — kolumny tablicy zadań i statusy zwrotów. Statusy układasz w grupy z własnymi kolorami i w kolejności, w której pokazują się wszędzie.
Jak często reguła ma się wykonać
Klient napisał pięć razy pod rząd i pięć razy dostał tę samą automatyczną odpowiedź? Jedno ustawienie w edytorze reguły decyduje, czy reguła działa za każdym razem, raz na wiadomość, czy tylko raz na całe zgłoszenie.
Usunięcie konta
Jak samodzielnie usunąć swoje konto — w przeglądarce albo w aplikacji na telefonie — co znika od razu, co zostaje i jak poprosić o usunięcie e-mailem, gdy nie możesz się zalogować albo założyłeś firmę.
Przyciski akcji — automat na żądanie
Własny przycisk na liście zgłoszeń albo w zgłoszeniu, który jednym kliknięciem uruchamia wybrane reguły — np. „Oznacz jako spam” zamykające i tagujące od razu kilkanaście zgłoszeń.
Reguła a zgłoszenia sprzed jej włączenia
Włączyłeś przypomnienie „klient nie odpisał od 3 dni” i boisz się, że wyjdzie ono do wszystkich starych zgłoszeń naraz? Nowa reguła domyślnie patrzy tylko w przód — a zaległe zgłoszenia obejmiesz świadomie, jednym przyciskiem.
Tłumaczenie wiadomości od zagranicznych klientów
Wiadomości w obcym języku możesz tłumaczyć na dwa sposoby: przeglądarką (za darmo, działa od razu) albo przyciskiem „Tłumacz” w zgłoszeniu, na własnym koncie DeepL. Wyjaśniamy, kiedy potrzebujesz tego drugiego.
Rezerwacje spotkań przez klientów
Strona, na której klienci sami rezerwują spotkanie z Tobą — jak Calendly. Ustalasz godziny, a klient widzi tylko wolne terminy: zajęte miejsca w Twoim kalendarzu znikają same. Stronę wysyłasz linkiem albo osadzasz na swojej stronie www.
Kalendarz firmy — wpisy, zadania i kalendarze działów
Wspólny kalendarz firmy: Twoje spotkania, zadania i urlopy, kalendarze działów i zasobów. Zaznaczasz czas myszą, przeciągasz kafelki, widzisz cały zespół obok siebie i wybierasz, kto widzi Twój kalendarz.
Zgłoszenia — lista, filtry i akcje na wielu naraz
Zgłoszenia: lista i tablica, wyszukiwanie, filtry, opiekunowie i kolorowe akcje na wielu sprawach naraz. Nowe zgłoszenie utworzysz ręcznie, także dla nowego klienta spoza kartoteki. Pobierzesz listę jako CSV albo Excel (XLSX) i zamkniesz wszystkie zgłoszenia z jednej skrzynki. Licznik w menu pokazuje moje niezamknięte sprawy oraz nieprzypisane w nawiasie. Skrzynki tylko z Poczty pokażesz przyciskiem w filtrze Źródło.
Poczta — e-maile jak w zwykłej skrzynce
Widok „Poczta” pokazuje e-maile jak zwykły program pocztowy — wątki na liście, treść obok. Odpisujesz, przekazujesz dalej, dodajesz załączniki i piszesz nowe wiadomości bez wychodzenia z tego widoku. Odpowiesz też na wybraną wiadomość ze środka wątku, a niechcianą wiadomość przenosisz do Spamu jednym kliknięciem. Poczta pamięta ostatnio wybraną skrzynkę; w oknie Widoczne skrzynki wybierasz własny zestaw, a liczby przy adresach pokazują tylko nieprzeczytane wiadomości. Folder Wszystkie foldery pokazuje całą pocztę poza Spamem i Koszem.
Oprowadzenie po aplikacji: gdzie co jest
Gdzie są zgłoszenia, poczta, zadania, klienci, ustawienia, powiadomienia i pomoc. Ten sam przewodnik, który ABCare proponuje po pierwszym logowaniu — także na telefonie. Na szerokim ekranie menu zwiniesz do samych ikon przyciskiem ☰. Każdy ekran pracy ma też własne, krótkie oprowadzenie — ABCare proponuje je przy pierwszym wejściu, a pod znakiem zapytania jest zawsze pod ręką.
Notatki wewnętrzne
Pole na komentarze, ustalenia i ostrzeżenia w zgłoszeniu — widoczne tylko dla Twojego zespołu, nigdy nie idzie do klienta. Wszystkie notatki zgłoszenia masz też zebrane w panelu po prawej — bez przewijania wiadomości.
Zgłoszenie — odpowiadanie klientowi
W zgłoszeniu czytasz wiadomości, odpowiadasz klientowi i dodajesz notatki dla zespołu. Odpowiedź e-mail sformatujesz, dodasz obraz i plik; szkic zachowa je po odświeżeniu. W Allegro piszesz zwykły tekst. Pole Zamknij po lewej od Wyślij kończy sprawę po odpowiedzi i oznacza ją jako przeczytaną, a z nagłówka zmienisz status, opiekuna i tagi. Odpowiesz też na wybraną wiadomość ze środka wątku, „Pokaż więcej” pokaże jej szczegóły, a „Zmień klienta” przepnie zgłoszenie do innej kartoteki.
Akcje automatyczne — reguły, które pracują same
W Ustawieniach, w pozycji Akcje automatyczne, tworzysz reguły, które wykonują się same, gdy w zgłoszeniach coś się wydarzy — albo które opiekun uruchamia ręcznie przyciskiem. Każda reguła to prosty schemat: kiedy → jeśli → wykonaj. Reguły reagują też na zmianę statusu i na towar w serwisie.
Zamknięcie miesiąca — raport, zestawienie i wpłaty
To, co robi się raz w miesiącu: sprawdzić, ile pracy poszło na którą firmę, wysłać zestawienie księgowej, wydrukować zestawienie prac dla kontrahenta i odhaczyć wpłaty. Film pokazuje cały ten obieg.
Aplikacja na telefon
Instalacja aplikacji Android z Google Play albo pliku APK, dolny pasek, skróty na ikonie i widżety, zadanie z zaznaczonego tekstu, lista czatów, powiadomienia i ciemny motyw.
Wtyczka do przeglądarki — zgłoszenia klienta przy zamówieniu w Base, Sellasist i Allegro
Wtyczka do Chrome i Edge pokazuje przy zamówieniu otwartym w Base (BaseLinker), Sellasist albo Allegro Sales Center zgłoszenia, zamówienia i zwroty tego klienta z ABCare. Instalacja wtyczki z Chrome Web Store, token wtyczki (utworzenie, ważność, adresy IP, odwołanie), bezpieczeństwo i co zrobić, gdy wtyczka nie działa.
Systemy zamówień — zamówienia, status i paczka z Base, Sellasist i innych systemów
Podłącz Base (BaseLinker), Sellasist albo inny system zamówień akcją automatyczną „Wywołaj URL”, a przy zgłoszeniu zobaczysz wszystkie zamówienia klienta z odnośnikiem prosto do karty zamówienia. Z kluczem API z Base albo Sellasist zobaczysz też status zamówienia, płatność i paczkę z linkiem do śledzenia — tylko odczyt. Wtyczka w przeglądarce pokaże przy zamówieniu zgłoszenia, zamówienia i zwroty tego klienta.
Aplikacja na komputerze z Windows
Zainstaluj aplikację Windows lub skrót z Edge albo Chrome. Aplikacja Windows ma zakładki jak przeglądarka, pamięta logowanie, może zapamiętać hasło i aktualizuje się sama, a linki ABCare z przeglądarki mogą otwierać się od razu w niej. Ustawisz start z Windows, pracę w tle i powiadomienia.
Asystent AI — podpowiedzi w zgłoszeniach
Opcjonalna pomoc przy odpisywaniu: propozycja odpowiedzi w stylu Twojej firmy (instrukcje dla AI, szybkie odpowiedzi, podobne zgłoszenia, profil firmy z historii), streszczenie długiego zgłoszenia, ocena kategorii, nastroju klienta i pilności — na kliknięcie albo automatycznie dla nowych zgłoszeń. Działa na Twoim własnym koncie u dostawcy AI i z Twoim limitem wydatków.
W serwisie — towar oddany do zewnętrznego serwisu
Towar oddany do naprawy w zewnętrznym serwisie: status serwisowy na zgłoszeniu z licznikiem dni, karta „Serwis zewnętrzny” z serwisem, numerem i terminem powrotu oraz ekran „W serwisie” z całym towarem u serwisantów — od najdłużej czekającego, z filtrami jak na liście zgłoszeń (szukanie, status, tagi, daty, Po terminie, Bez opiekuna, Moje). Firma, która nie oddaje towaru do serwisu, schowa tę funkcję w Ustawienia → Funkcje firmy.
Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam
Zdarza Ci się odpisać klientowi w minutę, a automat i tak wysyła swoją wiadomość? Ustaw odczekanie, zanim reguła sprawdzi warunki, i dodaj warunek „Kto odpowiedział ostatni”. Wtedy automat odzywa się tylko wtedy, gdy naprawdę nikt nie zdążył.
Odpowiedzi wysłane z innego programu pocztowego — folder Wysłane
Odpisałeś klientowi z telefonu albo ze zwykłego programu pocztowego? ABCare wczytuje też folder Wysłane: taka odpowiedź dopina się do zgłoszenia, którego dotyczy, i zatrzymuje zegar czasu na odpowiedź. Przełącznik „Wczytuj też wysłane” jest przy każdej skrzynce i domyślnie jest włączony.
Zapraszanie osoby do firmy
Jak zaprosić pracownika do firmy w ABCare: adres e-mail i rola, zaproszenie ważne 7 dni. Zaproszona osoba zakłada konto bez dodatkowego potwierdzania adresu i dołącza jednym kliknięciem. Zaproszenie z wyborem roli, uprawnień i skrzynek.
Zadania i tablica
Zadania i projekty: szukanie nad listą, tabela, tablica oraz Lista i podgląd z przyciskiem Pełny ekran, zaznaczanie wielu zadań naraz. Nowe zadanie ze zrzutami ekranu i plikami, status zmieniany w nagłówku, szczegóły w zwijanych sekcjach, menu AI, zadanie na telefonie, dyskusja na cały ekran, linki i wzmianki w dyskusji. Kto widzi zadanie, powiadomienia o komentarzach, zmianach statusu i zakończeniu (także dla twórcy), statystyki projektów, szablony i zadania cykliczne.
Klient w zgłoszeniu
Kliknięcie nazwy klienta w zgłoszeniu otwiera okno „Szczegóły klienta”: dane kontaktowe, notatka o kliencie, tagi przypięte do osoby i inne otwarte zgłoszenia tego klienta. Przycisk „Profil →” prowadzi stamtąd do pełnej karty klienta. Gdy zgłoszenie trafiło do złej kartoteki, „Zmień klienta” przepnie je do właściwej osoby. NIP, telefon oraz tworzenie i przypisanie kontrahenta z karty klienta.
Formularz zgłoszeniowy na Twojej stronie
Publiczny formularz kontaktowy, który wklejasz na własną stronę lub do sklepu. Klient go wypełnia, a zgłoszenie ląduje w wybranej skrzynce jak zwykła wiadomość. Zgłoszenia z formularza mają plakietkę z jego nazwą, a na liście odfiltrujesz je jednym kliknięciem. Pola NIP i telefon, komunikaty przy polach, polityka prywatności i wygląd kompaktowy.
Pliki i media — wszystkie załączniki zgłoszenia w jednym miejscu
Zamiast przewijać całe zgłoszenie w poszukiwaniu zdjęcia, otwórz Pliki i media. W zgłoszeniu otwiera się okno, w zadaniu panel przy dyskusji — z zakładkami na zdjęcia i dokumenty. Są tam także zrzuty ekranu wklejone prosto w treść wiadomości.
Ustawienia powiadomień — dzwonek, dźwięk, komputer i telefon
Wybierz powiadomienia w dzwonku, dźwięk nowych wiadomości i powiadomienia na komputerze. Na Androidzie ustaw poziom powiadomień osobno dla każdej skrzynki. Dźwięk i powiadomienia komputerowe wyłączasz osobno w każdej przeglądarce.
Powiadomienia zespołu — kto i co dostaje, zmiana ustawień osoby
Ktoś z zespołu nie dostaje powiadomień na telefon? Administrator widzi w jednym miejscu, kto ma podłączony telefon i co do kogo przychodzi — w dzwonku, na telefon i z poczty — i może zmienić ustawienia każdej osoby.
Poczta z innych moich firm — skrzynki wszystkich firm w jednym miejscu
Masz konto w kilku firmach? Włącz jedno ustawienie, a w Poczcie pod skrzynkami bieżącej firmy zobaczysz skrzynki z pozostałych swoich firm z liczbą nieprzeczytanych. Kliknięcie takiej skrzynki przenosi Cię do tamtej firmy.
Integracje Allegro
Każde konto Allegro to osobna integracja w ABCare. Możesz mieć dowolnie wiele kont — prawdziwych i testowych — działają równolegle. Konto podłączysz w Ustawienia → Integracje albo w kreatorze Pierwsze ustawienia. Do prób bez prawdziwych klientów możesz dodać też konto testowe (sandbox).
Automatyczna ocena zgłoszeń — nastrój klienta, pilność i kategoria
Asystent AI może sam ocenić każde nowe zgłoszenie (poza spamem): jaki nastrój ma zgłoszenie (klient zadowolony, zaniepokojony, wzburzony…), czy sprawa jest pilna i do jakiej kategorii należy. Lista zgłoszeń i poczta pokazują to strzałkami, a filtry „Nastrój” i „Kategoria” zawężają listę. Kategorię możesz też ustawić ręcznie wielu zgłoszeniom naraz. Ocenę włączasz osobno dla każdej skrzynki i konta Allegro — po pierwszej albo po każdej wiadomości klienta. Dzienny limit ocen ustawiasz sam.
Sejf — hasła i dane poufne w jednym miejscu
Hasła do sklepu, kont kurierskich i paneli dostawców trzymasz w aplikacji zamiast w arkuszu i na karteczkach. Do sejfu wchodzi tylko konto z włączoną weryfikacją dwuetapową albo passkey. Z ról wbudowanych sejf widzi tylko Administrator, a każde odsłonięcie zostawia ślad — do sejfu nie loguje się nawet wsparcie AppsBusters. Przy otwarciu używasz własnego hasła, a po włączeniu dodatkowej ochrony firmy — własnego klucza dostępu albo hasła i kodu z aplikacji. Ochrona dotyczy tylko tej firmy.
Rejestr czasu — wpisywanie godzin i licznik
Wpisuj godziny lub stałą kwotę za pracę dla kontrahenta. Przy kwocie czas jest opcjonalny; dzień domyślnie wskazuje dziś. Tydzień pracy, licznik, edycja i duplikowanie wpisów oraz rozliczenie pracy bez czasu.
Użytkownicy — osoby w firmie
Ustawienia → Użytkownicy: lista osób, zaproszenia, role, kolor kółka osoby oraz znaczniki klucza dostępu i weryfikacji dwuetapowej. Usunięcie osoby z firmy i zdjęcie weryfikacji dwuetapowej są dostępne tylko Administratorowi. Znaczek Właściciel wskazuje założyciela.
Zaznaczanie wielu zadań — status, przypisanie i usuwanie naraz
Zaznacz kilka zadań albo całą stronę listy i zmień je jednym kliknięciem: status, zakończenie, osoba, priorytet, termin, projekt, tag albo usunięcie. Akcje zbiorcze działają w widoku Tabela i Lista i podgląd, także na telefonie.
Pierwsze ustawienia — kreator krok po kroku
Kreator Pierwsze ustawienia: podłączenie kont Allegro i skrzynki e-mail, ustawienie terminów odpowiedzi, włączenie zadań i rozliczania czasu, zaproszenie zespołu. Każdy krok możesz pominąć i wrócić do niego później.
Pierwsze kroki — od założenia konta do pierwszej odpowiedzi
Zakładasz konto i firmę, wpisujesz klucz licencyjny, przechodzisz kreator Pierwsze ustawienia i odpowiadasz pierwszemu klientowi. Kilkanaście minut.
Pulpit — co widzisz zaraz po zalogowaniu
Pulpit pokazuje, co się pali, co leży na Tobie i czy wiadomości wchodzą i wychodzą. Liczniki zgłoszeń, zgłoszenia po terminie i bez opiekuna, wykresy aktywności, dostosowanie widoku.
Raporty
Cztery raporty o kondycji obsługi: Dotrzymywanie terminów, Wydajność pracowników, Mapa natężenia (kiedy klienci piszą) oraz Zwroty per produkt. Każdy pokażesz za wybrany okres, wydrukujesz albo pobierzesz do pliku. Raporty pobierzesz jako CSV albo plik Excela (XLSX).
Odpowiedź na opinię klienta
Jak odpowiedzieć publicznie na opinię z Allegro prosto z ABCare. Odpowiedź do 500 znaków, widoczna dla wszystkich pod opinią — nie da się jej później zmienić ani usunąć.
Opinie klientów z Allegro
Ekran Opinie: wszystkie oceny z Allegro w jednym miejscu. Filtrowanie, odpowiedź publiczna pod opinią, prośba o usunięcie negatywnej opinii i oznaczanie jako obsłużone.
Zwroty klienckie
„Zwroty” w menu zbiera wszystkie zwroty zgłoszone przez klientów na Allegro. Pobierają się same co kilka minut — szukasz ich po numerze, zamówieniu albo kliencie, także skanerem kodów. Każdy zwrot ma własny status — ustawiasz go pojedynczo albo na wielu zwrotach naraz.
Dyskusje i reklamacje Allegro
Allegro rozróżnia dwa rodzaje zgłoszeń po sprzedaży: dyskusje — klient zgłasza problem i czeka na odpowiedź sprzedawcy; reklamacje — wymagają formalnej decyzji sprzedawcy. ABCare prowadzi oba rodzaje na jednej liście zgłoszeń. Każda decyzja w reklamacji ma uzasadnienie, które idzie do Allegro razem z nią.
Warunki: wszystkie naraz czy którykolwiek
Chcesz, żeby reguła zadziałała dla wiadomości z Allegro, w której pada słowo „faktura” albo „VAT”, albo „rachunek”? Do tego służą grupy warunków — ustawiasz, czy mają być spełnione wszystkie, czy wystarczy jeden, w dwóch poziomach.
Raporty obsługi i eksport do Excela
Podsumuj czas i wartość pracy godzinowej oraz stałe kwoty za wybrany okres. Sprawdź pracę bez podanego czasu, pulę czekającą na fakturę i pobierz zestawienia do Excela.
Powiadomienia — co Cię ominęło
Dzwonek na górze ekranu zbiera to, co dotyczy Ciebie, w zakładkach: Wszystkie, Poczta, Zgłoszenia, Terminy, Zadania i Pozostałe. Pokazujemy, jak go czytać, jak działa pełna lista powiadomień i jak ją sprzątać.
Stała kwota za pracę — także bez podawania czasu
Rozlicz pracę za umówioną kwotę zamiast według stawki godzinowej. Zapisz cenę bez godzin albo dodaj czas informacyjnie; kwota pozostaje taka sama. Rejestr czasu, zadanie, faktura i raporty.
Szablony zadań i projektów — używanie i archiwizacja
Zapisz zadanie lub projekt jako szablon. Wyszukaj wzorzec, obejrzyj podgląd, utwórz kopię, zmień nazwę, zarchiwizuj albo przywróć go na liście Cykle i szablony.
Zadania cykliczne — ustaw, wstrzymaj i wznów powtarzanie
Powtarzaj zadanie według kalendarza albo po ukończeniu poprzedniego. Znajdź swoje cykle na liście Cykle i szablony, sprawdź następny termin oraz wstrzymaj lub wznów tworzenie kolejnych zadań.
Od zadania do faktury — cały przebieg
Ktoś zgłosił drobiazg, zrobiliście robotę i teraz ma się z tego zrobić pozycja na fakturze. Film pokazuje całą drogę bez skrótów: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
Zestawienie prac dla kontrahenta i wydruk
Sprawdź i wydrukuj pracę dla kontrahenta: po czynności lub osobie, zbiorczo albo szczegółowo. Godziny i stałe kwoty, także praca bez czasu; wydruk z kwotami lub bez.
Kontrahenci — firmy, które obsługujesz
Dodaj obsługiwaną firmę, stawkę i termin płatności. Na jej karcie sprawdzisz zadania oraz pracę nierozliczoną, ujętą w dokumentach i opłaconą — godzinową lub za stałą kwotę. Brak podanego czasu jest odróżniony od braku pracy.
Do rozliczenia — rejestrowanie faktur
Zaznacz pracę rozliczaną godzinowo lub za stałą kwotę, także bez czasu. Wystaw fakturę w swoim programie i zapisz tu jej numer. Wybrane wpisy zostaną zablokowane przed ponownym rozliczeniem.
Doliczanie pracy z zadania — godziny lub kwota
Zapisz pracę prosto z zadania: godzinowo albo za stałą kwotę, także bez podawania czasu. Wybierz kontrahenta, opis i dzień; wpis trafi do rejestru oraz do rozliczenia.
Podpisy e-mail — własne i wspólne dla skrzynki
Dodaj kilka własnych podpisów lub podpisów skrzynki, wybierz domyślny podpis operatora i sprawdź podgląd przed wysłaniem. Edytuj podpis tylko dla jednej wiadomości; szkic zachowuje wybór i treść.
Marki i stopki — kilka sklepów w jednym koncie
Prowadzisz więcej niż jeden sklep albo markę? Każdej nadajesz własny kolor plakietki na liście zgłoszeń i własną stopkę doklejaną do odpowiedzi, żeby klient dostał list podpisany właściwą nazwą. Własne podpisy operatorów i podpisy skrzynek opisuje osobny poradnik Podpisy e-mail.
Podłączenie skrzynki e-mail
Firmowe skrzynki (np. info@…, sklep@…, erli@…) podłączasz do ABCare: Outlook, Hotmail i Microsoft 365 — logowaniem kontem Microsoft, Gmail — hasłem aplikacji Google, pozostałe — wskazujesz dostawcę, wpisujesz login i hasło. Wiadomości trafiają do Poczty lub Zgłoszeń, a odpowiedzi wychodzą z Twojego adresu. Każdą skrzynkę dodajesz osobno. Zapytania z formularza kontaktowego sklepu internetowego też zakładają zgłoszenia — na klienta, który pisał. Nazwa konta w ABCare i nazwa nadawcy widziana przez klienta to osobne pola. Ustaw osobno, kto widzi skrzynkę i kto może z niej wysyłać.
Zgłoszenia podpięte do zadania — odpowiedź zbiorcza i zamykanie wszystkich naraz
Ta sama sprawa u wielu klientów? Podepnij ich zgłoszenia do jednego zadania przez wyszukiwanie, odpowiedz wszystkim naraz jedną treścią, wybierz status po wysyłce albo zamknij wszystkie zgłoszenia bez wysyłania czegokolwiek.
Tagi — etykiety zgłoszeń, zadań i klientów
Tagi to kolorowe oznaczenia zgłoszeń, zadań i klientów. W Ustawieniach → Tagi wybierz niezależnie, gdzie dany tag ma być podpowiadany: Zgłoszenia, Klienci i Zadania. Zmiana zakresu nie usuwa już nadanych oznaczeń.
Kalendarz zespołu — spotkania, urlopy i terminy zadań
Wspólny kalendarz spotkań wielu osób, grafiku, nieobecności i terminów zadań. Wybierz widok dnia, tygodnia, miesiąca lub agendę. Własny urlop dodajesz bez zatwierdzania.
Eksport do kalendarza Google
Połącz własne konto i wybierz kalendarz Google dla spotkań, nieobecności, grafiku i terminów zadań. Eksport działa z ABCare do Google. Wpisy z Google nie trafiają do ABCare.
Dostępność zespołu — grafik i nieobecności
Ustaw godziny pracy i nieobecności zespołu. Grafik zmienia Administrator albo Kierownik obsługi. Każdy może dodać własną nieobecność w kalendarzu bez zatwierdzania. Dostępność wpływa na automatyczny przydział nowych zgłoszeń.
Moja dostępność — godziny pracy i nieobecności
Sprawdź swój grafik i dodaj własny urlop lub nieobecność w kalendarzu bez zatwierdzania. Dostępność wpływa na automatyczny przydział nowych zgłoszeń. Godziny pracy ustawia osoba zarządzająca zespołem.
Włączanie i wyłączanie zadań, rozliczania czasu, sejfu i ekranu W serwisie
Funkcje firmy: schowaj z menu albo pokaż Zadania, Obsługę (kontrahenci, rejestr czasu, rozliczenia), Sejf i W serwisie (towar oddany do zewnętrznego serwisu). Schowanie niczego nie usuwa — po ponownym włączeniu wszystko wraca na miejsce. Administrator ustawia tu również Dodatkową ochronę sejfu: klucz dostępu albo hasło i kod z aplikacji przy otwarciu, osobno dla każdej firmy.
Bezpieczeństwo logowania — klucz dostępu i weryfikacja dwuetapowa
Przygotuj własny klucz dostępu (passkey), weryfikację dwuetapową z kodem z aplikacji i kody zapasowe. Sprawdź też, czego potrzebujesz do otwierania Sejfu z dodatkową ochroną.
Spam — oznaczanie wiadomości i folder Spam
Niechcianą wiadomość przenosisz do Spamu jednym przyciskiem — w Poczcie, na liście Zgłoszeń i w samym zgłoszeniu. Kolejne wiadomości od tego nadawcy trafiają tam same. „To nie spam” przywraca wiadomość i zdejmuje oznaczenie nadawcy, a w Twojej skrzynce u dostawcy poczty nic się nie zmienia. Oznaczenie jako spam zawsze zamyka zgłoszenie. Zdjęcie oznaczenia nie otwiera go ponownie: znajdziesz je w Archiwum lub po pokazaniu zamkniętych.
Blokowanie spamu w poczcie
Twardy filtr na wejściu: wiadomości od wskazanego adresu, z całej domeny albo z określonym fragmentem tematu w ogóle nie trafiają do ABCare. Ustawiasz w Poczta e-mail → Spam. Reguły nie kasują niczego z Twojej skrzynki. Pojedynczą wiadomość przeniesiesz też do folderu Spam przyciskiem w Poczcie i w Zgłoszeniach — to osobna funkcja, opisana w poradniku o folderze Spam.
Kilka firm na jednym logowaniu — zakładanie i przełączanie
Tym samym adresem i hasłem prowadzisz kilka firm: zakładasz kolejną firmę z własnym kluczem licencyjnym, przełączasz się między firmami w menu bez wylogowania, a każda karta przeglądarki pamięta swoją firmę.
Personalizacja — kolory i widoczne skrzynki
Kolory rodzajów zgłoszeń ustawiasz dla siebie. Kolory kont i podziałów poczty są wspólne dla firmy — zmienia je Administrator lub Kierownik. Osobno wybierasz skrzynki widoczne u Ciebie w Poczcie.
Wczytywanie historii skrzynki — od kiedy, w jakim stanie i ile to trwa
Przy podłączaniu skrzynki wybierasz, od kiedy wczytać dotychczasową pocztę i w jakim stanie ma wejść: jako nieprzeczytana, przeczytana albo przeczytana i zamknięta. ABCare ostrzega, gdy część historii zniknęłaby przez ustawiony czas przechowywania, a w Integracjach widać postęp wczytywania.
Firma prywatna — bez wglądu pomocy technicznej
Firmę możesz oznaczyć jako prywatną: pomoc techniczna ABCare nie wejdzie wtedy do niej i nie zobaczy poczty, zgłoszeń ani ustawień. Włącza i wyłącza to tylko osoba, która założyła firmę — na stronie Moje firmy.
Licencja wygasła — jak wpisać klucz i odblokować dostęp
Gdy licencja firmy dobiegnie końca, ABCare pokazuje ekran „Licencja wymaga odnowienia” i przestaje pobierać nowe wiadomości. Wyjaśniamy, co się dzieje z danymi, jak samemu wpisać klucz licencyjny i jak wrócić do pracy.
Microsoft Outlook i Hotmail — podłączenie skrzynki
Połącz Outlook, Hotmail lub Microsoft 365 bezpośrednio z Microsoft. Zapisz pełne ustawienia przed odbiorem, sprawdzaj stan przeczytania i cofnij wysyłkę w ustawionym oknie.
Profil klienta
Kliknięcie klienta na liście albo w zgłoszeniu otwiera pełną kartę osoby — wszystkie jej zgłoszenia, dane kontaktowe, statystyki i oś zdarzeń.
Statusy — własne, serwisowe i zadaniowe, w grupach
Ustawienia → Statusy to jedna lista statusów firmy: statusy zgłoszeń (np. Weryfikacja zamówienia), statusy serwisowe — gdzie jest towar oddany do naprawy — kolumny tablicy zadań i statusy zwrotów. Statusy układasz w grupy z własnymi kolorami i w kolejności, w której pokazują się wszędzie.
Szukanie w całej aplikacji
Jedno pole na górnej belce przeszukuje naraz zgłoszenia i zadania — po temacie, treści, nazwie klienta, numerze zgłoszenia i numerze w serwisie. Przydaje się, gdy nie pamiętasz, gdzie padło ustalenie.
Nowa firma do obsługi — od dodania do pierwszej faktury
Doszedł nowy sklep. Film pokazuje wszystko, co trzeba ustawić, żeby po tygodniu dało się wystawić mu fakturę: dane firmy, jej poczta, zlecenie, godziny i rozliczenie.
Szybkie odpowiedzi — dłuższe teksty i podpowiedzi
Politykę zwrotów, regulamin promocji i odpowiedzi na częste pytania trzymasz w Szybkich odpowiedziach, obok krótkich gotowców. Dłuższe teksty ABCare podsuwa sama, gdy klient napisze o czymś, co pasuje.
Jak często reguła ma się wykonać
Klient napisał pięć razy pod rząd i pięć razy dostał tę samą automatyczną odpowiedź? Jedno ustawienie w edytorze reguły decyduje, czy reguła działa za każdym razem, raz na wiadomość, czy tylko raz na całe zgłoszenie.
Reguły dla przychodzących e-maili
Poczta e-mail → Reguły e-mail — decydujesz, co zrobić z przychodzącym mailem na podstawie nadawcy, odbiorcy, tematu lub treści: pominąć go, skierować do źródła, dodać tag albo oznaczyć rodzaj zgłoszenia. Pierwsza pasująca reguła decyduje.
Źródła wiadomości — Erli, Kaufland, Amazon w jednej skrzynce
Jedna skrzynka pocztowa, kilka źródeł. Każde ma własną nazwę i kolor na liście zgłoszeń, filtrujesz po nim jednym kliknięciem i możesz na nim oprzeć akcje automatyczne. Ustawiasz w Poczta e-mail → Źródła wiadomości.
Erli — podłączenie i obsługa
Klienci na Erli piszą przez przycisk „Skontaktuj się ze sprzedawcą”, a Erli przekazuje ich wiadomości e-mailem na adres kontaktowy sklepu. Dla ABCare to zwykła skrzynka pocztowa — podłączasz ją tak samo jak każdą inną i masz te same reguły, tagi, szablony, terminy i raporty. Do wyboru masz dwie drogi: osobną skrzynkę tylko na Erli albo jedną wspólną, dzieloną regułami.
Usunięcie konta
Jak samodzielnie usunąć swoje konto — w przeglądarce albo w aplikacji na telefonie — co znika od razu, co zostaje i jak poprosić o usunięcie e-mailem, gdy nie możesz się zalogować albo założyłeś firmę.
Zablokowane pętle — gdy reguły nakręcają się nawzajem
Bezpiecznik: gdy ta sama czynność automatu powtarza się w kółko na jednym zgłoszeniu, system ją wstrzymuje i zapisuje tutaj. Lista mówi, które reguły ze sobą walczą.
Automatyzacje, które nie zadziałały
Lista rzeczy, które automat miał zrobić i nie zrobił — nieudana autoodpowiedź, nienadany tag, niewysłane powiadomienie. Przy każdej jest przycisk Ponów, żeby uruchomić ją jeszcze raz, także dla wielu naraz.
Szybkie odpowiedzi — gotowce wstawiane skrótem
Krótkie gotowe teksty (szablony), które wstawiasz w pole odpowiedzi jednym skrótem po znaku #. Najszybszy sposób na powtarzalne odpowiedzi.
Scalanie kartotek klientów i cofanie
Ten sam klient ma dwie kartoteki, na przykład z Allegro i z e-maila? Połącz je w jedną na liście Klienci. Przez 7 dni połączenie da się cofnąć na ekranie Scaleni klienci.
Łączenie i rozdzielanie zgłoszeń
Połącz dwa zgłoszenia w jedno, gdy klient pisze kilka razy o tym samym, albo wydziel osobne zgłoszenie z jednej wiadomości. Połączenie da się cofnąć w Połączonych zgłoszeniach.
Etykiety poczty — porządek w wątkach
Kolorowe etykiety w widoku Poczty: przeciągasz na nie wątek i potem po nich filtrujesz. Jedna etykieta na wątek. To co innego niż tagi zgłoszeń. Ustawiasz w Poczta e-mail → Etykiety poczty.
Przyciski akcji — automat na żądanie
Własny przycisk na liście zgłoszeń albo w zgłoszeniu, który jednym kliknięciem uruchamia wybrane reguły — np. „Oznacz jako spam” zamykające i tagujące od razu kilkanaście zgłoszeń.
Reguła a zgłoszenia sprzed jej włączenia
Włączyłeś przypomnienie „klient nie odpisał od 3 dni” i boisz się, że wyjdzie ono do wszystkich starych zgłoszeń naraz? Nowa reguła domyślnie patrzy tylko w przód — a zaległe zgłoszenia obejmiesz świadomie, jednym przyciskiem.
Kalendarz SLA — terminy odpowiedzi w widoku miesiąca
Kalendarz SLA pokazuje w widoku miesiąca dni z terminami odpowiedzi na zgłoszenia i terminami decyzji w reklamacjach. Znajdziesz go w menu Ustawienia → Kalendarz SLA.
Lista klientów
„Klienci” w menu to wszystkie osoby, z którymi wymieniacie wiadomości — niezależnie od kanału. Szukanie, sortowanie, tagowanie, ukrywanie i łączenie zdublowanych kartotek w jednym miejscu.
Poczta kontrahenta — adresy i domeny
Dodaj domenę albo pojedynczy adres, a korespondencja tej firmy sama znajdzie się na jej karcie — również ta, która przyszła wcześniej.
Tłumaczenie wiadomości od zagranicznych klientów
Wiadomości w obcym języku możesz tłumaczyć na dwa sposoby: przeglądarką (za darmo, działa od razu) albo przyciskiem „Tłumacz” w zgłoszeniu, na własnym koncie DeepL. Wyjaśniamy, kiedy potrzebujesz tego drugiego.