ABCare
Skrzynka obsługi klienta dla sprzedawców e-commerce (Allegro, e-mail, Erli)
Historia zmian
Część opisanych zmian dopiero trafia do aplikacji — wpis nie zawsze oznacza, że funkcja jest już dostępna w Twojej wersji.
Dokumentacja
Wprowadzenie
ABCare to skrzynka obsługi klienta dla sprzedawców e-commerce. Pytania, dyskusje i reklamacje z Allegro oraz poczta e-mail — w tym Erli, Kaufland i Amazon — trafiają do jednej skrzynki. Twój zespół odpowiada z ABCare, a klient widzi odpowiedź w Allegro albo w mailu.
SLA — polityki czasów reakcji
SLA to maksymalny czas, w którym trzeba zareagować na sprawę. Przekroczenie pokazuje się jako „po terminie” w skrzynce i jako ostrzeżenie na Panelu głównym. Pierwsze podłączenie konta Allegro automatycznie zakłada pięć domyślnych polityk. Wyjaśniamy też, co się dzieje ze sprawą, do której nie pasuje żadna polityka — i dlaczego taka sprawa nie wchodzi do wskaźnika zgodności.
Co oznaczają wskaźniki w raportach
Raporty ABCare streszczają obsługę klienta w kilku liczbach. Poniżej po ludzku wyjaśniamy każdą z nich — z prostym przykładem. Skróty FRT i TTR to nazwy przyjęte w całej branży obsługi klienta; zostawiamy je, bo zobaczysz je na ekranie, ale zawsze podajemy obok pełną polską nazwę. Wyjaśniamy też, skąd bierze się wskaźnik zgodności z SLA i dlaczego liczymy do niego wyłącznie sprawy z ustawionym terminem.
Wychodząca kolejka
„Wychodząca kolejka” w menu to wszystkie wiadomości i działania wysyłane do Allegro i na e-mail. Gdy coś nie uda się od razu, ABCare próbuje ponownie — najpierw szybko, potem co kilka minut.
Historia akcji
„Historia akcji” w menu pokazuje pełną historię działań na wszystkich zgłoszeniach: kto zmienił status, kto przypisał sprawę do siebie, kto dodał tag i o której godzinie. Przydaje się, gdy trzeba odtworzyć przebieg zgłoszenia albo podsumować pracę zespołu.
Co znika bezpowrotnie — kasowanie plików i wiadomości
W ABCare nie ma kosza. Skasowany plik i skasowana treść znikają naprawdę — także z kopii na serwerze plików — i nie odzyska ich nikt, również my.
Miejsce na dane — ile masz i co się dzieje, gdy się skończy
Dane i pliki mają osobne limity i jedno nie zabiera miejsca drugiemu. Tu ustawisz też największy pojedynczy plik (domyślnie 25 MB) i to, jak mocno zmniejszamy wysyłane zdjęcia. Po przekroczeniu limitu ABCare sam robi miejsce — od najstarszych.
Statusy zwrotów
W „Ustawienia → Statusy zwrotów” tworzysz własne, wewnętrzne statusy zwrotów — niezależne od statusów w Allegro.
Opinie kupujących (Allegro)
„Opinie” w menu to wszystkie oceny z Allegro dotyczące Twoich zamówień. Odświeżają się co godzinę.
Bezpieczeństwo skrzynek e-mail
ABCare pilnuje bezpieczeństwa Twojej poczty za Ciebie — niebezpieczne załączniki i podejrzane treści są blokowane, zanim wiadomość trafi do agenta, a hasła do skrzynek trzymamy zaszyfrowane. Oto co dzieje się w tle.
Agenci, role i uprawnienia
Zarządzanie zespołem: zaproszenia, role, uprawnienia. Wbudowane role Właściciel / Administrator / Agent / Podgląd pokrywają większość przypadków; własne role pozwalają dostroić dostęp precyzyjnie.
Obsługa — kontrahent, klient i po co to jest
Zanim zaczniesz wpisywać godziny: czym różni się kontrahent od klienta i co ten moduł robi, a czego nie robi.
Kto co widzi w Obsłudze
Sześć uprawnień decyduje o tym, kto wejdzie do modułu, kto zobaczy cudze godziny, a kto kwoty i faktury.
Instrukcje
Integracje Allegro
Każde konto Allegro to osobna integracja w ABCare. Możesz mieć dowolnie wiele kont — prawdziwych i testowych — działają równolegle, każde z osobnym pobieraniem i własnym limitem zapytań.
Dyskusje i reklamacje Allegro
Allegro rozróżnia dwa rodzaje spraw po sprzedaży: dyskusje — kupujący zgłasza problem i czeka na rozmowę; reklamacje — wymagają formalnej decyzji sprzedawcy. ABCare prowadzi oba rodzaje w jednej skrzynce.
Pliki i media — wszystkie załączniki sprawy w jednym miejscu
Zamiast przewijać całą rozmowę w poszukiwaniu zdjęcia, otwórz panel Pliki i media. Jest w dyskusji zadania i w zgłoszeniu — z zakładkami na zdjęcia i dokumenty.
Szukanie w całej aplikacji
Jedno pole na górnej belce przeszukuje naraz zgłoszenia i zadania. Przydaje się, gdy nie pamiętasz, gdzie padło ustalenie — w rozmowie z klientem czy w zadaniu.
Powiadomienia — co Cię ominęło
Lista rzeczy, które dotyczą bezpośrednio Ciebie: wzmianki w notatkach, zbliżające się i przekroczone terminy, dyskusje i reklamacje. Pokazujemy, jak ją czytać i jak sprzątać.
Widok konwersacji
Pełny kontekst sprawy w jednym miejscu: nagłówek z akcjami, wątek wiadomości na środku oraz panel po prawej z klientem, zamówieniami i historią działań.
Zadania i tablica
Praca, która nie jest odpowiedzią na wiadomość: do zrobienia, przypisana do osoby, widoczna dla całego zespołu. W dyskusji zadania dołączysz pliki i obejrzysz je w panelu Pliki i media.
Szablony wiadomości (szybkie wstawki)
Krótkie gotowce, które wstawiasz w okno odpowiedzi jednym skrótem. Najszybszy sposób na skrócenie powtarzalnych odpowiedzi.
Szablony odpowiedzi — dłuższe teksty i podpowiedzi
Politykę zwrotów, regulamin promocji, odpowiedzi na częste pytania trzymasz w tym samym miejscu co krótkie wstawki. Różnica jest w tym, jak je wywołujesz: krótkie po skrócie, dłuższe najczęściej z podpowiedzi, którą ABCare pokaże sama.
Skrzynka
Główny widok pracy. Aktywne sprawy na górze, zamknięte schowane (przełącznik „Pokaż zamknięte” je odsłania). Filtry wielokrotnego wyboru i własne kolory pozwalają każdej osobie ułożyć widok po swojemu.
Notatki wewnętrzne
Pole na komentarze, ustalenia, ostrzeżenia — widoczne tylko dla Twojego zespołu, nigdy nie idzie do klienta.
Zwroty klienckie
„Zwroty” w menu zbiera wszystkie zwroty zgłoszone przez kupujących na Allegro. Odświeżają się co kilka minut.
Profil klienta
Klik klienta z listy albo z nagłówka rozmowy otwiera pełną kartę osoby — wszystkie jej sprawy, dane kontaktowe, statystyki i oś czasu wydarzeń.
Klient w konwersacji
Klik w nazwę klienta — w nagłówku rozmowy albo w panelu po prawej — otwiera okno „Szczegóły klienta”. To w nim są dane kontaktowe, notatka o kliencie, etykiety przypięte do osoby i inne toczące się sprawy. Przycisk „Profil →” prowadzi stamtąd do pełnej strony klienta.
Lista klientów
„Klienci” w menu to wszystkie osoby, z którymi wymieniacie wiadomości — niezależnie od kanału. Jedno miejsce do zarządzania bazą i łączenia duplikatów.
Rejestr czasu — wpisywanie godzin i licznik
Siatka tygodniowa, w którą wpisujesz czas jednym kliknięciem, oraz licznik, który przeżyje odświeżenie strony.
Zamknięcie miesiąca — raport, zestawienie i wpłaty
To, co robi się raz w miesiącu: sprawdzić ile pracy poszło na którą firmę, wysłać zestawienie księgowej i odhaczyć wpłaty. Film pokazuje cały ten obieg.
Kontrahenci — firmy, które obsługujesz
Dodaj obsługiwaną firmę, ustaw stawkę i termin płatności. Godziny, faktury i poczta dopisują się do niej już same.
Raporty obsługi i eksport do Excela
Ile godzin poszło na którą firmę, ile z tego podlega rozliczeniu i co wciąż czeka na fakturę — za dowolny okres, z możliwością pobrania do Excela.
Do rozliczenia — rejestrowanie faktur
Zaznacz wykonaną pracę, wystaw fakturę w swoim programie i wpisz tu jej numer. Zaznaczone godziny zostaną zablokowane, żeby nie trafiły na drugą fakturę.
Doliczanie czasu z zadania
Skończyłeś zadanie i chcesz od razu dopisać godziny? Nie musisz przechodzić do rejestru czasu — zrobisz to z karty zadania.
Poczta kontrahenta — adresy i domeny
Dodaj domenę albo pojedynczy adres, a korespondencja tej firmy sama znajdzie się na jej karcie — również ta, która przyszła wcześniej.
Nowa firma do obsługi — od dodania do pierwszej faktury
Doszedł nowy sklep. Film pokazuje wszystko, co trzeba ustawić, żeby po tygodniu dało się wystawić mu fakturę: dane firmy, jej poczta, zlecenie, godziny i rozliczenie.
Od zadania do faktury — cały przebieg
Ktoś zgłosił drobiazg, zrobiliście robotę i teraz ma się z tego zrobić pozycja na fakturze. Film pokazuje całą drogę bez skrótów: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
Blokowanie spamu w poczcie
Twardy filtr na wejściu: wiadomości od wskazanego adresu, z całej domeny albo z określonym fragmentem tematu w ogóle nie trafiają do ABCare. Reguły nie kasują niczego z Twojej skrzynki.
Etykiety poczty — porządek w wątkach
Kolorowe etykiety w widoku Poczty: przeciągasz na nie wątek i potem po nich filtrujesz. Jedna etykieta na wątek. To osobna rzecz niż tagi konwersacji.
Poczta — e-maile jak w zwykłej skrzynce
Widok „Poczta” pokazuje e-maile jak zwykła skrzynka pocztowa — wątki po lewej, rozmowa po prawej. Odpisujesz, dodajesz załączniki i piszesz nowe wiadomości bez wychodzenia z tego widoku.
Źródła wiadomości — Erli, Kaufland, Amazon w jednej skrzynce
Jedna skrzynka pocztowa, kilka źródeł. Każde ma własną nazwę i kolor na liście rozmów, filtrujesz po nim jednym kliknięciem i możesz na nim oprzeć automatyzacje. Ustawiasz w „Ustawienia → Źródła wiadomości”.
Podłączenie skrzynki e-mail
Firmowe skrzynki (np. info@…, sales@…, amazon@…) możesz podłączyć jako pełnoprawny kanał w ABCare. Wiadomości trafiają do wspólnej skrzynki, a odpowiedzi wychodzą z Twojego adresu. Każda skrzynka to osobne podłączenie — jeśli masz fizycznie dwie (info@ i amazon@), dodajesz je oddzielnie.
Reguły dla przychodzących e-maili
„Ustawienia → Reguły e-mail” — decydujesz, co zrobić z przychodzącym mailem na podstawie nadawcy, odbiorcy, tytułu lub treści. Reguły sprawdzane są po kolei; pierwsza pasująca decyduje, kolejne są pomijane.
Pulpit — co widzisz zaraz po zalogowaniu
Pierwszy ekran po zalogowaniu: liczniki spraw, czerwone paski o tym, co się pali, wykresy ruchu i listy. Pokazujemy, co znaczy każdy kafelek i jak ukryć to, czego nie używasz.
Pierwsze kroki
Od czystej instalacji do obsługi pierwszych spraw — sześć kroków, około 30 minut.
Licencja wygasła — jak odblokować dostęp
Gdy licencja firmy dobiegnie końca, ABCare przestaje wpuszczać i pokazuje ekran „Licencja wymaga odnowienia”. Wyjaśniamy, co się stało z danymi i jak wrócić do pracy.
Zablokowane pętle — gdy reguły nakręcają się nawzajem
Bezpiecznik: gdy ta sama czynność automatu powtarza się w kółko na jednej rozmowie, system ją wstrzymuje i zapisuje tutaj. Lista mówi, które reguły ze sobą walczą.
Automatyzacje, które nie zadziałały
Lista rzeczy, które automat miał zrobić i nie zrobił — nieudana autoodpowiedź, nienadany tag, niewysłane powiadomienie. Przy każdej jest przycisk, żeby uruchomić ją jeszcze raz.
Reguła a sprawy sprzed jej włączenia
Włączyłeś przypomnienie „klient nie odpisał od 3 dni” i boisz się, że wyjdzie ono do wszystkich starych rozmów naraz? Nowa reguła domyślnie patrzy tylko w przód — a zaległe sprawy obsłużysz świadomie, jednym przyciskiem.
Reguły automatyzacji
W „Ustawienia → Automatyzacje” tworzysz reguły, które wykonują się same, gdy w skrzynce coś się wydarzy — albo które agent uruchamia ręcznie przyciskiem. Każda reguła to prosty schemat: kiedy → jeśli → wykonaj.
Tłumaczenie wiadomości od zagranicznych klientów
Wiadomości w obcym języku możesz tłumaczyć na dwa sposoby: przeglądarką (za darmo, działa od razu) albo przyciskiem w rozmowie na własnym kluczu. Wyjaśniamy, kiedy potrzebujesz tego drugiego.
Brandy i stopki — kilka sklepów w jednym koncie
Prowadzisz więcej niż jeden sklep albo markę? Każdej nadajesz własny kolor w skrzynce i własną stopkę doklejaną do odpowiedzi, żeby klient dostał list podpisany właściwą nazwą.
Formularz zgłoszeniowy na Twojej stronie
Publiczny formularz kontaktowy, który wklejasz na własną stronę lub do sklepu. Klient go wypełnia, a zgłoszenie ląduje w wybranej skrzynce jak zwykła wiadomość.
Asystent AI — podpowiedzi w rozmowach
Opcjonalna pomoc przy odpisywaniu: propozycja odpowiedzi, streszczenie długiego wątku, podpowiedź kategorii. Działa na Twoim własnym koncie u dostawcy AI i z Twoim limitem wydatków.
Przyciski akcji — automat na żądanie
Własny przycisk w skrzynce albo w rozmowie, który jednym kliknięciem uruchamia wybrane reguły — np. „Oznacz jako spam” zamykające i tagujące od razu kilkanaście rozmów.
Statusy zadań — własne kolumny na tablicy
Kolumny tablicy zadań ustawiasz sam: nazwa, kolor, kolejność. Jeden status jest startowy (tu trafiają nowe zadania), a te oznaczone jako zamykające kończą zadanie.
Dostępność zespołu — grafik i nieobecności
Jedno miejsce, w którym ustawiasz godziny pracy i urlopy całego zespołu. Od tego zależy, komu system przydziela nowe zgłoszenia. Pracownik widzi swój grafik, ale go nie zmienia.
Powiadomienia na telefon
Wybierasz, z których skrzynek chcesz dostawać powiadomienia w aplikacji na telefonie i ile mają pokazywać — od pełnego podglądu po sam sygnał bez treści. Ustawienie jest Twoje, nie firmowe.
Moja dostępność — godziny pracy i nieobecności
Twój grafik: godziny pracy, planowane urlopy i szybkie „wychodzę na chwilę”. Od tego zależy, czy system przydzieli Ci nowe zgłoszenie. Ustawia go zwykle przełożony — Ty masz podgląd.
Tagi
Tagi to elastyczne oznaczenia — możesz nimi opisać rozmowy (pojedyncze sprawy) albo klientów (osoby). Ustawiasz je w „Ustawienia → Tagi”.
Warunki: wszystkie naraz czy którykolwiek
Chcesz, żeby reguła zadziałała dla wiadomości z Allegro, w której pada słowo „faktura” albo „VAT”, albo „rachunek”? Do tego służą grupy warunków — łączysz je słowem „oraz” albo „lub”, w dwóch poziomach.
Jak często reguła ma się wykonać
Klient napisał pięć razy pod rząd i pięć razy dostał tę samą automatyczną odpowiedź? Ustawienie „Wykonaj” decyduje, czy reguła działa przy każdej wiadomości, raz na wiadomość, czy tylko raz na całą rozmowę.
Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam
Zdarza Ci się odpisać klientowi w minutę, a automat i tak wysyła swoją wiadomość? Ustaw odczekanie, zanim reguła sprawdzi warunki, i dodaj warunek „kto odpowiedział ostatni”. Wtedy automat odzywa się tylko wtedy, gdy naprawdę nikt nie zdążył.
Personalizacja
Każda osoba może ustawić własne kolory — zmiany dotyczą tylko jej widoku i nie wpływają na resztę zespołu.
Sejf — hasła i dane poufne w jednym miejscu
Hasła do sklepu, kont kurierskich i paneli dostawców trzymasz w aplikacji zamiast w arkuszu i na karteczkach. Widzą je tylko osoby, którym to nadasz, a każde odsłonięcie zostawia ślad - do sejfu nie loguje się nawet wsparcie AppsBusters.
Reguła a sprawy sprzed jej włączenia
Włączyłeś przypomnienie „klient nie odpisał od 3 dni” i boisz się, że wyjdzie ono do wszystkich starych rozmów naraz? Nowa reguła domyślnie patrzy tylko w przód — a zaległe sprawy obsłużysz świadomie, jednym przyciskiem.
Integracje Allegro
Każde konto Allegro to osobna integracja w ABCare. Możesz mieć dowolnie wiele kont — prawdziwych i testowych — działają równolegle, każde z osobnym pobieraniem i własnym limitem zapytań.
Rejestr czasu — wpisywanie godzin i licznik
Siatka tygodniowa, w którą wpisujesz czas jednym kliknięciem, oraz licznik, który przeżyje odświeżenie strony.
Zamknięcie miesiąca — raport, zestawienie i wpłaty
To, co robi się raz w miesiącu: sprawdzić ile pracy poszło na którą firmę, wysłać zestawienie księgowej i odhaczyć wpłaty. Film pokazuje cały ten obieg.
Kontrahenci — firmy, które obsługujesz
Dodaj obsługiwaną firmę, ustaw stawkę i termin płatności. Godziny, faktury i poczta dopisują się do niej już same.
Pliki i media — wszystkie załączniki sprawy w jednym miejscu
Zamiast przewijać całą rozmowę w poszukiwaniu zdjęcia, otwórz panel Pliki i media. Jest w dyskusji zadania i w zgłoszeniu — z zakładkami na zdjęcia i dokumenty.
Szukanie w całej aplikacji
Jedno pole na górnej belce przeszukuje naraz zgłoszenia i zadania. Przydaje się, gdy nie pamiętasz, gdzie padło ustalenie — w rozmowie z klientem czy w zadaniu.
Reguły automatyzacji
W „Ustawienia → Automatyzacje” tworzysz reguły, które wykonują się same, gdy w skrzynce coś się wydarzy — albo które agent uruchamia ręcznie przyciskiem. Każda reguła to prosty schemat: kiedy → jeśli → wykonaj.
Licencja wygasła — jak odblokować dostęp
Gdy licencja firmy dobiegnie końca, ABCare przestaje wpuszczać i pokazuje ekran „Licencja wymaga odnowienia”. Wyjaśniamy, co się stało z danymi i jak wrócić do pracy.
Tłumaczenie wiadomości od zagranicznych klientów
Wiadomości w obcym języku możesz tłumaczyć na dwa sposoby: przeglądarką (za darmo, działa od razu) albo przyciskiem w rozmowie na własnym kluczu. Wyjaśniamy, kiedy potrzebujesz tego drugiego.
Brandy i stopki — kilka sklepów w jednym koncie
Prowadzisz więcej niż jeden sklep albo markę? Każdej nadajesz własny kolor w skrzynce i własną stopkę doklejaną do odpowiedzi, żeby klient dostał list podpisany właściwą nazwą.
Formularz zgłoszeniowy na Twojej stronie
Publiczny formularz kontaktowy, który wklejasz na własną stronę lub do sklepu. Klient go wypełnia, a zgłoszenie ląduje w wybranej skrzynce jak zwykła wiadomość.
Asystent AI — podpowiedzi w rozmowach
Opcjonalna pomoc przy odpisywaniu: propozycja odpowiedzi, streszczenie długiego wątku, podpowiedź kategorii. Działa na Twoim własnym koncie u dostawcy AI i z Twoim limitem wydatków.
Zablokowane pętle — gdy reguły nakręcają się nawzajem
Bezpiecznik: gdy ta sama czynność automatu powtarza się w kółko na jednej rozmowie, system ją wstrzymuje i zapisuje tutaj. Lista mówi, które reguły ze sobą walczą.
Automatyzacje, które nie zadziałały
Lista rzeczy, które automat miał zrobić i nie zrobił — nieudana autoodpowiedź, nienadany tag, niewysłane powiadomienie. Przy każdej jest przycisk, żeby uruchomić ją jeszcze raz.
Przyciski akcji — automat na żądanie
Własny przycisk w skrzynce albo w rozmowie, który jednym kliknięciem uruchamia wybrane reguły — np. „Oznacz jako spam” zamykające i tagujące od razu kilkanaście rozmów.
Blokowanie spamu w poczcie
Twardy filtr na wejściu: wiadomości od wskazanego adresu, z całej domeny albo z określonym fragmentem tematu w ogóle nie trafiają do ABCare. Reguły nie kasują niczego z Twojej skrzynki.
Statusy zadań — własne kolumny na tablicy
Kolumny tablicy zadań ustawiasz sam: nazwa, kolor, kolejność. Jeden status jest startowy (tu trafiają nowe zadania), a te oznaczone jako zamykające kończą zadanie.
Dostępność zespołu — grafik i nieobecności
Jedno miejsce, w którym ustawiasz godziny pracy i urlopy całego zespołu. Od tego zależy, komu system przydziela nowe zgłoszenia. Pracownik widzi swój grafik, ale go nie zmienia.
Etykiety poczty — porządek w wątkach
Kolorowe etykiety w widoku Poczty: przeciągasz na nie wątek i potem po nich filtrujesz. Jedna etykieta na wątek. To osobna rzecz niż tagi konwersacji.
Powiadomienia na telefon
Wybierasz, z których skrzynek chcesz dostawać powiadomienia w aplikacji na telefonie i ile mają pokazywać — od pełnego podglądu po sam sygnał bez treści. Ustawienie jest Twoje, nie firmowe.
Moja dostępność — godziny pracy i nieobecności
Twój grafik: godziny pracy, planowane urlopy i szybkie „wychodzę na chwilę”. Od tego zależy, czy system przydzieli Ci nowe zgłoszenie. Ustawia go zwykle przełożony — Ty masz podgląd.
Powiadomienia — co Cię ominęło
Lista rzeczy, które dotyczą bezpośrednio Ciebie: wzmianki w notatkach, zbliżające się i przekroczone terminy, dyskusje i reklamacje. Pokazujemy, jak ją czytać i jak sprzątać.
Pulpit — co widzisz zaraz po zalogowaniu
Pierwszy ekran po zalogowaniu: liczniki spraw, czerwone paski o tym, co się pali, wykresy ruchu i listy. Pokazujemy, co znaczy każdy kafelek i jak ukryć to, czego nie używasz.
Widok konwersacji
Pełny kontekst sprawy w jednym miejscu: nagłówek z akcjami, wątek wiadomości na środku oraz panel po prawej z klientem, zamówieniami i historią działań.
Zadania i tablica
Praca, która nie jest odpowiedzią na wiadomość: do zrobienia, przypisana do osoby, widoczna dla całego zespołu. W dyskusji zadania dołączysz pliki i obejrzysz je w panelu Pliki i media.
Poczta — e-maile jak w zwykłej skrzynce
Widok „Poczta” pokazuje e-maile jak zwykła skrzynka pocztowa — wątki po lewej, rozmowa po prawej. Odpisujesz, dodajesz załączniki i piszesz nowe wiadomości bez wychodzenia z tego widoku.
Źródła wiadomości — Erli, Kaufland, Amazon w jednej skrzynce
Jedna skrzynka pocztowa, kilka źródeł. Każde ma własną nazwę i kolor na liście rozmów, filtrujesz po nim jednym kliknięciem i możesz na nim oprzeć automatyzacje. Ustawiasz w „Ustawienia → Źródła wiadomości”.
Erli — podłączenie i obsługa
Kupujący na Erli piszą przez przycisk „Skontaktuj się ze sprzedawcą”, a Erli przekazuje ich wiadomości e-mailem na adres kontaktowy sklepu. Dla ABCare to zwykła skrzynka pocztowa — podłączasz ją tak samo jak każdą inną i masz te same reguły, tagi, szablony, terminy i raporty. Do wyboru masz dwie drogi: osobną skrzynkę tylko na Erli albo jedną wspólną, dzieloną regułami.
Podłączenie skrzynki e-mail
Firmowe skrzynki (np. info@…, sales@…, amazon@…) możesz podłączyć jako pełnoprawny kanał w ABCare. Wiadomości trafiają do wspólnej skrzynki, a odpowiedzi wychodzą z Twojego adresu. Każda skrzynka to osobne podłączenie — jeśli masz fizycznie dwie (info@ i amazon@), dodajesz je oddzielnie.
Reguły dla przychodzących e-maili
„Ustawienia → Reguły e-mail” — decydujesz, co zrobić z przychodzącym mailem na podstawie nadawcy, odbiorcy, tytułu lub treści. Reguły sprawdzane są po kolei; pierwsza pasująca decyduje, kolejne są pomijane.
Zwroty klienckie
„Zwroty” w menu zbiera wszystkie zwroty zgłoszone przez kupujących na Allegro. Odświeżają się co kilka minut.
Tagi
Tagi to elastyczne oznaczenia — możesz nimi opisać rozmowy (pojedyncze sprawy) albo klientów (osoby). Ustawiasz je w „Ustawienia → Tagi”.
Szablony wiadomości (szybkie wstawki)
Krótkie gotowce, które wstawiasz w okno odpowiedzi jednym skrótem. Najszybszy sposób na skrócenie powtarzalnych odpowiedzi.
Szablony odpowiedzi — dłuższe teksty i podpowiedzi
Politykę zwrotów, regulamin promocji, odpowiedzi na częste pytania trzymasz w tym samym miejscu co krótkie wstawki. Różnica jest w tym, jak je wywołujesz: krótkie po skrócie, dłuższe najczęściej z podpowiedzi, którą ABCare pokaże sama.
Skrzynka
Główny widok pracy. Aktywne sprawy na górze, zamknięte schowane (przełącznik „Pokaż zamknięte” je odsłania). Filtry wielokrotnego wyboru i własne kolory pozwalają każdej osobie ułożyć widok po swojemu.
Raporty
Cztery raporty pokazujące kondycję obsługi: terminy odpowiedzi, praca agentów, godziny pisania klientów oraz najczęściej zwracane produkty.
Profil klienta
Klik klienta z listy albo z nagłówka rozmowy otwiera pełną kartę osoby — wszystkie jej sprawy, dane kontaktowe, statystyki i oś czasu wydarzeń.
Pierwsze kroki
Od czystej instalacji do obsługi pierwszych spraw — sześć kroków, około 30 minut.
Notatki wewnętrzne
Pole na komentarze, ustalenia, ostrzeżenia — widoczne tylko dla Twojego zespołu, nigdy nie idzie do klienta.
Klient w konwersacji
Klik w nazwę klienta — w nagłówku rozmowy albo w panelu po prawej — otwiera okno „Szczegóły klienta”. To w nim są dane kontaktowe, notatka o kliencie, etykiety przypięte do osoby i inne toczące się sprawy. Przycisk „Profil →” prowadzi stamtąd do pełnej strony klienta.
Dyskusje i reklamacje Allegro
Allegro rozróżnia dwa rodzaje spraw po sprzedaży: dyskusje — kupujący zgłasza problem i czeka na rozmowę; reklamacje — wymagają formalnej decyzji sprzedawcy. ABCare prowadzi oba rodzaje w jednej skrzynce.
Warunki: wszystkie naraz czy którykolwiek
Chcesz, żeby reguła zadziałała dla wiadomości z Allegro, w której pada słowo „faktura” albo „VAT”, albo „rachunek”? Do tego służą grupy warunków — łączysz je słowem „oraz” albo „lub”, w dwóch poziomach.
Jak często reguła ma się wykonać
Klient napisał pięć razy pod rząd i pięć razy dostał tę samą automatyczną odpowiedź? Ustawienie „Wykonaj” decyduje, czy reguła działa przy każdej wiadomości, raz na wiadomość, czy tylko raz na całą rozmowę.
Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam
Zdarza Ci się odpisać klientowi w minutę, a automat i tak wysyła swoją wiadomość? Ustaw odczekanie, zanim reguła sprawdzi warunki, i dodaj warunek „kto odpowiedział ostatni”. Wtedy automat odzywa się tylko wtedy, gdy naprawdę nikt nie zdążył.
Raporty obsługi i eksport do Excela
Ile godzin poszło na którą firmę, ile z tego podlega rozliczeniu i co wciąż czeka na fakturę — za dowolny okres, z możliwością pobrania do Excela.
Do rozliczenia — rejestrowanie faktur
Zaznacz wykonaną pracę, wystaw fakturę w swoim programie i wpisz tu jej numer. Zaznaczone godziny zostaną zablokowane, żeby nie trafiły na drugą fakturę.
Doliczanie czasu z zadania
Skończyłeś zadanie i chcesz od razu dopisać godziny? Nie musisz przechodzić do rejestru czasu — zrobisz to z karty zadania.
Poczta kontrahenta — adresy i domeny
Dodaj domenę albo pojedynczy adres, a korespondencja tej firmy sama znajdzie się na jej karcie — również ta, która przyszła wcześniej.
Nowa firma do obsługi — od dodania do pierwszej faktury
Doszedł nowy sklep. Film pokazuje wszystko, co trzeba ustawić, żeby po tygodniu dało się wystawić mu fakturę: dane firmy, jej poczta, zlecenie, godziny i rozliczenie.
Od zadania do faktury — cały przebieg
Ktoś zgłosił drobiazg, zrobiliście robotę i teraz ma się z tego zrobić pozycja na fakturze. Film pokazuje całą drogę bez skrótów: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
Kalendarz SLA
„Kalendarz” w menu pokazuje w widoku miesiąca dni z terminami odpowiedzi i decyzji w reklamacjach.
Personalizacja
Każda osoba może ustawić własne kolory — zmiany dotyczą tylko jej widoku i nie wpływają na resztę zespołu.
Lista klientów
„Klienci” w menu to wszystkie osoby, z którymi wymieniacie wiadomości — niezależnie od kanału. Jedno miejsce do zarządzania bazą i łączenia duplikatów.