Obsługa — kontrahent, klient i po co to jest

Zanim zaczniesz wpisywać godziny: czym różni się kontrahent od klienta, jak włączyć Obsługę w swojej firmie i co ta część ABCare robi, a czego nie robi.

1. Do czego służy Obsługa

   „Obsługa” to miejsce, w którym widać, ile pracy poszło na każdą obsługiwaną firmę i co z tego zostało już zafakturowane. W jednym miejscu masz jej korespondencję, przepracowane godziny i wystawione faktury.

   Znajdziesz ją w menu po lewej — sekcja Obsługa z czterema pozycjami.

   

   Sekcja Obsługa w menu: Do rozliczenia, Kontrahenci, Raporty obsługi i Rejestr czasu.

2. Obsługę włączasz sam — i sam ją chowasz

   Nie każda firma rozlicza czas pracy dla innych firm, dlatego Obsługa jest przełącznikiem. Nowa firma zaczyna bez niej — włączasz ją odpowiedzią Tak, rozliczamy czas w kreatorze Pierwsze ustawienia albo w każdej chwili w Ustawienia → Funkcje firmy. Firmy, które korzystały z ABCare wcześniej, mają ją włączoną.

   Wyłączenie chowa sekcję Obsługa z menu, ale niczego nie kasuje — kontrahenci, godziny i faktury czekają i wracają po ponownym włączeniu. Szczegóły: Włączanie i wyłączanie zadań oraz rozliczania czasu.

   

   Krok „Rozliczanie czasu” w pierwszych ustawieniach: odpowiedź „Tak, rozliczamy czas” włącza Obsługę.

3. ABCare nie wystawia faktur

   To najważniejsze zastrzeżenie na start. Fakturę wystawiasz tam, gdzie zawsze — w swoim programie księgowym. Tutaj zapisujesz tylko jej numer, kwotę i daty, żeby było wiadomo, która praca została już rozliczona.

   Dzięki temu nie ma dwóch źródeł prawdy: dokument żyje w księgowości, a ABCare pilnuje tylko jednego — żeby ta sama praca nie trafiła na dwie faktury.

4. Kontrahent a klient — dwie różne rzeczy

   To najczęstsze źródło nieporozumień, więc od razu:

   • Kontrahent to firma, którą obsługujesz — na przykład sklep, dla którego pracujesz.
   • Klient to osoba, która pisze do tego sklepu, bo coś u niego kupiła albo chce kupić.

   Jeden kontrahent ma zwykle wielu klientów. Reszta ABCare — Zgłoszenia, Poczta, Klienci — mówi o klientach. Sekcja Obsługa mówi o kontrahentach.

5. Co gdzie znajdziesz

   • Do rozliczenia — praca czekająca na fakturę oraz rejestr faktur już wystawionych.
   • Kontrahenci — lista obsługiwanych firm, stawki, terminy płatności i karta każdej z nich (z niej otworzysz też Zestawienie prac).
   • Raporty obsługi — podsumowania za wybrany okres i zestawienia do Excela.
   • Rejestr czasu — wybierasz kontrahenta, a potem wpisujesz godziny formularzem albo licznikiem.

   Kto co z tego widzi, zależy od roli — na przykład rola Rozliczenia (dla księgowej) widzi kwoty i faktury, ale nie czyta zgłoszeń klientów. Szczegóły: Kto co widzi w Obsłudze.

6. Sprawdź również

   • Kontrahenci — firmy, które obsługujesz — od tego zaczynasz: dodanie firmy, stawka i termin płatności.
   • Włączanie i wyłączanie zadań oraz rozliczania czasu — jak włączyć albo schować Obsługę.
   • Kto co widzi w Obsłudze — która rola odblokowuje który ekran.
   • Do rozliczenia — rejestrowanie faktur — od zaznaczenia pracy do zablokowania wpisów.
   • Od zadania do faktury — film z całą drogą: zadanie, doliczenie czasu, rejestr, faktura.
   • Nowa firma do obsługi — film z ustawieniem nowego kontrahenta aż do pierwszej faktury.
   • Zamknięcie miesiąca — film: raport, zestawienie dla księgowej i odhaczanie wpłat.