Miejsce na dane — ile masz i co się dzieje, gdy się skończy

Dane i pliki mają osobne limity i jedno nie zabiera miejsca drugiemu. Tu ustawisz też największy pojedynczy plik (domyślnie 25 MB) i to, jak mocno zmniejszamy wysyłane zdjęcia. Po przekroczeniu limitu ABCare sam robi miejsce — od najstarszych.

1. Ile masz miejsca i gdzie to sprawdzisz

   Ustawienia → Miejsce. Na górze, obok siebie, stoją dwa osobne liczniki — każdy z własnym limitem, procentem i paskiem:

   • Dane — treść wiadomości i zadania. Domyślnie 1 GB.
   • Pliki — załączniki wiadomości i pliki z zadań. Domyślnie 10 GB.

   Jedno nie zabiera miejsca drugiemu. Możesz mieć pliki zapełnione w 80% i dane w 5% — to dwie niezależne półki.

   Pasek jest zielony, od 90% pomarańczowy, a na 100% czerwony. Pod spodem widać, kiedy liczyliśmy ostatnio; przycisk Przelicz teraz odświeża to od ręki.

   Obu tych limitów nie zmieniasz sam — są częścią usługi. Potrzebujesz więcej, napisz do nas.

   

2. Największy pojedynczy plik

   To jedyny limit, który ustawiasz sam. Karta Największy pojedynczy plik, pole Limit na jeden plik. Do wyboru: 5, 10, 25, 50 albo 100 MB. Domyślnie 25 MB — tyle, ile zwykle waży skan umowy albo krótkie nagranie z telefonu. Zapisuje się od razu.

   Limit obowiązuje wszędzie tam, gdzie dokładasz plik z wnętrza ABCare: w zadaniach, w zgłoszeniach i w wiadomościach e-mail.

   ⚠ To nie zwiększa Twojego miejsca. Zwiększa tylko wielkość jednego pliku. Przy 100 MB wystarczy kilkadziesiąt takich plików, żeby zająć cały przydział na pliki — a gdy się zapełni, zaczynamy kasować najstarsze załączniki, bez pytania i bez możliwości cofnięcia. Podnoś ten limit wtedy, gdy naprawdę musisz przesłać coś dużego, a nie „na zapas”.

   Jest jeszcze jedno zastrzeżenie: poczta wychodząca ma swoje własne, sztywne ograniczenia (25 MB na załącznik i 50 MB na całą wiadomość), których podniesienie tego limitu nie zmienia. Duży plik prześlesz więc wewnątrz ABCare, ale nie wyślesz go mailem do klienta.

3. Zmniejszanie zdjęć przed wysłaniem

   Zdjęcie z telefonu ma dziś cztery tysiące punktów szerokości i kilka megabajtów — w rozmowie nikt nie ogląda go w tej wielkości. Zmniejszamy je w Twojej przeglądarce, zanim cokolwiek poleci na serwer, więc wysyłka jest szybsza i zajmuje mniej miejsca.

   Zdjęcia, które dostajesz od klientów, zostają nietknięte — zmniejszamy wyłącznie to, co wysyłasz Ty.

   Trzy ustawienia:

   • Optymalne (zalecane) — zdjęcie z telefonu chudnie około dziesięciokrotnie, a numer seryjny i drobny druk dalej dają się odczytać. Zrzuty ekranu zwykle nie są w ogóle zmniejszane.
   • Łagodne — zdjęcie chudnie mniej więcej o połowę i nawet na powiększeniu nie widać różnicy wobec oryginału.
   • Nie zmniejszaj — plik idzie taki, jaki wybrałeś, co do bajta. Wysyłka trwa dłużej i zajmuje najwięcej miejsca.

   Jeśli zdjęcie bywa dowodem — na przykład przy reklamacjach — wybierz Łagodne albo Nie zmniejszaj.

   Ustawia się to w trzech miejscach osobno: zdjęcia w zadaniach tutaj, na tej stronie, a zdjęcia wysyłane do klientów — przy każdej skrzynce z osobna w Integracjach. Zmiana działa od następnego wysłanego zdjęcia.

4. Co się liczy do limitu

   Licznik Dane rozbija się na dwie pozycje:

   • Wiadomości i treści — treść e-maili i historia rozmów z klientami.
   • Zadania — zadania razem z opisami i komentarzami.

   Licznik Pliki to wszystkie załączniki — te przy wiadomościach, te z zadań i te z sejfu.

   Liczymy tylko to, co naprawdę u siebie trzymamy. Uzgadniamy stan raz na dobę w nocy, a nowe załączniki doliczamy na bieżąco.

5. Ostrzeżenie przy 90%

   Gdy któryś z liczników dobije do 90%, na górze strony pojawia się żółta ramka — na przykład Pliki zajmują 93% przyznanego miejsca.

   Mówi ona dwie rzeczy, obie ważne:

   • Nic nie przestaje działać. Wiadomości przychodzą i wychodzą normalnie, załączniki zapisują się dalej.
   • Nie musisz nic robić. Gdy miejsce się skończy, ABCare zacznie sam je zwalniać, od najstarszych rzeczy.

   Jeśli wolisz zdecydować sam, co zniknie jako pierwsze — zamknij sprawy już załatwione albo skróć czas przechowywania przy skrzynkach.

6. Co się dzieje po przekroczeniu limitu

   ABCare sam robi miejsce — nie przestaje przyjmować poczty. Usuwa od najstarszych, dokładnie w tej kolejności:

   1. Załączniki — od najstarszego. Wiadomość zostaje, a przy pliku widać, dlaczego go nie ma.
   2. Zamknięte zadania, od najdawniej zamkniętego — razem z komentarzami.
   3. Najdawniej zamknięte rozmowy z klientami — razem z wiadomościami.

   Skasowane załączniki znikają bezpowrotnie — niezależnie od tego, skąd przyszły. Nie pobierzemy ich ponownie; trzymamy je wyłącznie u siebie. Szczegóły: Co znika bezpowrotnie.

   

7. Gdy nie ma czego usunąć

   Może się zdarzyć, że miejsce się skończyło, a ABCare nie ma czego skasować — bo wszystko, co trzymamy, jest albo z ostatniej doby, albo należy do spraw, które nadal są otwarte. Wtedy zobaczysz czerwoną ramkę i mówimy o tym wprost, zamiast po cichu gubić pliki.

   Co to znaczy w praktyce: wiadomości przychodzą normalnie, ale nowe załączniki mogą nie zostać zapisane — przy takiej wiadomości zobaczysz o tym adnotację.

   Co możesz zrobić: zamknij sprawy, które są już załatwione (najstarsze z nich zwolnimy automatycznie), skróć czas przechowywania przy skrzynkach albo napisz do nas po większy pakiet.

8. Czego nie ruszamy nigdy

   • Niczego z ostatniej doby. Świeża korespondencja i świeże zadania są nietykalne, nawet gdy limit jest przekroczony.
   • Rozmów otwartych — kasujemy wyłącznie zamknięte.
   • Zadań w toku — zadanie bez daty zamknięcia trwa.

9. Jak zwolnić miejsce samodzielnie

   Nie musisz czekać, aż zrobimy to za Ciebie:

   • Skróć czas przechowywania przy skrzynkach — Integracje → karta konta. Osobno ustawiasz, jak długo trzymamy dane (całe zamknięte rozmowy) i jak długo załączniki. Podsumowanie wszystkich skrzynek widzisz na dole strony Miejsce.
   • Zamknij sprawy, które są załatwione — dopiero zamknięte wchodzą do kolejki zwalniania.
   • Skasuj pojedyncze pliki, których nie potrzebujesz — panel Pliki i media pokazuje wszystkie załączniki sprawy w jednym miejscu.
   • Zostaw zmniejszanie zdjęć na „Optymalne”, jeśli nie potrzebujesz zdjęć dowodowych.

   Ograniczenie czasu przechowywania kasuje pliki bezpowrotnie. Wiadomość zostaje, plik znika.

10. Sprawdź również

    • Co znika bezpowrotnie — czego nie odzyska już nikt, łącznie z nami.
    • Pliki i media — jak przejrzeć i skasować pojedynczy załącznik.
    • Integracje Allegro — gdzie ustawia się czas przechowywania danych i załączników.
    • Podłączenie skrzynki e-mail — te same ustawienia przy skrzynkach pocztowych.
    • Zadania i tablica — co dokładnie znika razem z zamkniętym zadaniem.