Autoodpowiedź — automatyczna odpowiedź na pierwszą wiadomość klienta

Klient pisze na Allegro albo e-mailem i od razu dostaje Twoje potwierdzenie, że wiadomość dotarła. Autoresponder ustawiasz raz: szybka odpowiedź z treścią i reguła w Akcjach automatycznych. Autoodpowiedź nie zmienia statusu — zgłoszenie zostaje „Otwarte”.

1. Jak działa autoodpowiedź

   Klient pisze do Ciebie na Allegro albo e-mailem, a ABCare od razu odsyła mu Twój tekst — na przykład, że wiadomość dotarła i kiedy zwykle odpowiadacie. Odpowiedź idzie tym samym kanałem, którym klient napisał.

   • Klient dostaje autoodpowiedź raz na zgłoszenie — na pierwszą wiadomość, nie na każdą kolejną.
   • Zgłoszenie zostaje „Otwarte” i dalej czeka na odpowiedź kogoś z zespołu.
   • Ustawiasz to raz, w dwóch krokach: najpierw treść (szybka odpowiedź), potem reguła, która ją wysyła.

2. Napisz treść w szybkiej odpowiedzi

   Wejdź w Ustawienia → Szybkie odpowiedzi i kliknij + Dodaj odpowiedź.

   • Skrót — np. autoodpowiedz.
   • Krótki opis — np. „Autoodpowiedź — potwierdzenie, że wiadomość dotarła”. Po nim znajdziesz ten tekst w regule.
   • Treść — to, co dostanie klient. Napisz, że wiadomość dotarła i kiedy odpowiecie. Możesz wstawić {{ticket_number}} — w to miejsce trafi numer zgłoszenia.

   Pole Podpowiadaj, gdy klient napisze zostaw puste. Kliknij Zapisz.

   Podpis wpisz w treść. Autoodpowiedź wychodzi bez stopki, którą dostają odpowiedzi pisane przez ludzi. Zakończ ją np. „Pozdrawiamy, {{company_name}}” — w to miejsce trafi nazwa Twojej firmy. Nie podpisuj jej imieniem osoby prowadzącej ({{assigned_agent_full_name}}): nowe zgłoszenie nie ma jeszcze opiekuna, więc w tym miejscu nic by się nie pojawiło.

   

   Nowa szybka odpowiedź: skrót, treść autoodpowiedzi i Zapisz. Dane DEMO.

3. Utwórz regułę

   Wejdź w Ustawienia → Akcje automatyczne i kliknij + Dodaj regułę. Wpisz nazwę, np. „Autoodpowiedź Allegro”, i ustaw:

   1. Kiedy — Pojawiło się nowe zgłoszenie w skrzynce.
   2. Wykonaj automatycznie — najwyżej raz na zgłoszenie.
   3. Warunki — kliknij + warunek, wybierz Kanał i zaznacz Allegro. Jeśli autoodpowiedź ma iść też na e-maile, zaznacz również E-mail.
   4. Akcje — kliknij + akcja. Pojawi się Odpowiedz szablonem: w polu Szybka odpowiedź wybierz tekst z poprzedniego kroku, a w Częstotliwości zostaw Tylko na pierwszą wiadomość klienta.

   Warunek Data wiadomości od… ABCare dodaje sam — zostaw go. Dzięki niemu automat odpowie tylko na nowe wiadomości, a nie na stare zgłoszenia. Kliknij Zapisz regułę.

   

   Reguła autoodpowiedzi: nowe zgłoszenie, raz na zgłoszenie, Kanał Allegro, szybka odpowiedź tylko na pierwszą wiadomość klienta. Dane DEMO.

4. Sprawdź, czy reguła jest włączona

   Reguła pojawi się na liście z włączonym przełącznikiem Aktywna. Od tej chwili każde nowe zgłoszenie z wybranego kanału dostanie autoodpowiedź.

   Tym samym przełącznikiem wyłączysz ją w dowolnej chwili. Treść zmieniasz w Szybkich odpowiedziach — reguła sama wyśle nową wersję.

   

   Reguła na liście Akcji automatycznych z włączonym przełącznikiem Aktywna. Dane DEMO.

5. Autoodpowiedź na e-maile

   Autoodpowiedź e-mailem wychodzi ze skrzynki, na którą przyszedł list. Ta skrzynka musi mieć w Integracjach włączony przełącznik Wysyłka z automatyzacji — po podłączeniu skrzynki jest wyłączony. Gdy go brakuje, okno reguły od razu ostrzega Ta reguła nie wyśle nic na e-maile i podaje nazwę skrzynki.

   Na listy oznaczone jako automatyczne (np. „poza biurem”) ABCare autoodpowiedzi nie wysyła.

6. Status zgłoszenia po autoodpowiedzi

   Autoodpowiedź wysłana z ABCare nie zmienia statusu. Zgłoszenie zostaje „Otwarte”, tak jak przed nią, i czeka na odpowiedź zespołu.

   Inaczej jest z wiadomością wysłaną z innego programu — np. z autorespondera w innej aplikacji podłączonej do Allegro albo z panelu Allegro. ABCare traktuje ją jak odpowiedź zespołu i przełącza zgłoszenie na „Czekamy na klienta”. Jeśli dotąd autoodpowiedź wysyłał inny program, ustaw ją w ABCare i wyłącz w tamtym programie — inaczej klient dostanie dwie wiadomości, a zgłoszenia będą wyglądały na obsłużone.

7. Autoodpowiedź tylko poza godzinami pracy

   Chcesz, żeby automat odpisywał tylko wieczorem i w nocy? Dodaj w regule warunek Godzina (czas polski) → jest jednym z i wpisz godziny po przecinku, np. 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Do weekendów służy warunek Dzień tygodnia — w osobnej grupie warunków (Warunki: wszystkie naraz czy którykolwiek).

   Odpisujesz zwykle sam w kilka minut? Ustaw odczekanie i warunek „Kto odpowiedział ostatni” — opis w Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam.

8. Sprawdź również

   • Akcje automatyczne — reguły, które pracują same — pełny opis reguł: kiedy, warunki, czynności.
   • Autoodpowiedź nie ma się wysłać, gdy odpiszesz sam — odczekanie i warunek „Kto odpowiedział ostatni”.
   • Jak często reguła ma się wykonać — raz na wiadomość czy raz na zgłoszenie.
   • Szybkie odpowiedzi — dłuższe teksty i podpowiedzi — jak pisać i poprawiać gotowe teksty.