Powiadomienia e-mail z zadań — kto i kiedy dostaje wiadomość

Dzwonek w programie działa dla każdego. Osobno można włączyć wybranym osobom wysyłkę e-mailem: gdy ktoś przypisze im zadanie albo wspomni je w komentarzu.

1. Co się zmienia, a co zostaje

   Dzwonek w programie zostaje bez zmian — działa dla wszystkich i nie trzeba go włączać.

   Dochodzi druga droga: e-mail, ale tylko dla osób, którym go włączysz. Nikt nie dostanie wiadomości, dopóki nie zaznaczysz mu tego przy koncie.

   Powiadomienia mailowe wychodzą przy dwóch zdarzeniach:

   • ktoś przypisał zadanie tej osobie jako wykonawcy,
   • ktoś wspomniał ją (wpisał @nazwę) w komentarzu do zadania.

2. Najpierw ustaw wysyłkę poczty

   Bez skonfigurowanej poczty żadna wiadomość nie wyjdzie.

   Wejdź w Ustawienia → Notyfikacje e-mail i uzupełnij dane serwera pocztowego (adres, port, login, hasło, adres nadawcy).

   W tej samej sekcji uzupełnij Adres programu dla odnośników w mailach — na przykład http://192.168.1.10:5010. Program nie zna adresu, spod którego pracownicy na niego wchodzą, więc bez tego pola wiadomość przyjdzie bez przycisku Otwórz zadanie.

3. Włącz maile wybranym osobom

   Wejdź w Użytkownicy, otwórz ustawienia wybranej osoby i w sekcji zadań zaznacz:

   • E-mail: przypisano zadanie — wiadomość, gdy ktoś ustawi tę osobę wykonawcą.
   • E-mail: wspomniano w zadaniu — wiadomość, gdy ktoś wpisze jej @nazwę w komentarzu.

   Oba przełączniki są niezależne — można włączyć tylko jeden. Zapisz zmiany.

   Wiadomość idzie na adres e-mail z konta użytkownika. Jeśli konto nie ma uzupełnionego adresu, mail nie wyjdzie — uzupełnij go przy koncie.

   

   Dwa niezależne przełączniki w ustawieniach użytkownika.

4. Co jest w wiadomości

   Mail ma wystarczyć, żeby zdecydować, czy sprawa jest pilna, bez otwierania programu. W środku jest:

   • nazwa zadania — w temacie i jako nagłówek wiadomości,
   • treść zadania — pełny opis wpisany przez zlecającego,
   • priorytet — Niski, Normalny, Wysoki albo Krytyczny,
   • status zadania,
   • termin, a gdy już minął — dopisek „po terminie”,
   • kto utworzył zadanie,
   • przycisk Otwórz zadanie prowadzący prosto do niego.

5. Sprawdź, co program wysłał

   Wiadomości nie idą od razu na serwer pocztowy — najpierw trafiają do kolejki, a program wysyła je porcjami.

   Wejdź w Kolejka e-mail w panelu administratora. Zobaczysz każdą wiadomość: do kogo, z jakim tematem, czy poszła i kiedy. Jest tam też przycisk wymuszający wysyłkę wszystkiego od razu.

   Jeśli wiadomość ma status błędu, w kolejce zobaczysz powód — najczęściej to zła konfiguracja serwera pocztowego.

6. Gdy ktoś mówi, że nie dostał maila

   Przejdź po kolei:

   1. Czy ta osoba ma włączony przełącznik w Użytkownikach?
   2. Czy jej konto ma uzupełniony adres e-mail?
   3. Czy w Ustawieniach jest skonfigurowana poczta?
   4. Czy wiadomość jest w Kolejce e-mail? Jeśli tak i ma błąd — problem jest po stronie serwera pocztowego.

   Program zapisuje też powód pominięcia każdego powiadomienia, więc na pytanie „czemu nie przyszło” da się odpowiedzieć bez zgadywania.

   Uwaga przy pierwszym włączeniu: maile wychodzą dla zdarzeń od tej chwili. Zaległe powiadomienia sprzed włączenia nie zostaną wysłane — inaczej po włączeniu przyszedłby tydzień historii naraz.

7. Sprawdź również

   • Zadania ogólne — zakładanie zadań, wykonawcy i komentarze.
   • Powiadomienia i przypomnienia — dzwonek w programie i odkładanie zadań na później.
   • Kolejka e-maili — co poszło, a co utknęło — podgląd wszystkich wysłanych wiadomości.