Dokumenty pracowników — kartoteki kadrowe

Prowadź w jednym miejscu kartoteki kadrowe pracowników: stanowisko, rodzaj umowy, status studenta i kompletność dokumentów — a system sam przypomni o kończącej się umowie lub wygasającym statusie studenta.

1. Otwórz Dokumenty pracowników

   W menu Urlopy wybierz Dokumenty pracowników. Na liście widać stanowisko, rodzaj umowy, koniec umowy (na czerwono, gdy blisko) i skrót kompletności dokumentów. U góry przełączasz filtr: Wszyscy / Kompletni / Do uzupełnienia.

   

   Lista kartotek ze skrótem kompletności; u góry filtr Wszyscy / Kompletni / Do uzupełnienia.

2. Dodaj stanowiska (raz)

   W zakładce Stanowiska dodaj stanowiska występujące w firmie (np. „Magazynier”). Będą do wyboru w kartotekach. Niepotrzebne możesz dezaktywować — bez kasowania danych osób, które je mają.

   

   Słownik stanowisk — dodawanie, zmiana nazwy, włączanie/wyłączanie.

3. Załóż kartotekę pracownika

   W zakładce Pracownicy kliknij Dodaj / uzupełnij kartotekę. Wybierz pracownika, stanowisko i rodzaj umowy (o pracę lub zlecenie). Po zapisaniu wracasz od razu do listy — skany dokumentów dodasz, otwierając kartotekę do edycji.

4. Uzupełnij dane zależne od umowy

   Dla umowy o pracę podaj etat i zaznacz: szkolenie BHP, orzeczenie lekarskie, dokumenty od księgowej. Dla umowy zlecenie — czy umowa jest podpisana. Dla obu rodzajów: ocena ryzyka zawodowego i wydana karta odzieży. Możesz też wpisać datę końca umowy.

   

   Kartoteka dla umowy o pracę — etat oraz BHP, orzeczenie lekarskie, dokumenty od księgowej. Przy umowie zlecenie te pola się chowają.

5. Status studenta i legitymacja

   Dla każdego rodzaju umowy możesz zaznaczyć Ma status studenta i wpisać datę Status ważny do. Skan legitymacji dodaj jako załącznik pracownika (w kartotece). Puste pole daty = nie pilnujemy wygaśnięcia; z datą — system przypomni przed jej upływem, żeby osoba dostarczyła aktualne zaświadczenie.

   

   Status studenta z datą ważności — dostępny przy umowie o pracę i zleceniu.

6. Przypomnienie o końcu umowy i statusie studenta

   Jeśli podasz datę końca umowy lub datę ważności statusu studenta, system sam utworzy zadanie przed jej upływem (domyślnie 14 dni wcześniej). Ile dni wcześniej i komu przypisać zadanie ustawisz na górze zakładki Pracownicy.

7. Sprawdź, komu czego brakuje

   Przy każdym pracowniku widać, które dokumenty są już odhaczone (zielone „✓”), a których brakuje (czerwone). U góry listy filtrujesz: Kompletni (wszystko zrobione) albo Do uzupełnienia (czegoś brakuje) — od razu wiesz, kim się zająć.

   

   Skrót kompletności przy pracowniku oraz plakietka statusu studenta.

8. Wzory dokumentów z podziałem na typy

   W zakładce Załączniki (wzory) wgrasz wspólne wzory: umowa o pracę, umowa zlecenie, ocena ryzyka itd. Możesz nadać wzorom typ (np. „Ocena ryzyka zawodowego”), żeby je nazwać i później filtrować — każdy typ ma własne pliki. Wzory widzą wszyscy z dostępem do modułu; przy każdym pliku masz Pobierz i Usuń.

   

   Nadaj wzorom typ, aby je pogrupować i filtrować.

9. Kto ma dostęp

   Dostęp do modułu włącza się każdemu użytkownikowi osobno w panelu Użytkownicy (administrator ma zawsze).

10. Sprawdź również

    • Jak złożyć wniosek urlopowy — jak pracownik składa wniosek o urlop.
    • Urlopy i nieobecności — jak działają wnioski urlopowe, wspólny kalendarz i zestawienie roczne.
    • Powiadomienia i przypomnienia — gdzie pojawi się przypomnienie o kończącej się umowie.