Dokumenty pracowników — kartoteki kadrowe

Prowadź w jednym miejscu kartoteki kadrowe pracowników: stanowisko, rodzaj umowy, status studenta i kompletność dokumentów — a system sam przypomni o kończącej się umowie lub wygasającym statusie studenta i pozwoli zdecydować, czy ją przedłużasz.

1. Otwórz Dokumenty pracowników

   W menu Urlopy wybierz Dokumenty pracowników. Na liście widać stanowisko, rodzaj umowy, koniec umowy (na czerwono, gdy blisko) i skrót kompletności dokumentów. U góry przełączasz filtr: Wszyscy / Kompletni / Do uzupełnienia.

   

   Lista kartotek: kończąca się umowa na czerwono, zakończona współpraca na szaro, po prawej przyciski decyzji.

2. Dodaj stanowiska (raz)

   W zakładce Stanowiska dodaj stanowiska występujące w firmie (np. „Magazynier”). Będą do wyboru w kartotekach. Niepotrzebne możesz dezaktywować — bez kasowania danych osób, które je mają.
   
   Przy każdym stanowisku jest przełącznik karta odzieży. Włączony (tak jest domyślnie) oznacza, że na tym stanowisku wydajecie odzież roboczą. Wyłącz go dla stanowisk biurowych — wtedy pole o karcie odzieży w ogóle nie pojawi się w kartotekach tych osób.

   

   Słownik stanowisk. Plakietka „karta odzieży” i przełącznik przy każdym stanowisku.

3. Załóż kartotekę pracownika

   W zakładce Pracownicy kliknij Dodaj / uzupełnij kartotekę. Wybierz pracownika, stanowisko i rodzaj umowy (o pracę lub zlecenie). Po zapisaniu wracasz od razu do listy — skany dokumentów dodasz, otwierając kartotekę do edycji.

4. Uzupełnij dane zależne od umowy

   Dla umowy o pracę podaj etat i zaznacz: szkolenie BHP, orzeczenie lekarskie, dokumenty od księgowej. Dla umowy zlecenie — czy umowa jest podpisana. Dla obu rodzajów: ocena ryzyka zawodowego, a na stanowiskach, które tego wymagają — wydana karta odzieży. Możesz też wpisać datę końca umowy.

   

   Kartoteka dla umowy o pracę — etat oraz BHP, orzeczenie lekarskie, dokumenty od księgowej. Przy umowie zlecenie te pola się chowają.

5. Ustaw roczny limit urlopu

   W kartotece, w sekcji Urlop, ustawiasz Dni na rok — pulę urlopu wypoczynkowego tego pracownika. Domyślnie 26.

   Zaznacz Bez limitu, gdy komuś nie liczymy puli (np. zarząd albo współpraca B2B) — wtedy pole z dniami jest nieaktywne, a przy pracowniku widnieje „bez limitu”.

   Ta wartość steruje licznikiem pozostało w module Urlopy i w Kalendarzu zespołu — czyli wnioski urlopowe rozliczają się właśnie od niej. Na liście kartotek limit widać w kolumnie Urlop / rok.

   

   Sekcja Urlop w kartotece: dni na rok albo brak limitu.

6. Karta odzieży tylko tam, gdzie jest potrzebna

   Na stanowisku z wyłączoną kartą odzieży (np. biuro) w kartotece nie ma czego odhaczać — zamiast pola widać krótką informację, że to stanowisko odzieży nie dotyczy. Taki pracownik nie będzie też wisiał na liście Do uzupełnienia z powodu odzieży, której i tak nikt mu nie wyda.

   

   Kartoteka pracownika biurowego — pole o karcie odzieży się nie pokazuje.

7. Status studenta i legitymacja

   Dla każdego rodzaju umowy możesz zaznaczyć Ma status studenta i wpisać datę Status ważny do. Skan legitymacji dodaj jako załącznik pracownika (w kartotece). Puste pole daty = nie pilnujemy wygaśnięcia; z datą — system przypomni przed jej upływem, żeby osoba dostarczyła aktualne zaświadczenie.

   

   Status studenta z datą ważności — dostępny przy umowie o pracę i zleceniu.

8. Przypomnienie o końcu umowy i statusie studenta

   Jeśli podasz datę końca umowy lub datę ważności statusu studenta, system sam utworzy zadanie przed jej upływem (domyślnie 14 dni wcześniej). Ile dni wcześniej i komu przypisać zadanie ustawisz na górze zakładki Pracownicy.
   
   Zadanie nie zostaje z Tobą na zawsze — gdy podejmiesz decyzję (przedłużasz albo kończycie współpracę), domknie się samo, z notatką o tym, co ustalono.

9. Przedłuż umowę jednym kliknięciem

   Przy kartotece z datą końca umowy jest przycisk Przedłuż umowę (ikona kalendarza). Otwiera okienko z nową datą końca — domyślnie rok do przodu, możesz zmienić. Po zapisaniu:

   • kartoteka ma nową datę końca,
   • przypomnienie odezwie się ponownie przed nowym terminem,
   • stare zadanie o kończącej się umowie zostaje domknięte.

   

   Okno przedłużenia umowy — podpowiadamy datę rok do przodu.

10. Albo zakończ współpracę

    Jeśli umowy nie przedłużacie, kliknij Zakończ współpracę i podaj datę zakończenia (domyślnie dzień końca umowy). Wtedy:

    • kartoteka dostaje szarą plakietkę współpraca zakończona zamiast czerwonej daty,
    • przestajemy przypominać o umowie i statusie studenta,
    • pracownik znika z licznika Do uzupełnienia — nikt już nie donosi jego dokumentów,
    • zadanie z przypomnieniem zostaje domknięte.

    Konto pracownika zostaje nietknięte — dalej może się zalogować, dopóki nie wyłączysz go w panelu Użytkownicy. Pomyłkę cofa przycisk Cofnij zakończenie współpracy przy kartotece.

    

    Okno zakończenia współpracy — data i wyjaśnienie, co się zmieni.

11. Sprawdź, komu czego brakuje

    Przy każdym pracowniku widać, które dokumenty są już odhaczone (zielone „✓”), a których brakuje (czerwone). U góry listy filtrujesz: Kompletni (wszystko zrobione) albo Do uzupełnienia (czegoś brakuje) — od razu wiesz, kim się zająć. Zakończone współprace nie liczą się do „Do uzupełnienia”.

    

    Lista kartotek — stanowisko, umowa, limit urlopu i komplet dokumentów.

12. Wzory dokumentów z podziałem na typy

    W zakładce Załączniki (wzory) wgrasz wspólne wzory: umowa o pracę, umowa zlecenie, ocena ryzyka itd. Możesz nadać wzorom typ (np. „Ocena ryzyka zawodowego”), żeby je nazwać i później filtrować — każdy typ ma własne pliki. Wzory widzą wszyscy z dostępem do modułu; przy każdym pliku masz Pobierz i Usuń.

    

    Nadaj wzorom typ, aby je pogrupować i filtrować.

13. Kto ma dostęp

    Dostęp do modułu włącza się każdemu użytkownikowi osobno w panelu Użytkownicy (administrator ma zawsze).

14. Sprawdź również

    • Jak złożyć wniosek urlopowy — jak pracownik składa wniosek o urlop.
    • Urlopy i nieobecności — jak działają wnioski urlopowe, wspólny kalendarz i zestawienie roczne.
    • Powiadomienia i przypomnienia — gdzie pojawi się przypomnienie o kończącej się umowie.
    • Historia logowań — kiedy ta osoba ostatnio pracowała w programie.