Zakładanie kartotek w Subiekcie na podstawie zamówień

Klient zamawia towar, którego nie masz w kartotece Subiekta GT. Zamiast wstrzymywać dokument, AB Connect może założyć kartotekę sam — w chwili wystawiania dokumentu albo masowo, przy synchronizacji stanów.

1. Dwie opcje, dwa różne momenty

   W sekcji Produkty znajdziesz dwa niezależne przełączniki. Robią podobną rzecz, ale w innym momencie:

   • Twórz produkty jeśli nie istnieją w Subiekcie (przy dokumentach) — kartoteka powstaje w chwili wystawiania dokumentu, tylko dla tego towaru, którego zabrakło,
   • Twórz produkty w Subiekcie na podstawie produktów z OMS (Sellasist) — przy każdej synchronizacji stanów program przegląda produkty z OMS i zakłada kartoteki dla wszystkich, których w Subiekcie nie ma.

   Możesz włączyć jedną, drugą albo obie. Druga opcja działa masowo, więc traktuj ją ostrożnie.

2. Zakładanie przy wystawianiu dokumentu

   Włącz Twórz produkty jeśli nie istnieją w Subiekcie (przy dokumentach), jeśli chcesz, żeby dokument powstał mimo brakującej kartoteki.

   Bez tej opcji zachowanie przy brakującym produkcie ustawiasz osobno — patrz Jak AB Connect rozpoznaje produkty, sekcja o brakujących produktach.

   

   Przełącznik zakładania kartotek w trakcie wystawiania dokumentu.

3. Masowe zakładanie na podstawie produktów z OMS

   Włącz Twórz produkty w Subiekcie na podstawie produktów z OMS (Sellasist), jeśli chcesz przenieść do Subiekta asortyment, który powstał najpierw w OMS.

   Program pomija przy tym warianty produktów, produkty oznaczone jako zestaw, produkty zarchiwizowane oraz takie, które nie mają wypełnionego symbolu.

   

   Przełącznik masowego zakładania kartotek na podstawie produktów z OMS.

4. Ustaw stawkę VAT dla nowych kartotek

   Po włączeniu masowego zakładania pojawi się opcja Tworząc produkty w ERP używaj stawki VAT 23%.

   • Wyłączona — nowa kartoteka dostaje stawkę VAT z produktu w OMS.
   • Włączona — nowa kartoteka zawsze dostaje 23%, niezależnie od tego, co jest w OMS.

   Włącz ją, jeśli stawki w OMS bywają niedopilnowane, a Ty i tak weryfikujesz je później w Subiekcie. Przy asortymencie z realnie różnymi stawkami (książki, żywność) zostaw wyłączoną.

   

   Wymuszenie stawki 23% na nowo zakładanych kartotekach.

5. Co dokładnie powstaje w Subiekcie

   Nowa kartoteka dostaje tylko podstawy:

   • symbol — przycinany do 20 znaków,
   • nazwę — przycinaną do 50 znaków,
   • podstawowy kod kreskowy,
   • stawkę VAT zakupu i sprzedaży.

   Kartoteka powstaje bez ceny, bez stanu i bez znacznika Pozycja do sklepu internetowego. To pozycja techniczna, którą trzeba uzupełnić.

   Skracanie nazwy i symbolu bywa zaskakujące. Jeśli w OMS masz długie nazwy, w Subiekcie zobaczysz ucięte końcówki, a dwa produkty o podobnych, długich symbolach mogą po przycięciu wyglądać identycznie.

6. Ochrona przed duplikatami

   Subiekt nie pozwala na dwie kartoteki o tym samym symbolu ani na dwa takie same podstawowe kody kreskowe. Jeśli AB Connect trafi na taki przypadek, kartoteka nie powstanie, a w logach pojawi się komunikat o tym, że symbol albo EAN musi być unikalny. Dokument nie zostanie przez to porzucony po cichu — informacja wyląduje w logach.

   Przy masowym zakładaniu z OMS program dodatkowo sprawdza wszystkie kartoteki w Subiekcie — również usługi i towary bez stanu, których nie widać przy zwykłej synchronizacji stanów. Dzięki temu nie zakłada drugiej kartoteki dla towaru, który leży na magazynie, którego nie zaznaczyłeś. Pominięte produkty wypisuje w logach.

7. Najpierw dopasowanie, dopiero potem zakładanie

   To najważniejsze ostrzeżenie w tej instrukcji. Automatyczne zakładanie kartotek działa dokładnie tak dobrze, jak ustawione dopasowanie produktów. Jeśli program nie potrafi skojarzyć produktu z istniejącą kartoteką, uzna go za nowy i założy duplikat.

   Kolejność jest więc taka:

   1. ustaw i sprawdź dopasowanie — Jak AB Connect rozpoznaje produkty,
   2. włącz Włącz logi z aktualizacji stanów i zobacz w logach listę produktów bez odpowiednika w Subiekcie,
   3. dopiero gdy ta lista wygląda sensownie, włącz zakładanie kartotek.

8. Zapisz zmiany

   Kliknij Zapisz zmiany i potwierdź Zapisz i uruchom ponownie. Po pierwszym przebiegu przejrzyj w Subiekcie nowo powstałe kartoteki i uzupełnij im ceny, magazyn oraz znacznik pozycji do sklepu internetowego.

9. Sprawdź również

   • Jak AB Connect rozpoznaje produkty — SKU, EAN czy pole własne — warunek konieczny, żeby nie robić duplikatów.
   • Automatyczne dodawanie produktów z Subiekta do OMS — ta sama sprawa w drugą stronę.
   • Który dokument powstanie w Subiekcie — co dzieje się z zamówieniem, gdy pozycji brakuje.
   • Logi aplikacji — gdzie szukać i jak czytać — tam trafiają komunikaty o nieudanym zakładaniu kartotek.