Numer KSeF i PDF z numerem w zamówieniu

Numer KSeF nadawany jest już po wystawieniu faktury. AB Connect potrafi go dopilnować i dopiero wtedy wgrać klientowi do zamówienia numer oraz PDF z tym numerem — zamiast wersji bez niego.

1. Dlaczego to osobna funkcja

   Faktura powstaje w Subiekcie od razu, ale numer KSeF pojawia się na niej dopiero po przyjęciu dokumentu przez Krajowy System e-Faktur. Może to potrwać.

   Gdyby integrator wgrał PDF od razu po wystawieniu, klient dostałby plik bez numeru KSeF. Dlatego jest osobny mechanizm, który cyklicznie sprawdza, czy numer już jest, i dopiero wtedy uzupełnia zamówienie w OMS.

   Wszystkie ustawienia znajdziesz w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur.

2. Włącz sprawdzanie numeru

   Włącz przełącznik Sprawdzaj czy numer KSeF został nadany. Dopiero po nim pojawią się wszystkie pozostałe ustawienia opisane w tej instrukcji.

   Po zapisaniu zmian uruchom program ponownie — sprawdzanie numerów startuje razem z aplikacją. Bez restartu nic nie zacznie działać, nawet jeśli ustawienia są zapisane poprawnie.

   

   Główny przełącznik sprawdzania, czy numer KSeF został już nadany.

3. Pułapka: sam przełącznik niczego nie uruchamia

   To najważniejsza informacja w całej instrukcji. Włączenie sprawdzania nie wystarczy. Mechanizm w ogóle nie wystartuje, dopóki nie ustawisz przynajmniej jednej z dwóch rzeczy:

   • Pole dodatkowe dla numeru KSeF (faktura) — ustawione na konkretne pole, a nie na Nie wgrywaj (krok 5),
   • albo Po nadaniu numeru KSeF – wgraj PDF do OMS — włączone (krok 4).

   Jeżeli obie te rzeczy zostaną nietknięte, przełącznik ze zrzutu powyżej będzie włączony, ustawienia zapisane, a mimo to nic się nie wydarzy — i nie zobaczysz żadnego ostrzeżenia.

   Drugi haczyk: liczy się wyłącznie pole dla faktury. Ustawienie samego Pola dodatkowego dla numeru KSeF (korekta), bez pola dla faktury i bez wgrywania PDF, nie uruchomi sprawdzania — a więc numery korekt też nie będą uzupełniane.

4. Ustaw częstotliwość i wgrywanie PDF

   Co ile minut sprawdzać czy numer KSeF został nadany — minimum 1 minuta, domyślnie 10. Częstsze sprawdzanie oznacza więcej zapytań do Subiekta; dla większości wdrożeń domyślna wartość jest w sam raz.

   Po nadaniu numeru KSeF – wgraj PDF do OMS — po pojawieniu się numeru integrator generuje wydruk faktury i wgrywa go do zamówienia w OMS. Plik trafia do tego samego pola, do którego normalnie wgrywana jest faktura (a przy korekcie — do pola korekt).

   Warto tę opcję połączyć z przełącznikiem Przy eFakturze nie wgrywaj PDF do OMS. Bez niego klient dostaje najpierw plik bez numeru KSeF, a po chwili drugi — z numerem. Z nim czeka na jedną, właściwą wersję.

   

   Przełącznik wgrywania PDF po nadaniu numeru; nad nim pole z częstotliwością sprawdzania.

5. Wskaż pola na numer KSeF

   Aby numer KSeF był widoczny przy zamówieniu, wskaż pola dodatkowe w OMS:

   • Pole dodatkowe dla numeru KSeF (faktura),
   • Pole dodatkowe dla numeru KSeF (korekta).

   Oba muszą być w OMS polami tekstowymi. Pozycja Nie wgrywaj wyłącza uzupełnianie danego numeru.

   Jeśli lista pól jest pusta, sprawdź połączenie z OMS — pola dodatkowe są pobierane prosto stamtąd.

   

   Wybór pola dodatkowego, do którego trafi numer KSeF faktury.

6. Wybierz wzorce wydruku dla plików KSeF

   Gdy włączysz wgrywanie PDF, pojawią się trzy pola z wzorcami wydruku z Subiekta. Najpierw kliknij Pobierz dane z subiekta, żeby listy się wypełniły.

   • Wzorzec wydruku dla faktury KSeF — używany dla zwykłych faktur.
   • Wzorzec wydruku dla korekty KSeF — używany dla korekt.
   • Wzorzec wydruku dla faktury WDT KSeF — używany dla faktur wewnątrzwspólnotowych. Jeśli go nie wskażesz, faktury WDT drukują się wzorcem z pierwszej pozycji.

   Pozycja Domyślny oznacza wzorzec standardowy Subiekta. Warto wskazać własne wzorce, bo to one decydują, jak wygląda dokument, który zobaczy klient — łącznie z tym, czy numer KSeF jest na wydruku widoczny.

   

   Wybór wzorca wydruku dla faktury KSeF; wzorce korekty i WDT są tuż pod nim.

7. Zapisz, zrestartuj i sprawdź

   Kliknij Zapisz zmiany, a potem uruchom program ponownie.

   Następnie wystaw jedną fakturę oznaczoną jako eFaktura i poczekaj. Po nadaniu numeru przez KSeF przy zamówieniu w OMS powinien pojawić się numer w polu dodatkowym, a jeśli włączyłeś wgrywanie — także plik PDF. Otwórz go i sprawdź, czy numer KSeF jest na wydruku.

   Jeśli po odczekaniu kilku interwałów nic się nie dzieje, wróć do kroku 3 — to zdecydowanie najczęstsza przyczyna.

8. Co się dzieje po restarcie i przy zaległych fakturach

   Integrator pamięta, które numery KSeF już wgrał, więc restart programu nie powoduje ponownego wgrywania tych samych plików do zamówień.

   Dodatkowo co jakiś czas przegląda faktury z ostatniej doby i uzupełnia te, które zostały po drodze pominięte — na przykład dlatego, że Subiekt zarejestrował numer z wcześniejszą datą. Nie musisz nic w tej sprawie robić.

   Uwaga: mechanizm zaczyna obserwację od chwili pierwszego uruchomienia. Faktury sprzed włączenia tej funkcji nie zostaną uzupełnione wstecz.

9. Sprawdź również

   • KSeF — oznaczanie faktur jako eFaktury — bez tego żadna faktura nie trafi do KSeF i nie dostanie numeru.
   • PDF dokumentu do OMS — do jakiego pola trafia plik i jakiego typu musi ono być.
   • Korekty faktur — osobne pole na numer i osobny wzorzec wydruku.
   • Logi aplikacji — gdzie sprawdzić, czy numer został pobrany i plik wgrany.