Proforma w PDF do zamówienia — wysyłka po zmianie statusu

Przestawiasz zamówienie na wybrany status, a AB Connect sam wgrywa do niego proformę w PDF — wydruk Zamówienia Klienta z Subiekta GT. Klient ma dokument przy swoim zamówieniu, bez Twojego udziału.

1. Co ta funkcja robi (i czego nie robi)

   Gdy zamówienie w OMS trafi na wskazany przez Ciebie status, AB Connect zakłada (albo aktualizuje) Zamówienie Klienta w Subiekcie GT, drukuje je do pliku PDF wybranym wzorcem wydruku i wgrywa ten plik do zamówienia w OMS.

   Ważne: to wydruk Zamówienia Klienta, a nie faktura. W Subiekcie nie powstaje żaden dokument sprzedaży ani wpis w rejestrze VAT — powstaje wyłącznie Zamówienie Klienta. Słowo Proforma to nazwa wzorca wydruku, który zakładasz u siebie w Subiekcie (krok 2) — to on decyduje, że wydruk wygląda jak proforma.

   Funkcja dotyczy Subiekta GT i Navireo. Działa w pełnej wersji AB Connect.

2. Przygotuj wzorzec wydruku w Subiekcie GT

   W Subiekcie GT przygotuj wzorzec wydruku dla Zamówienia Klienta i nazwij go tak, jak ma się nazywać dokument dla klienta — najczęściej Proforma.

   To ten wzorzec decyduje o wyglądzie pliku, który dostanie klient: jakie dane się na nim znajdą, jaka będzie stopka i warunki płatności. Warto go przygotować i wydrukować próbnie w samym Subiekcie, zanim włączysz automat.

   Wzorzec nie może być zablokowany — zablokowanych AB Connect nie pokaże na liście w kroku 8.

3. Załóż w OMS pole na plik

   W OMS dodaj na karcie zamówienia pole dodatkowe, do którego będzie trafiał plik. Pole musi być typu Plik.

   Koniecznie sprawdź podtyp pola — musi być ustawiony na PDF. Pole typu Plik z innym podtypem odrzuci wgrywany dokument, a w konfiguratorze wszystko będzie wyglądało na poprawnie ustawione.

   Nazwij je czytelnie, na przykład Proforma PDF — tę nazwę zobaczysz za chwilę na liście w konfiguratorze.

   Jak dodać pole dodatkowe, opisuje instrukcja Sellasist.

4. Otwórz sekcję Dokumenty ZK i włącz reagowanie na status

   W AB Connect wejdź w Konfiguracja, a w menu po lewej wybierz Dokumenty ZK. Wszystkie pozostałe ustawienia z tej instrukcji znajdziesz w tej jednej sekcji.

   W polu Kiedy tworzyć ZK zaznacz Zmiana statusu zamówienia. Bez tego zmiana statusu w OMS niczego nie uruchomi.

   

   Sekcja Dokumenty ZK — zaznaczona opcja „Zmiana statusu zamówienia”.

5. Wskaż status, po którym ma powstać proforma

   W polu Status dla tworzenia i aktualizacji ZK wybierz status, na który przestawiasz zamówienie, gdy klient ma dostać proformę — na przykład Proforma — do wysłania. Jeśli takich statusów ma być kilka, resztę dopisz w Dodatkowe statusy dla tworzenia i aktualizacji ZK.

   Nie używaj do tego listy Statusy do aktualizacji ZK bez zmiany statusu w OMS. Zamówienie Klienta owszem się zaktualizuje, ale plik nie trafi do OMS — to najczęstsza przyczyna sytuacji „wszystko ustawione, a PDF-a nie ma”.

   

   Lista statusów pobrana z OMS — zaznaczony status, po którym powstanie Zamówienie Klienta.

6. Włącz przesyłanie ZK w formie PDF

   Niżej w tej samej sekcji znajdź Przesyłaj ZK jako PDF do pola dodatkowego (Sellasist) i włącz przełącznik.

   Dopiero po jego włączeniu pokażą się dwa kolejne ustawienia — pole na plik i mapowanie wzorca. Jeśli ich nie widzisz, przełącznik jest jeszcze wyłączony.

   

   Przełącznik „Przesyłaj ZK w formie PDF do pola dodatkowego w Sellasist” — tutaj jeszcze wyłączony.

7. Wybierz pole, do którego trafi PDF

   W polu Pole dodatkowe dla PDF z ZK wskaż pole założone w kroku 3 — na przykład Proforma PDF. To do niego AB Connect wgra gotowy plik.

   Jeśli lista jest pusta, wróć do ustawień OMS i sprawdź połączenie — pola dodatkowe są pobierane prosto z OMS.

   

   Lista pól dodatkowych z zamówienia w OMS — wskazane pole „Proforma PDF”.

8. Połącz status ze wzorcem wydruku

   Ten krok decyduje o tym, jak będzie wyglądał plik.

   1. Kliknij Pobierz dane z subiekta — dopiero wtedy AB Connect zna listę Twoich wzorców wydruku. Bez tego po prawej stronie zamiast nazw zobaczysz zablokowane pole.
   2. Kliknij Dodaj nowe mapowanie.
   3. Po lewej, przy Status:, wybierz ten sam status co w kroku 5.
   4. Po prawej wybierz wzorzec przygotowany w kroku 2 — na przykład Proforma.

   Jeśli statusów jest kilka, dodaj osobny wiersz dla każdego. Status bez własnego wiersza nie wygeneruje żadnego pliku — Zamówienie Klienta powstanie normalnie, PDF-a po prostu nie będzie i nie zobaczysz o tym żadnego komunikatu.

   

   Mapowanie: status z OMS ⇒ wzorzec wydruku z Subiekta. ① pobierz listę wzorców, ② dodaj wiersz.

9. Ustaw pole na komunikat błędu (zalecane)

   W polu Pole dodatkowe dla błędu tworzenia dokumentu wskaż osobne pole tekstowe w OMS.

   Dzięki temu, jeśli coś pójdzie nie tak, opis problemu pojawi się przy samym zamówieniu — zobaczysz go od razu w panelu OMS, bez zaglądania do AB Connect.

   

   Pole, w którym pojawi się opis problemu przy zamówieniu.

10. Zapisz i sprawdź na jednym zamówieniu

    Kliknij Zapisz zmiany.

    Potem weź jedno zamówienie w OMS i przestaw je na skonfigurowany status. Po chwili w polu Proforma PDF przy tym zamówieniu powinien pojawić się plik. Otwórz go i sprawdź, czy wygląda tak, jak przygotowałeś wzorzec w Subiekcie.

    Jeśli ponownie ustawisz ten sam status, plik zostanie wygenerowany od nowa i zastąpi poprzedni.

11. Gdy plik się nie pojawia

    • Status nie ma swojego wiersza w mapowaniu — najczęstsza przyczyna. Wróć do kroku 8 i sprawdź, czy status z kroku 5 na pewno jest na liście.
    • Status wpisany w „Statusy do aktualizacji ZK bez zmiany statusu w OMS” — przy tej liście plik nigdy nie trafia do OMS.
    • Pole w OMS ma zły typ albo zły podtyp — musi być typu Plik z podtypem PDF.
    • Zamówienie Klienta zostało już zrealizowane dokumentem — jeśli powstała z niego faktura lub paragon, AB Connect nie rusza takiego zamówienia i nie tworzy pliku.
    • Wzorzec wydruku został usunięty w Subiekcie — plik powstanie, ale wydrukowany domyślnym wzorcem, więc będzie wyglądał inaczej niż oczekujesz. Wskaż wzorzec ponownie w kroku 8.

    Jeśli to nie pomaga, zajrzyj do Logi w menu po lewej i sprawdź zapis z chwili, w której zmieniałeś status.

12. Sprawdź również

    • Tworzenie i obsługa ZK (Zamówień Klienta) — pozostałe ustawienia Zamówień Klienta: statusy, rezerwacje stanu, komplety.
    • Wystawianie dokumentów — faktury, paragony, WZ — jak z Zamówienia Klienta powstaje właściwy dokument sprzedaży.
    • Logi aplikacji — gdzie szukać i jak czytać — jak sprawdzić, co wydarzyło się przy konkretnym zamówieniu.