Kontrahenci dla sprzedaży detalicznej

Domyślnie klient bez NIP-u nie zostaje w kartotece Subiekta — powstaje kontrahent jednorazowy. Ta instrukcja pokazuje, jak włączyć zakładanie stałych kartotek i jakie dodatkowe opcje wtedy dochodzą.

1. Zdecyduj, czy klient detaliczny ma zostawać w bazie

   Bez żadnych zmian w ustawieniach zamówienie bez NIP-u trafia na kontrahenta jednorazowego: dane klienta widnieją na dokumencie, ale w kartotece Subiekta nic nie zostaje. To wygodne, gdy nie chcesz zaśmiecać bazy jednorazowymi zakupami.

   Stała kartoteka przydaje się, gdy chcesz mieć historię klienta, przypisywać go do grup albo trzymać w kartotece adres dostawy. Wtedy przejdź do kolejnego kroku.

2. Włącz tworzenie kontrahenta w bazie

   W konfiguratorze otwórz sekcję Kontrahenci i włącz przełącznik Twórz kontrahenta w bazie dla faktur detalicznych.

   To jest przełącznik nadrzędny. Dopiero po jego włączeniu pod spodem pojawią się trzy kolejne ustawienia, opisane w krokach 3–5:

   • Mapuj kontrahentów po numerze telefonu
   • Wpisz adres dostawy w karcie kontrahenta
   • Mapuj klienta z pola własnego OMS na pole własne Subiekta

   Jeśli szukasz którejś z nich i jej nie widzisz — ten przełącznik jest jeszcze wyłączony.

   

   Przełącznik tworzenia kontrahenta w bazie — od niego zależy widoczność kolejnych trzech opcji.

3. Rozpoznawanie wracającego klienta po telefonie

   Opcja Mapuj kontrahentów po numerze telefonu ma sprawić, żeby wracający klient trafiał na swoją starą kartotekę zamiast na nową.

   Zanim ją włączysz, przeczytaj to: integrator wyciąga z numeru same cyfry i szuka kartoteki, której symbol jest równy tym cyfrom. Nie przegląda pola Telefon w kartotekach. Jeśli nie znajdzie kartoteki o takim symbolu, zakłada nową i wpisuje w jej symbol właśnie ten ciąg cyfr.

   Wniosek praktyczny: mechanizm rozpozna tylko tych klientów, których kartoteki założył wcześniej sam integrator. Twoje ręcznie zakładane kartoteki, z normalnym symbolem, nie zostaną dopasowane.

   

   Przełącznik mapowania klientów detalicznych po numerze telefonu.

4. Adres dostawy w karcie kontrahenta

   Włącz Wpisz adres dostawy w karcie kontrahenta, jeśli chcesz, żeby adres wysyłki z zamówienia trafiał do sekcji adresu dostawy w kartotece Subiekta (nazwa odbiorcy, ulica, kod, miejscowość, kraj).

   Adres jest zapisywany w chwili, gdy integrator zakłada lub aktualizuje Zamówienie Klienta. Jeśli nie tworzysz Zamówień Klienta, ta opcja nie zadziała.

   Adres jest nadpisywany tylko wtedy, gdy różni się od tego, co już jest w kartotece — kolejne zamówienie z tym samym adresem niczego nie zmienia.

   

   Przełącznik zapisywania adresu dostawy w karcie kontrahenta.

5. Powiązanie klienta polem własnym

   Jeśli masz własny identyfikator klienta (numer w programie lojalnościowym, ID z innego systemu), włącz Mapuj klienta z pola własnego OMS na pole własne Subiekta. Pod spodem wskaż parę pól: pole własne kontrahenta w Subiekcie oraz odpowiadające mu pole dodatkowe zamówienia w OMS.

   Uwaga: ta opcja ma pierwszeństwo przed wszystkimi pozostałymi sposobami wyszukiwania klienta. Jeśli zamówienie ma wypełnione to pole, a w Subiekcie nie ma kartoteki z taką wartością, dokument nie powstanie — zamówienie zostanie oznaczone jako błędne. Integrator nie założy w tym trybie nowej kartoteki.

   Dlatego włączaj ją tylko wtedy, gdy kartoteki klientów naprawdę masz już w Subiekcie i uzupełnione tym polem.

   

   Przełącznik powiązania klienta przez pole własne — pod nim pojawia się wybór pary pól.

6. Rola nowej kartoteki: odbiorca zamiast nabywcy

   Przełącznik Kontrahenta stałego twórz jako odbiorcę sprawia, że nowo zakładana kartoteka dostaje w Subiekcie rolę odbiorcy, a nie nabywcy.

   Przydaje się, gdy w Twoim układzie sprzedaży osoba z zamówienia jest odbiorcą towaru, a fakturę wystawiasz komuś innemu. Dotyczy wyłącznie kartotek zakładanych od tej chwili — istniejących kontrahentów nie zmienia.

   

   Przełącznik ustawiający rolę odbiorcy na nowo zakładanej kartotece.

7. Login klienta w polu Skype

   Wprowadź login klienta w pole Skype zapisuje login, którym klient posługuje się w OMS, w polu Skype karty kontrahenta. To sposób, żeby mieć w Subiekcie odnośnik do konta klienta.

   Ważne ograniczenie: login jest wpisywany tylko w momencie zakładania nowej kartoteki. Kartoteki, które już istnieją, nigdy nie zostaną w ten sposób uzupełnione — nawet po kolejnych zamówieniach tego klienta.

   

   Przełącznik zapisywania loginu klienta w polu Skype karty kontrahenta.

8. Zapisz i sprawdź na jednym zamówieniu

   Kliknij Zapisz zmiany. Przycisk obok, Zapisz Bez walidacji, zapisuje ustawienia z pominięciem sprawdzania poprawności — używaj go tylko wtedy, gdy wiesz, dlaczego go potrzebujesz.

   Następnie przepuść przez integrator jedno zamówienie bez NIP-u i sprawdź w Subiekcie, czy kartoteka rzeczywiście powstała i czy ma dane, których się spodziewasz.

9. Sprawdź również

   • Jak integrator znajduje kontrahenta w Subiekcie — pełna kolejność dopasowania i limity długości danych.
   • Kiedy integrator nadpisuje dane kontrahenta — jak zablokować nadpisywanie kartotek.
   • Przypisywanie klientów do grup według kanału sprzedaży — grupy dla nowo zakładanych kartotek.
   • Kontrahent i płatność na ZK — ustawienia klienta przy Zamówieniach Klienta.