Jak integrator znajduje kontrahenta w Subiekcie
Zanim powstanie dokument, AB Connect musi zdecydować, na kogo go wystawić. Sprawdza kilka rzeczy po kolei — tu opisujemy tę kolejność i tłumaczymy, kiedy dokument w ogóle nie powstanie.
Kolejność jest sztywna — decyduje pierwsza pasująca reguła
Dla każdego zamówienia AB Connect przechodzi tę listę od góry. Pierwsza włączona reguła rozstrzyga i dalsze nie są już sprawdzane:
- Pole własne kontrahenta w Subiekcie — gdy włączysz Mapuj klienta z pola własnego OMS na pole własne Subiekta.
- Symbol kontrahenta wzięty z pola dodatkowego zamówienia — gdy włączysz Mapuj klienta po symbolu z pola dodatkowego OMS.
- NIP z zamówienia — gdy zamówienie ma wpisany NIP.
- Sprzedaż detaliczna — gdy NIP-u nie ma.
Wszystkie te ustawienia znajdziesz w sekcji Kontrahenci konfiguratora.
1. Dopasowanie po polu własnym kontrahenta
Wskazujesz parę: pole własne kontrahenta w Subiekcie oraz pole dodatkowe zamówienia w OMS. Integrator bierze wartość z zamówienia i szuka kartoteki, która ma dokładnie taką samą wartość w polu własnym.
Pomijane są kartoteki zablokowane i kontrahenci jednorazowi. Jeśli pasuje więcej niż jedna kartoteka, brana jest najnowsza.
Uwaga — to reguła bezwzględna. Jeżeli w zamówieniu jest wartość, a w Subiekcie nie ma kartoteki z takim polem własnym, integrator nie zakłada nowego kontrahenta i nie próbuje szukać po NIP. Zamówienie kończy się błędem, a dokument nie powstaje.
Para pól: po lewej pole własne kontrahenta w Subiekcie, po prawej pole dodatkowe zamówienia w OMS.2. Dopasowanie po symbolu kontrahenta
Tutaj integrator bierze wartość ze wskazanego pola dodatkowego zamówienia i traktuje ją jako symbol kontrahenta w Subiekcie — czyli szuka kartoteki o dokładnie takim symbolu.
Pole dodatkowe w OMS musi być typu tekstowego, a symbol musi się zgadzać co do znaku.
Uwaga — tak samo bezwzględna reguła jak wyżej. Brak kartoteki o takim symbolu = zamówienie z błędem i brak dokumentu. Integrator nie założy klienta „na wszelki wypadek”.
Lista pól dodatkowych z OMS — wskazujesz to, w którym trzymasz symbol kontrahenta.3. Dopasowanie po NIP
Gdy żadna z powyższych opcji nie jest włączona, a zamówienie ma NIP, integrator szuka kartoteki po tym NIP. Jeśli jej nie znajdzie — zakłada nową kartotekę i wystawia dokument. Tu dokument powstaje zawsze, o ile dane klienta są poprawne.
Przy włączonej opcji Nowy sposób wyszukiwania kontrahentów z NIP (domyślnie włączona) porównanie ignoruje myślniki i spacje, rozpoznaje NIP z przedrostkiem kraju, a kontrahenci jednorazowi i zablokowani są pomijani.
Dla klienta spoza Polski do NIP-u dopisywany jest kod kraju, a kartoteka jest oznaczana jako podatnik VAT UE. Symbolem nowej kartoteki firmowej zostaje jej NIP.
Przełącznik nowego sposobu wyszukiwania po NIP — domyślnie włączony.4. Zamówienie bez NIP — sprzedaż detaliczna
Gdy w zamówieniu nie ma NIP-u, wszystko zależy od przełącznika Twórz kontrahenta w bazie dla faktur detalicznych:
- wyłączony — powstaje kontrahent jednorazowy. Dane klienta wchodzą na dokument, ale w kartotece Subiekta nic nie zostaje.
- włączony — integrator szuka lub zakłada stałą kartotekę, a klient zostaje w bazie na przyszłość.
Nowa kartoteka osoby prywatnej dostaje imię i nazwisko rozdzielone na podstawie nazwy z zamówienia (pierwszy człon to imię, reszta to nazwisko).
Przełącznik decydujący, czy klient detaliczny trafia do kartoteki, czy pozostaje jednorazowy.Telefon: szukamy po symbolu, a nie po polu Telefon
To najczęstsze nieporozumienie w całej sekcji. Opcja Mapuj kontrahentów po numerze telefonu nie przegląda pola Telefon w kartotekach.
Integrator wyciąga z numeru same cyfry i szuka kartoteki, której symbol jest równy tym cyfrom. Jeśli nie znajdzie — zakłada nową kartotekę i wpisuje ten ciąg cyfr jako jej symbol.
W praktyce oznacza to, że mechanizm rozpoznaje tylko tych klientów, których kartoteki założył wcześniej sam integrator. Kartoteka założona ręcznie, z normalnym symbolem i numerem w polu Telefon, nie zostanie dopasowana — powstanie druga kartoteka tego samego klienta.
Drugi skutek uboczny: ten sam numer zapisany w OMS raz z przedrostkiem kraju, a raz bez, daje dwa różne symbole, czyli dwie kartoteki.
Przełącznik mapowania po numerze telefonu — widoczny dopiero po włączeniu tworzenia kontrahenta w bazie.Limity długości danych — dlaczego „ucięło mi nazwę firmy”
Subiekt ma sztywne limity długości pól adresowych. Dane dłuższe niż limit są przycinane, a nie odrzucane — dlatego na fakturze potrafi się pojawić skrócona nazwa firmy bez żadnego ostrzeżenia.
- Nazwa (skrócona, ta z listy kontrahentów) — 50 znaków
- Nazwa pełna (ta drukowana na dokumencie) — 255 znaków
- Ulica — 60 znaków
- Kod pocztowy — 8 znaków
- Miejscowość — 40 znaków
- Imię i nazwisko osoby prywatnej — po 20 znaków
Jeśli nazwa firmy na fakturze jest za krótka, sprawdź nie tylko dane w OMS, ale też to, czy klient nie wpisał całego adresu w jedno pole — cały adres trafia do pola Ulica, a numer domu i numer lokalu w kartotece pozostają puste.
Zdarza się też, że dokument w ogóle nie powstaje z komunikatem o nieprawidłowych danych kontrahenta — najczęściej z powodu pustej nazwy albo znaków, których Subiekt nie przyjmuje w danym polu.
Na fakturze klient jest brany z Zamówienia Klienta
Jeżeli korzystasz z Zamówień Klienta, dopasowanie po polu własnym i po symbolu odbywa się w momencie zakładania ZK. Fakturę integrator wystawia potem na tego samego kontrahenta, którego ma ZK — nie szuka go po raz drugi.
Dzięki temu klient na fakturze zawsze zgadza się z klientem na Zamówieniu Klienta. Skutek uboczny: jeśli ktoś podmieni kontrahenta ręcznie na ZK w Subiekcie, faktura pójdzie na tego podmienionego.
Sprawdź również
- Kontrahenci dla sprzedaży detalicznej — jak ustawić zakładanie kartotek dla klientów bez NIP.
- Kiedy integrator nadpisuje dane kontrahenta — co się dzieje z kartoteką, gdy klient zmieni adres w OMS.
- NIP, duplikaty i znaki obce w danych klienta — ustawienia, które wpływają na samo wyszukiwanie po NIP.
- Dokument nie chce się wystawić — lista najczęstszych przyczyn błędów przy zamówieniu.