Jak AB Connect rozpoznaje produkty — SKU, EAN czy pole własne

To najważniejsza decyzja w całej konfiguracji. Od niej zależy, czy pozycja z zamówienia trafi na właściwy towar w Subiekcie GT i czy stany w OMS w ogóle zaczną się zmieniać.

1. Dwa osobne ustawienia, dwa różne momenty

   AB Connect dopasowuje produkty w dwóch zupełnie różnych sytuacjach i każda ma własne ustawienie:

   • przy wystawianiu dokumentów (Zamówienia Klienta, faktury, paragony, WZ) — ustawienie Wyszukiwanie/Mapowanie/Wiązanie produktów w Subiekcie (dokumenty) w sekcji Mapowania serii, magazynów i kategorii,
   • przy aktualizacji stanów i cen — ustawienie Wyszukiwanie/Mapowanie/Wiązanie produktów dla aktualizacji stanów w sekcji Stany magazynowe i ceny w OMS.

   Drugie z nich domyślnie stoi na Tak jak dla dokumentów, więc w typowej instalacji ustawiasz to raz. Rozdzielaj je tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz różnych metod.

2. Metody dopasowania przy dokumentach

   Lista Wyszukiwanie/Mapowanie/Wiązanie produktów w Subiekcie (dokumenty) ma pięć pozycji:

   • Po SKU — symbol produktu z OMS porównywany jest z symbolem towaru w Subiekcie. Najczęstszy wybór.
   • Po EAN — porównywany jest kod kreskowy.
   • Najpierw SKU, później EAN — najpierw próba po symbolu, a jeśli nie ma trafienia, po kodzie kreskowym.
   • Najpierw EAN, później SKU — odwrotnie.
   • Pole dodatkowe — symbol z OMS porównywany jest z wartością wybranego pola dodatkowego towaru w Subiekcie.

   Po wybraniu Pole dodatkowe pojawi się dodatkowe pytanie Które pole dodatkowe towaru mamy porównać do symbolu w Sellasist? (przy Baselinkerze zobaczysz w tym miejscu nazwę Baselinker) oraz lista pól do wyboru. Najpierw kliknij Pobierz dane z subiekta, żeby lista się wypełniła.

   

   Lista metod dopasowania produktów przy wystawianiu dokumentów.

3. Metody dopasowania przy aktualizacji stanów

   Lista Wyszukiwanie/Mapowanie/Wiązanie produktów dla aktualizacji stanów ma tylko trzy pozycje:

   • Tak jak dla dokumentów — ustawienie domyślne, przejmuje wybór z sekcji dokumentów,
   • Po SKU,
   • Po EAN.

   Pułapka: przy stanach nie ma wariantów z zapasowym polem. Jeśli w dokumentach ustawiłeś Najpierw SKU, później EAN, to przy aktualizacji stanów działa wyłącznie SKU. Przy Najpierw EAN, później SKU działa wyłącznie EAN. Nie ma tu żadnego dopasowania rezerwowego — produkt, który nie trafi za pierwszym razem, po prostu zostaje pominięty.

   Jeśli w dokumentach wybrałeś Pole dodatkowe, stany też są dopasowywane po tym samym polu dodatkowym.

   Gdy chcesz mieć pewność, ustaw tutaj wprost Po SKU albo Po EAN zamiast zostawiać Tak jak dla dokumentów.

   

   Lista metod dopasowania przy aktualizacji stanów — trzy pozycje, bez wariantów z polem zapasowym.

4. SKU do (separator) — gdy symbole w OMS mają doklejoną końcówkę

   W sekcji Mapowania serii, magazynów i kategorii jest pole SKU do (separator). Wpisujesz w nim znak, przy którym symbol z OMS ma zostać ucięty. Program porówna z Subiektem tylko część przed tym znakiem.

   Przykład: w OMS masz warianty LIZAK-TRUSKAWKA, LIZAK-CYTRYNA, a w Subiekcie jedną kartotekę LIZAK. Wpisz do pola myślnik -, a wszystkie warianty trafią na kartotekę LIZAK.

   Pułapka: to ucinanie działa tylko przy wystawianiu dokumentów. Przy aktualizacji stanów symbole porównywane są w całości. W praktyce oznacza to, że warianty z doklejoną końcówką dostaną poprawne pozycje na fakturze, ale ich stan w OMS nie będzie aktualizowany.

   

   Pole SKU do (separator). Wpisany tu znak ucina symbol z OMS przed porównaniem.

5. Co się dzieje, gdy produkt nie zostanie znaleziony przy dokumencie

   Decydujesz o tym sam. W sekcji Mapowania serii, magazynów i kategorii, w wierszu Postępowanie gdy brakuje produktu (pozostałe dokumenty), zaznaczasz jedną lub kilka reakcji:

   • Nie twórz dokumentu — dokument w Subiekcie nie powstaje w ogóle,
   • Dodaj usługę jednorazową — zamiast brakującego towaru na dokument trafia pozycja jednorazowa z nazwą i ceną z zamówienia,
   • Dodaj do uwag w dokumencie — informacja o brakującej pozycji ląduje w uwagach,
   • Przenieś do statusu Błędu — zamówienie w OMS dostaje status, który wskażesz poniżej.

   Zamówienia Klienta mają własne, osobne ustawienie — opisuje je Braki na stanie przy Zamówieniach Klienta.

   Możesz też pozwolić programowi zakładać brakujące kartoteki — patrz Zakładanie kartotek w Subiekcie na podstawie zamówień.

   

   Lista reakcji na brakujący produkt przy fakturach, paragonach i WZ.

6. Co się dzieje, gdy produkt nie zostanie znaleziony przy stanach

   Tu nie ma żadnych opcji: produkt jest po prostu pomijany, a jego stan i cena w OMS zostają takie, jakie były. Nie pojawia się żaden komunikat o błędzie — i właśnie dlatego źle dobrana metoda dopasowania wygląda jak awaria synchronizacji.

   Żeby to zobaczyć, włącz w sekcji Stany magazynowe i ceny w OMS opcję Włącz logi z aktualizacji stanów. Po najbliższej aktualizacji w logach pojawi się lista produktów, dla których nie znaleziono odpowiednika w Subiekcie. To najszybszy sposób sprawdzenia, czy dopasowanie działa.

   Jeśli chcesz, żeby brakujące kartoteki powstawały automatycznie, służy do tego opcja Twórz produkty w Subiekcie na podstawie produktów z OMS (Sellasist).

7. Zasady, które oszczędzają godziny szukania

   • Trzymaj symbole wielkimi literami po obu stronach. Przy aktualizacji stanów symbol z OMS porównywany jest zapisany wielkimi literami. Kartoteka, która w Subiekcie ma w symbolu małe litery, nie zostanie dopasowana — jej stan nigdy się nie zaktualizuje, choć dokumenty będą się wystawiać poprawnie.
   • Dopasowanie po EAN wymaga wypełnionego EAN po obu stronach. Towar bez podstawowego kodu kreskowego w Subiekcie jest przy stanach pomijany.
   • EAN musi być unikalny. Jeśli ten sam kod kreskowy powtarza się na kilku kartotekach, stany tych kartotek zostaną zsumowane w jedną liczbę.
   • Nie zmieniaj metody dopasowania na działającym wdrożeniu bez potrzeby. Zmiana z SKU na EAN potrafi z dnia na dzień zatrzymać aktualizację połowy asortymentu.
   • Po zmianie ustawień zawsze sprawdź kilka produktów — najlepiej takich z najbardziej nietypowymi symbolami.

8. Sprawdź również

   • Dlaczego stan w OMS różni się od stanu w Subiekcie — gdy produkt jest dopasowany, ale liczba się nie zgadza.
   • Zakładanie kartotek w Subiekcie na podstawie zamówień — co zrobić z produktami, których w Subiekcie nie ma.
   • Mapowania serii, magazynów i kategorii — pozostałe ustawienia z tej samej sekcji.
   • Który dokument powstanie w Subiekcie — co dzieje się z zamówieniem po dopasowaniu pozycji.