Kontrahent i płatność na Zamówieniu Klienta

Decydujesz, czy każde zamówienie ma zakładać kartotekę klienta w Subiekcie, czy wszystkie mają lądować na jednym kontrahencie technicznym — i jaka forma płatności ma trafić na ZK.

1. Dwa podejścia do kontrahenta

   Zamówienie Klienta w Subiekcie musi mieć kontrahenta. Masz dwie drogi:

   • Kartoteka na klienta — AB Connect szuka klienta w Subiekcie po danych z zamówienia, a jeśli go nie znajdzie, zakłada nowego. Kartoteka rośnie, ale masz pełną historię sprzedaży per klient.
   • Jeden kontrahent techniczny — wszystkie ZK trafiają na jedną, zbiorczą kartotekę. Kartoteka zostaje czysta, a prawdziwe dane klienta pojawiają się dopiero na fakturze.

   Ustawienia znajdziesz w sekcji Dokumenty ZK.

2. Twórz kontrahenta na ZK

   Włącz Twórz kontrahenta na ZK, jeśli chcesz mieć w Subiekcie kartotekę na każdego klienta już na etapie zamówienia.

   AB Connect użyje danych do faktury z zamówienia: nazwy firmy albo imienia i nazwiska, adresu, NIP-u, telefonu i adresu e-mail. Najpierw spróbuje dopasować istniejącą kartotekę, a dopiero potem założy nową.

   Zostaw wyłączone, jeśli wolisz, żeby kartoteka rosła dopiero przy fakturach — albo jeśli sprzedajesz głównie osobom prywatnym i nie chcesz tysięcy kartotek jednorazowych.

   

   Przełącznik zakładania kartoteki klienta przy tworzeniu ZK.

3. Symbol klienta technicznego na ZK

   Przy wyłączonym tworzeniu kontrahenta pojawia się pole Symbol klienta technicznego na ZK. Wpisz w nim symbol kartoteki, na którą mają trafiać wszystkie Zamówienia Klienta — na przykład SKLEP-ZK.

   Jeśli kontrahent o takim symbolu nie istnieje, AB Connect utworzy go sam przy pierwszym uruchomieniu.

   Nie zostawiaj tego pola pustego. Bez symbolu ZK nie ma na kogo trafić i dokumenty przestaną powstawać.

   Jeśli Subiekt nie pozwoli założyć tej kartoteki, zobaczysz podpowiedź, żeby w ustawieniach weryfikacji NIP-u wybrać opcję Kontroluj wszystkie poza pustym — kontrahent techniczny nie ma NIP-u i domyślna kontrola potrafi go zablokować.

   

   Pole na symbol zbiorczej kartoteki, na którą trafiają wszystkie ZK.

4. W przypadku błędu – użyj kontrahenta technicznego

   Przy włączonym tworzeniu kontrahenta w tym samym miejscu pojawia się inna opcja: W przypadku błędu – użyj kontrahenta technicznego.

   To zabezpieczenie na zamówienia z niekompletnymi danymi — brak adresu, dziwny NIP, pusta nazwa. Bez niej takie zamówienie kończy się błędem i ZK nie powstaje. Po włączeniu AB Connect zamiast błędu wystawi ZK na kontrahenta technicznego, a Ty zajmiesz się danymi później, przy fakturze.

   Zalecamy włączyć — jedno zamówienie z literówką w adresie nie zatrzyma wtedy całej kolejki.

   

   Przełącznik awaryjnego użycia kontrahenta technicznego przy błędnych danych klienta.

5. Symbol klienta technicznego (fallback) to to samo pole

   Po włączeniu opcji z poprzedniego kroku pojawia się pole Symbol klienta technicznego (fallback).

   To dokładnie ten sam symbol co Symbol klienta technicznego na ZK — jedno ustawienie pokazane w dwóch miejscach, zależnie od tego, czy tworzysz kontrahentów, czy nie. Wpisanie wartości w jednym miejscu zmienia ją w drugim. Nie da się ustawić dwóch różnych kontrahentów technicznych.

   Jeśli więc kiedyś przełączysz Twórz kontrahenta na ZK, symbol zostanie taki, jaki był — nie trzeba go wpisywać ponownie.

   

   To samo pole symbolu, pokazane w wariancie z tworzeniem kontrahentów.

6. Ustaw metodę płatności na ZK

   Włącz Ustaw metodę płatności na ZK, jeśli forma płatności z zamówienia ma być widoczna już na Zamówieniu Klienta — na przykład po to, żeby magazyn wiedział, czy paczka idzie za pobraniem.

   Forma jest ustawiana według mapowania płatności z sekcji Mapowania. Jeśli dla danej metody z OMS nie ma tam wpisu ani ustawionej wartości domyślnej, tworzenie ZK zakończy się komunikatem o braku mapowania płatności — uzupełnij mapowanie i powtórz.

   

   Przełącznik przenoszenia formy płatności z zamówienia na ZK.

7. Błąd, gdy Subiekt nie przyjmuje przelewu odroczonego

   To ustawienie pojawia się dopiero po włączeniu poprzedniego i dotyczy wyłącznie płatności odroczonych (kredytu kupieckiego).

   Problem, który rozwiązuje, jest bardzo nieprzyjemny: jeśli kontrahent nie ma w kartotece Subiekta zgody na płatności odroczone, Subiekt nie zgłasza błędu — po prostu przenosi kwotę na gotówkę. Dokument powstaje, wygląda poprawnie, a klient z odroczonym terminem dostaje fakturę na gotówkę.

   Po włączeniu Błąd, gdy Subiekt nie przyjmuje przelewu odroczonego taki dokument w ogóle nie powstanie, a zamówienie zostanie oznaczone jako błędne. Sprawdzenie obejmuje zamówienia i faktury; zwykłe paragony i dokumenty magazynowe są pomijane, bo tam odroczona płatność i tak nie jest możliwa.

   Wyłączone oznacza zachowanie dotychczasowe.

   

   Przełącznik zgłaszania błędu zamiast cichego wystawienia na gotówkę.

8. Zapisz i sprawdź

   Kliknij Zapisz zmiany, a potem przepuść jedno zamówienie i otwórz powstałe ZK w Subiekcie.

   Sprawdź, na jakiego kontrahenta trafiło i jaka forma płatności jest na dokumencie. Jeśli testujesz przelew odroczony, weź klienta, który ma w kartotece zgodę na płatności odroczone, i osobno takiego, który jej nie ma — zobaczysz obie ścieżki.

9. Sprawdź również

   • Wyszukiwanie kontrahenta — po jakich danych AB Connect dopasowuje istniejące kartoteki.
   • Przelew odroczony — co ustawić w kartotece klienta w Subiekcie, żeby kredyt kupiecki działał.
   • Jak sprawić, żeby zamówienie z OMS tworzyło Zamówienie Klienta w Subiekcie — podstawowa konfiguracja ZK.
   • Dokument nie chce się wystawić — gdy problem z kontrahentem blokuje fakturę.