KSEFBrowser
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF, podział na kosztowe i zakupowe oraz przekazywanie ich pracownikom — krok po kroku.
Historia zmian
Część opisanych zmian dopiero trafia do aplikacji — wpis nie zawsze oznacza, że funkcja jest już dostępna w Twojej wersji.
Dokumentacja
Słownik pojęć
Krótkie wyjaśnienie pojęć, które spotkasz w aplikacji.
Role i uprawnienia: administrator, kierownik, pracownik
Kto co widzi i może zmienić — trzy poziomy dostępu w aplikacji.
Jak działa KSEFBrowser — zanim zaczniesz
Najważniejsze zasady działania aplikacji, które warto zrozumieć, zanim zaczniesz pracę z fakturami.
Instrukcje
Wymaganie logowania dwuetapowego od pracowników
Administrator firmy decyduje, czy logowanie dwuetapowe (2FA) jest obowiązkowe — dla wszystkich albo dla wybranych osób — i ile dni pracownicy mają na jego włączenie.
Logowanie dwuetapowe (2FA) — włącz na swoim koncie
Oprócz hasła podajesz przy logowaniu jednorazowy kod z telefonu albo z e-maila. Nawet jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie wejdzie na konto ani do faktur firmy.
Kosztowe, zakupowe i do weryfikacji
Każda faktura trafia do jednej z trzech grup. Nowe faktury czekają „Do weryfikacji", dopóki nie zdecydujesz, gdzie należą.
Przeglądanie i wyszukiwanie faktur
Wszystkie faktury masz w jednym miejscu, z podziałem na grupy, wyszukiwarką i pełnym podglądem każdej z nich.
Oznaczanie faktur własnymi statusami
Statusy to Twoje własne etykiety na fakturach — sam ustalasz, jak się nazywają, jakiego są koloru i w których grupach się pojawiają.
Notatki do faktury i oznaczanie pilnych
Zapisz przy fakturze ustalenia zespołu i wyróżnij te, które nie mogą czekać.
Pobieranie faktury w PDF
Każdą fakturę pobierzesz jako gotowy do wydruku plik PDF — prosto z listy albo z karty faktury.
Nieopłacone faktury i dane do przelewu
Strona Płatności zbiera wszystkie nieopłacone faktury w jednym miejscu: terminy, kwoty, numery rachunków i gotowe dane do przelewu.
Stały rachunek dostawcy (gdy faktura go nie podaje)
Część faktur w ogóle nie podaje numeru konta — nie ma wtedy na co zrobić przelewu. Zapisz numer raz na karcie kontrahenta, a program użyje go wszędzie tam, gdzie faktura milczy. Numeru z faktury nigdy nie podmienia.
Dostawcy rozliczani poza przelewem (auto-opłacone)
Abonament ściągany z karty, polecenie zapłaty, rozliczenie w systemie partnera — tacy dostawcy nie zgłaszają zapłaty w KSeF, więc ich faktury wisiałyby w Płatnościach bez końca. Ta reguła oznacza je jako opłacone automatycznie.
Automatyczne oznaczanie zapłaconych faktur
Sprzedawca może odnotować w KSeF, że faktura została zapłacona. Program potrafi na tej podstawie sam ustawiać Wasz status „zapłaconej” — Ty decydujesz, który status to oznacza.
Podłączenie firmy do KSeF
Żeby aplikacja pobierała Twoje faktury, raz podłącz ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą tokena.
Pobieranie faktur za wybrany okres
Chcesz wczytać faktury z konkretnego miesiąca albo z przeszłości? Uruchom pobieranie ręcznie i śledź jego postęp.
Automatyczne pobieranie nowych faktur
Po włączeniu tej opcji aplikacja sama, regularnie sprawdza KSeF i pobiera nowe faktury — bez Twojego udziału.
Pracownicy, konta logowania i kierownik
Dodaj pracowników, daj im własne logowanie i zdecyduj, kto widzi tylko swoje faktury, a kto całą firmę.
Przekazywanie faktury innemu pracownikowi
Pojedynczą fakturę możesz przekazać konkretnej osobie — zniknie z Twojej listy i pojawi się u niej.
Kontrahenci i przypisanie do pracownika
Kontrahenci pojawiają się automatycznie z pobranych faktur. Przypisz każdego do pracownika, by jego faktury trafiały do właściwej osoby.
Kilka osób przy jednym kontrahencie i wgląd we wszystkie faktury zakupowe
Gdy jedną firmę obsługuje kilka osób albo ktoś ma widzieć wszystkie faktury zakupowe lub kosztowe — poszerz wgląd pracownika bez dawania mu dostępu do całej firmy.
Poufni kontrahenci — ukryj faktury przed zespołem
Masz dostawcę, którego faktury mają być widoczne tylko dla Ciebie? Oznacz go jako poufnego — zniknie kierownikowi i pracownikom, a Ty widzisz go normalnie.
Pracownicy, konta logowania i kierownik
Dodaj pracowników, daj im własne logowanie i zdecyduj, kto widzi tylko swoje faktury, a kto całą firmę.
Pierwsze logowanie i pulpit
Zaloguj się, poznaj pulpit i uzupełnij dane swojej firmy — to podstawa, od której zaczynasz pracę.
Wymaganie logowania dwuetapowego od pracowników
Administrator firmy decyduje, czy logowanie dwuetapowe (2FA) jest obowiązkowe — dla wszystkich albo dla wybranych osób — i ile dni pracownicy mają na jego włączenie.
Logowanie dwuetapowe (2FA) — włącz na swoim koncie
Oprócz hasła podajesz przy logowaniu jednorazowy kod z telefonu albo z e-maila. Nawet jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie wejdzie na konto ani do faktur firmy.
Przekazywanie faktury innemu pracownikowi
Pojedynczą fakturę możesz przekazać konkretnej osobie — zniknie z Twojej listy i pojawi się u niej.
Kontrahenci i przypisanie do pracownika
Kontrahenci pojawiają się automatycznie z pobranych faktur. Przypisz każdego do pracownika, by jego faktury trafiały do właściwej osoby.
Kosztowe, zakupowe i do weryfikacji
Każda faktura trafia do jednej z trzech grup. Nowe faktury czekają „Do weryfikacji", dopóki nie zdecydujesz, gdzie należą.
Kilka osób przy jednym kontrahencie i wgląd we wszystkie faktury zakupowe
Gdy jedną firmę obsługuje kilka osób albo ktoś ma widzieć wszystkie faktury zakupowe lub kosztowe — poszerz wgląd pracownika bez dawania mu dostępu do całej firmy.
Nieopłacone faktury i dane do przelewu
Strona Płatności zbiera wszystkie nieopłacone faktury w jednym miejscu: terminy, kwoty, numery rachunków i gotowe dane do przelewu.
Stały rachunek dostawcy (gdy faktura go nie podaje)
Część faktur w ogóle nie podaje numeru konta — nie ma wtedy na co zrobić przelewu. Zapisz numer raz na karcie kontrahenta, a program użyje go wszędzie tam, gdzie faktura milczy. Numeru z faktury nigdy nie podmienia.
Przeglądanie i wyszukiwanie faktur
Wszystkie faktury masz w jednym miejscu, z podziałem na grupy, wyszukiwarką i pełnym podglądem każdej z nich.
Oznaczanie faktur własnymi statusami
Statusy to Twoje własne etykiety na fakturach — sam ustalasz, jak się nazywają, jakiego są koloru i w których grupach się pojawiają.
Notatki do faktury i oznaczanie pilnych
Zapisz przy fakturze ustalenia zespołu i wyróżnij te, które nie mogą czekać.
Podłączenie firmy do KSeF
Żeby aplikacja pobierała Twoje faktury, raz podłącz ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą tokena.
Pobieranie faktury w PDF
Każdą fakturę pobierzesz jako gotowy do wydruku plik PDF — prosto z listy albo z karty faktury.
Poufni kontrahenci — ukryj faktury przed zespołem
Masz dostawcę, którego faktury mają być widoczne tylko dla Ciebie? Oznacz go jako poufnego — zniknie kierownikowi i pracownikom, a Ty widzisz go normalnie.
Dostawcy rozliczani poza przelewem (auto-opłacone)
Abonament ściągany z karty, polecenie zapłaty, rozliczenie w systemie partnera — tacy dostawcy nie zgłaszają zapłaty w KSeF, więc ich faktury wisiałyby w Płatnościach bez końca. Ta reguła oznacza je jako opłacone automatycznie.
Automatyczne oznaczanie zapłaconych faktur
Sprzedawca może odnotować w KSeF, że faktura została zapłacona. Program potrafi na tej podstawie sam ustawiać Wasz status „zapłaconej” — Ty decydujesz, który status to oznacza.
Aktywacja licencji
Aby korzystać z aplikacji, wprowadź klucz licencyjny otrzymany od AppsBusters.
Powiadomienia e-mail: konfiguracja i wysyłka
Skonfiguruj wysyłkę poczty, przygotuj szablon wiadomości i wysyłaj powiadomienia o fakturach — ręcznie lub automatycznie.
Pobieranie faktur za wybrany okres
Chcesz wczytać faktury z konkretnego miesiąca albo z przeszłości? Uruchom pobieranie ręcznie i śledź jego postęp.
Automatyczne pobieranie nowych faktur
Po włączeniu tej opcji aplikacja sama, regularnie sprawdza KSeF i pobiera nowe faktury — bez Twojego udziału.