Oznaczanie faktur własnymi statusami

Statusy to Twoje własne etykiety na fakturach — sam ustalasz, jak się nazywają, jakiego są koloru i w których grupach się pojawiają.

1. Otwórz ekran Statusy

   W menu po lewej wybierz Statusy (ekran dostępny dla administratora firmy). Zobaczysz dwie kolumny:

   • Słownik statusów (po prawej) — wszystkie etykiety, jakich używa Twoja firma, każda ze swoim kolorem;
   • Grupy statusów (po lewej) — każda grupa to osobna lista wyboru przy fakturze.

   Dzięki podziałowi na grupy jedna faktura może mieć kilka niezależnych oznaczeń naraz — na przykład osobno etap płatności i osobno obieg dokumentu w firmie. W tym przykładzie są dwie grupy: Status Płatności i Status dodatkowy.

   

   Ekran „Statusy": po lewej grupy, po prawej słownik. Nad każdą kolumną przycisk dodawania.

2. Dodaj status do słownika

   Kliknij Nowy status, wpisz nazwę (np. „Do sprawdzenia", „Opłacona", „Reklamacja") i wybierz kolor — możesz wpisać kod HEX albo kliknąć kwadracik obok i wskazać barwę z próbnika. Kolor zobaczysz potem na pigułce przy fakturze, więc warto, żeby od razu coś mówił: czerwony dla problemów, zielony dla spraw zamkniętych.
   
   Przełącznik Aktywny decyduje, czy status da się jeszcze wybierać. Przełącznik „Ten status oznacza fakturę zapłaconą" włącza automat: program sam nada ten status fakturze, przy której sprzedawca zaznaczy w KSeF zapłatę. Może go mieć tylko jeden status — zaznaczenie kolejnego zdejmuje oznaczenie z poprzedniego. Zobacz, jak działa automatyczne oznaczanie zapłaconych.

   

   Nowy status: nazwa, kolor i przełączniki — w tym ten włączający automatyczne oznaczanie zapłaty.

3. Utwórz grupę statusów

   Kliknij Nowa grupa i nadaj jej nazwę — to ona pojawi się jako podpis nad listą wyboru przy fakturze, więc niech mówi, o co chodzi: „Płatność", „Obieg dokumentu", „Reklamacja". Pole Kolejność ustawia miejsce grupy na liście (im mniejsza liczba, tym wyżej), a przełącznik Aktywna pozwala grupę tymczasowo schować.
   
   Grup zakładaj tyle, ile naprawdę potrzebujesz — każda dokłada kolejną listę wyboru przy każdej fakturze.

   

   Nowa grupa statusów: nazwa, kolejność na liście i przełącznik aktywności.

4. Przypisz statusy do grupy

   Kliknij nazwę grupy, żeby ją rozwinąć, a potem Przypisz status. Z listy wybierz status ze słownika i kliknij Przypisz — powtórz dla każdego, który ma być w tej grupie do wyboru.
   
   Lista podpowiada tylko statusy aktywne i takie, których w tej grupie jeszcze nie ma. Ten sam status może należeć do kilku grup naraz — słownik jest wspólny, grupy tylko decydują, gdzie się pojawi.

   

   Wybór statusu ze słownika, który ma trafić do grupy.

5. Ustaw kolejność i status domyślny

   W rozwiniętej grupie widzisz wszystkie przypisane statusy. Strzałkami w górę i w dół ustaw kolejność — w takiej pojawią się na liście wyboru przy fakturze, więc najwygodniej ułożyć je zgodnie z naturalnym biegiem sprawy (np. „Nowa" → „Opłacona" → „Anulowana").
   
   Zaznaczenie w kolumnie Domyślny wskazuje status, który nowa faktura dostaje na start. Czerwony × odpina status od tej grupy — sam status zostaje w słowniku i dalej działa w pozostałych grupach.

   

   Rozwinięta grupa: kolejność strzałkami, zaznaczony status domyślny, „×" odpina status od grupy.

6. Używaj statusów przy fakturach

   Od tej chwili przy każdej fakturze — zarówno na liście, jak i na jej karcie — pojawia się osobna lista wyboru dla każdej grupy, podpisana jej nazwą. Wybór zapisuje się od razu, nie trzeba niczego zatwierdzać.
   
   Statusy działają też jako filtr: w wierszu filtrów nad listą faktur każda grupa ma własną listę, więc jednym kliknięciem wyświetlisz na przykład wszystkie faktury „Do sprawdzenia".

   

   Kolumna „Statusy" na liście faktur — po jednej liście wyboru na każdą grupę.

7. Zanim coś usuniesz

   • Usunięcie grupy kasuje też oznaczenia faktur nadane w tej grupie — historia tego, co komu ustawiono, przepada. Jeśli chcesz tylko schować grupę, wyłącz jej przełącznik Aktywna.
   • Status ze słownika usuniesz dopiero po odpięciu go od wszystkich grup. Gdy jest jeszcze gdzieś używany, program odmówi usunięcia i o tym powie.
   • Najbezpieczniejszy sposób wycofania statusu z użycia to wyłączenie przełącznika Aktywny: zniknie z list wyboru, ale faktury, które już go mają, zachowają swoje oznaczenie.

8. Sprawdź również

   • Automatyczne oznaczanie zapłaconych faktur — status ustawiany sam, gdy sprzedawca potwierdzi zapłatę w KSeF.
   • Nieopłacone faktury i dane do przelewu — zestawienie oparte właśnie na statusie „faktura zapłacona".
   • Notatki do faktury i oznaczanie pilnych — doraźne ustalenia zespołu zamiast stałego etapu obiegu.
   • Przeglądanie i wyszukiwanie faktur — filtrowanie listy, także po statusach.