Automatyczne oznaczanie zapłaconych faktur

Sprzedawca może odnotować w KSeF, że faktura została zapłacona. Program potrafi na tej podstawie sam ustawiać Wasz status „zapłaconej” — Ty decydujesz, który status to oznacza.

1. Wskaż status, który u Was oznacza zapłaconą fakturę

   Wejdź w Statusy, w słowniku statusów otwórz do edycji status, którym oznaczacie zapłacone faktury (np. „Opłacona”), i włącz przełącznik Ten status oznacza fakturę zapłaconą. Znacznik może mieć tylko jeden status — przy wybranym pojawi się zielona odznaka ZAPŁACONA.

   

   Edycja statusu: przełącznik „Ten status oznacza fakturę zapłaconą”.

2. Od tej pory program oznacza nowe faktury sam

   Gdy pobierana jest nowa faktura, a sprzedawca zaznaczył w KSeF zapłatę całości, program od razu ustawia wskazany status. Dwie ważne zasady: statusu zmienionego ręcznie program nigdy nie nadpisuje (decyzja człowieka jest ważniejsza), a zapłata częściowa nie zamyka faktury — zobaczysz przy niej informację „wpłacono X z Y”.

   

   Słownik statusów — status z odznaką ZAPŁACONA jest celem automatu.

3. Faktury pobrane wcześniej oznacz wstecz

   Automat działa od momentu włączenia. Dla faktur pobranych wcześniej wejdź w Statusy → Oznacz wstecz jako opłacone. Możesz ograniczyć zakres datą wystawienia; Przelicz pokaże, ile faktur zostanie oznaczonych, a ile pominiętych (np. ze statusem zmienionym ręcznie). Nic nie dzieje się bez Twojego potwierdzenia. O zaległych fakturach przypomina też baner na stronie Płatności.

   

   Oznaczanie wstecz: najpierw Przelicz i podgląd, dopiero potem oznaczenie.

4. Gdzie widać informację o zapłacie z KSeF

   • Na karcie faktury — pasek „Płatność”: zapłacona (z datą), zapłacona częściowo albo brak informacji, plus czerwone „po terminie”.
   • Na liście faktur — zielona pigułka „Zapłacona” lub czerwona „Po terminie” przy kwocie oraz filtr Status zapłaty.
   • Na stronie Płatności — wskaźnik przy każdej fakturze dostawcy.

   Pamiętaj: to deklaracja sprzedawcy w KSeF — nie każdy sprzedawca ją uzupełnia, dlatego „brak informacji” jest zupełnie normalny.