Kilka osób przy jednym kontrahencie i wgląd we wszystkie faktury zakupowe

Gdy jedną firmę obsługuje kilka osób albo ktoś ma widzieć wszystkie faktury zakupowe lub kosztowe — poszerz wgląd pracownika bez dawania mu dostępu do całej firmy.

1. Kto domyślnie widzi fakturę

   Pracownik widzi faktury kontrahentów, za których odpowiada, oraz faktury przekazane mu indywidualnie. Administrator i kierownik widzą faktury całej firmy.
   
   Gdy to za mało, masz dwie drogi — można je łączyć:

   • dopisać kilka osób do jednego kontrahenta — gdy firmę obsługuje zespół;
   • dać pracownikowi wgląd we wszystkie faktury zakupowe albo kosztowe — gdy ktoś ma widzieć całą kategorię, np. osoba z działu zakupów.

   Faktury poufnych kontrahentów nadal widzi wyłącznie właściciel konta — żadne z tych ustawień tego nie zmienia.

2. Dopisz dodatkowe osoby do kontrahenta

   Wejdź w Kontrahenci, kliknij ołówek przy firmie i w sekcji Dodatkowo widzą faktury zaznacz osoby. Kliknij Zapisz.
   
   Dopisane osoby widzą faktury tego kontrahenta tak jak pracownik odpowiedzialny, mają go na swojej liście kontrahentów i mogą poprawić jego dane. Nie widzą faktur, które ktoś przekazał innej osobie. Powiadomienia e-mail o nowych fakturach nadal dostaje tylko pracownik odpowiedzialny.
   
   Osoby dopisuje i usuwa administrator albo kierownik.

   

   Okno kontrahenta — sekcja „Dodatkowo widzą faktury” z zaznaczoną osobą.

3. Daj pracownikowi wgląd we wszystkie faktury zakupowe lub kosztowe

   Wejdź w Pracownicy, kliknij ołówek przy osobie i w sekcji Widoczność faktur włącz Widzi wszystkie faktury zakupowe, Widzi wszystkie faktury kosztowe albo oba przełączniki. Kliknij Zapisz.
   
   Ustawienie działa od razu — pracownik nie musi się wylogowywać, wystarczy że odświeży listę faktur. Obejmuje wszystkie faktury z wybranej kategorii, także te przekazane innym osobom. Włącza je wyłącznie administrator firmy.

   

   Okno pracownika — sekcja „Widoczność faktur” z włączonym wglądem we wszystkie faktury zakupowe.

4. Sprawdź, kto ma szerszy wgląd

   Na liście Pracownicy, pod adresem e-mail, zobaczysz dopisek widzi wszystkie faktury zakupowe (albo kosztowe, albo obie kategorie) — od razu widać, komu poszerzono wgląd.
   
   Ikona z dwiema postaciami w kolumnie Akcje pokazuje kontrahentów pracownika: najpierw tych, za których odpowiada, potem tych, przy których jest dopisany.

   

   Lista pracowników — dopisek „widzi wszystkie faktury zakupowe” pod adresem e-mail.

5. Wgląd to nie to samo co zarządzanie

   Pracownik, który widzi fakturę tylko dzięki ustawieniu „widzi wszystkie”, może ją otworzyć, pobrać, zmienić jej status, dopisać notatkę i oznaczyć jako pilną. Nie może natomiast:

   • przekazać faktury ani cofnąć przekazania — okno wyjaśni, kto może to zrobić;
   • zmienić kategorii faktury ani kontrahenta;
   • edytować kontrahenta, za którego nie odpowiada i przy którym nie jest dopisany.

   Kategoria i przekazanie decydują o tym, kto jeszcze widzi fakturę. Gdyby mógł je zmieniać każdy, kto fakturę widzi, pracownik z szerokim wglądem mógłby odbierać faktury kolegom.

   

   Okno przekazania u pracownika z wglądem „widzi wszystkie” — wyjaśnienie, kto może przekazać fakturę.

6. Kategorię faktury zmienia administrator albo kierownik

   Od kategorii zależy, którzy pracownicy widzą fakturę, dlatego kategorię faktury i kontrahenta zmienia administrator albo kierownik. Pozostali pracownicy — także odpowiedzialni za kontrahenta — widzą ją bez możliwości zmiany. Jak działają kategorie: Kosztowe, zakupowe i do weryfikacji.

7. Kierownik widzi to samo co wybrany pracownik

   Kierownik w przełączniku perspektywy w górnym pasku może wybrać konkretnego pracownika. Zobaczy wtedy dokładnie te faktury, które widzi ta osoba — razem z fakturami z ustawienia „widzi wszystkie” i od kontrahentów, przy których jest dopisana. Dzięki temu łatwo sprawdzić, czy ustawienia działają tak, jak chcesz.

8. Każda zmiana zostaje w logach

   Dopisanie lub usunięcie osoby przy kontrahencie, włączenie „widzi wszystkie”, zmiana pracownika odpowiedzialnego albo kategorii czy przekazanie faktury zostawia wpis w Logi (dostępne dla administratora). Wpis podaje imię, nazwisko i e-mail osoby oraz to, kto zmianę zrobił. Jeśli zmianę wprowadził nasz zespół wsparcia podczas pomocy, wpis jest podpisany „sesja wsparcia AppsBusters”.

   

   Logi — wpisy o zmianie wglądu z imieniem, nazwiskiem i autorem zmiany.

9. Sprawdź również

   • Kontrahenci i przypisanie do pracownika — jak przypisać pracownika odpowiedzialnego i włączyć powiadomienia.
   • Pracownicy, konta logowania i kierownik — zakładanie kont i rola kierownika.
   • Poufni kontrahenci — gdy faktur danej firmy nie ma widzieć nikt poza właścicielem konta.
   • Przekazywanie faktury innemu pracownikowi — gdy chodzi o jedną fakturę, a nie o całego kontrahenta.