Stały rachunek dostawcy (gdy faktura go nie podaje)

Część faktur w ogóle nie podaje numeru konta — nie ma wtedy na co zrobić przelewu. Zapisz numer raz na karcie kontrahenta, a program użyje go wszędzie tam, gdzie faktura milczy. Numeru z faktury nigdy nie podmienia.

1. Wpisz numer na karcie kontrahenta

   Wejdź w Kontrahenci, znajdź dostawcę i kliknij Edytuj. W polu Rachunek do wpłat wpisz numer konta. Nie musisz go przepisywać z faktury ręcznie — pod polem program pokazuje numery, które widział na fakturach tego dostawcy, razem z liczbą faktur; wystarczy kliknąć. Numer jest sprawdzany sumą kontrolną: literówka nie zostanie zapisana, zobaczysz czerwony komunikat przy polu.
   
   Pod polem widać też, kto i kiedy numer ustawił, oraz przycisk Usuń numer. Rachunek zapisuje wyłącznie administrator firmy — decyduje on o tym, dokąd pójdą pieniądze, więc kierownik ani pracownicy go nie zmienią.

   

   Karta kontrahenta — pole „Rachunek do wpłat" z podpowiedzią numerów z faktur i przyciskiem usuwania.

2. Faktura bez numeru konta — program użyje numeru z karty

   Jeśli faktura nie podaje rachunku, na liście faktur i w zestawieniu Płatności zobaczysz numer z karty kontrahenta, oznaczony zieloną ikoną wizytówki. To znaczy: „ten numer pochodzi z naszej notatki, nie z faktury". Możesz go od razu skopiować do przelewu.
   
   Bez tego takie faktury wiszą w Płatnościach bez możliwości zapłaty — widać kwotę i termin, ale nie ma numeru, na który można przelać.

3. Faktura podaje ten sam numer — potwierdzenie

   Gdy numer na fakturze zgadza się z tym z karty, przy rachunku pojawia się zielony znaczek. To sygnał, że płacisz tam, gdzie zwykle — drobna rzecz, ale przy powtarzalnych przelewach warto ją mieć przed oczami.

   

   Lista faktur — zielony znaczek przy numerze zgodnym z kartą kontrahenta.

4. Faktura podaje INNY numer — zobaczysz oba

   Gdy numer na fakturze różni się od zapisanego na karcie, program pokazuje oba: u góry numer z faktury, pod nim — na czerwono, z wykrzyknikiem — numer z karty. Niczego nie ukrywa i nie rozstrzyga za Ciebie, który jest właściwy.
   
   Powód jest prosty: tak samo wygląda zmiana banku u dostawcy i podmieniona faktura. Bywa też, że sprzedawca przekazał wierzytelność firmie faktoringowej i celowo podaje na fakturze inny rachunek. W każdej z tych sytuacji decyzję podejmuje człowiek — potwierdź numer u dostawcy inną drogą niż sama faktura (telefonicznie, z wcześniejszej umowy), zanim zapłacisz.

   

   Lista faktur — numer z faktury, a pod nim na czerwono inny numer zapisany na karcie kontrahenta.

5. To samo widać w zestawieniu Płatności

   W module Płatności oznaczenia działają tak samo — przy każdej fakturze dostawcy widać numer do przelewu i ewentualną rozbieżność. Gdy klikniesz Kopiuj dane do przelewu przy fakturze z rozbieżnością, program najpierw zapyta i przypomni, że kopiuje numer z faktury.
   
   W eksportach (CSV, Excel, PDF zestawienia) dochodzi kolumna Źródło rachunku: „faktura", „stopka faktury" albo „karta kontrahenta". Ktoś, kto płaci z arkusza, nie widzi ikon z ekranu — musi mieć to napisane słowami.

   

   Płatności — rachunek do przelewu i rozbieżność wobec karty kontrahenta.

6. Czego rachunek z karty NIE zmienia

   • Nie trafia do PDF faktury. Plik PDF jest odwzorowaniem dokumentu z KSeF, więc pokazuje wyłącznie to, co sprzedawca w nim zapisał.
   • Nie nadpisuje danych faktury. Program nie zmienia niczego w pobranym dokumencie — numer z karty jest dokładany przy wyświetlaniu.
   • Działa od razu wstecz. Po zapisaniu numeru zobaczysz go przy wszystkich fakturach tego dostawcy, także tych sprzed miesięcy — nic nie trzeba przeliczać ani pobierać ponownie.

7. Sprawdź również

   • Nieopłacone faktury i dane do przelewu — zestawienie, w którym najczęściej korzystasz z tego numeru.
   • Dostawcy rozliczani poza przelewem — gdy dostawca w ogóle nie oczekuje przelewu.
   • Kontrahenci i przypisanie do pracownika — pozostałe ustawienia karty kontrahenta.