Jak działa KSEFBrowser — zanim zaczniesz
Najważniejsze zasady działania aplikacji, które warto zrozumieć, zanim zaczniesz pracę z fakturami.
Skąd biorą się faktury
Aplikacja pobiera faktury bezpośrednio z KSeF (Krajowy System e-Faktur). Nie wprowadzasz ich ręcznie — pojawiają się same, gdy raz podłączysz firmę do KSeF i włączysz pobieranie. Każda faktura, którą wystawił Ci kontrahent przez KSeF, trafi do aplikacji.
Dwa etapy pobierania faktury
Faktura pojawia się dwuetapowo. Najpierw widzisz nagłówek (numer, sprzedawca, kwoty, data) — to dzieje się szybko. Potem w tle dociągają się pełne dane: pozycje, kwota „Do zapłaty", termin i forma płatności.
Dlatego nowa faktura przez chwilę może pokazywać „synchronizacja…", a przycisk Pobierz XML jest nieaktywny, dopóki pełne dane nie dotrą. KSeF ogranicza, ile faktur można pobrać na godzinę, więc przy dużym imporcie pełne dane mogą dociągać się nawet kilka godzin — nowe, bieżące faktury mają pierwszeństwo przed importem historycznym.
Kontrahent łączy faktury z pracownikiem
Każda firma, od której masz faktury, to kontrahent (rozpoznawany po NIP-ie). Kontrahenta przypisujesz do pracownika — i wtedy wszystkie jego faktury automatycznie trafiają do tej osoby. To podstawa podziału pracy: pracownik widzi faktury swoich kontrahentów, a nie całej firmy.
Trzy grupy faktur
Każda faktura należy do jednej z trzech grup: Kosztowe, Zakupowe albo Do weryfikacji. Nowa faktura zaczyna jako „Do weryfikacji", dopóki nie zdecydujesz, gdzie należy. Kategorię możesz ustawić raz dla całego kontrahenta — wtedy jego kolejne faktury same trafiają do właściwej grupy.
Statusy to Twój własny sposób oznaczania
Poza podziałem na grupy możesz tworzyć własne statusy (np. „Opłacona", „Do reklamacji") i łączyć je w grupy. To Ty decydujesz, jak oznaczać etap obróbki faktury — aplikacja niczego nie narzuca.
Powiadomienia e-mail są opcjonalne
Jeśli skonfigurujesz wysyłkę poczty i przygotujesz szablon, aplikacja może powiadamiać pracowników o nowych fakturach — automatycznie (dla wybranych kontrahentów) lub ręcznie z karty faktury. Bez konfiguracji poczty aplikacja działa normalnie, tylko bez e-maili.