Statusy sterujące zamówieniami (ZK) — tworzenie, aktualizacja, anulowanie

Wskaż, które statusy w Sellasist tworzą, aktualizują i anulują Zamówienia od klienta w Subiekcie — oraz co ma się stać przy braku towaru.

1. Statusy tworzenia ZK i status po sukcesie

   W sekcji Statusy Dla ZK wybierz w polu 1. Statusy do tworzenia ZK te statusy sklepu, których osiągnięcie ma tworzyć Zamówienie od klienta w Subiekcie (możesz wskazać kilka).

   Poniżej, w polu „…następnie przenieś zamówienie do statusu", wybierz status, do którego zamówienie ma trafić po pomyślnym utworzeniu ZK (np. „ZK utworzone"). Dzięki temu w sklepie od razu widać, co zostało przetworzone.

   

   Statusy tworzenia ZK, status po sukcesie oraz przełącznik pomijania przy zmianie statusu.

2. Pomijanie zamówień, które zdążyły zmienić status

   Przełącznik „Pomiń tworzenie ZK, jeśli w momencie pobierania zamówienia jego status zmienił się na inny niż w mapowaniu" przydaje się po dłuższej przerwie w działaniu programu.

   Przykład: komputer z integratorem był wyłączony, a Ty w tym czasie ręcznie przeniosłeś zamówienia do innych statusów. Po włączeniu program nadrabia zaległe zdarzenia — z tym przełącznikiem pominie te zamówienia, które nie są już w statusie z mapowania, zamiast tworzyć dla nich ZK.

3. Statusy aktualizacji istniejącego ZK

   W polu Statusy aktualizacji istniejącego ZK możesz wskazać statusy, które powodują ponowne wczytanie zamówienia do istniejącego już ZK — bez zmiany statusu w sklepie. Przydatne, gdy klient dołożył pozycję albo zmienił adres, a ZK już istnieje.

   Aktualizacja przepisuje pozycje, kwoty i płatność zgodnie z aktualnym stanem zamówienia w sklepie. Uwagi dopisane ręcznie w Subiekcie zostają zachowane.

4. Czy po realizacji kasować ZK

   Przełącznik „Czy po realizacji dokumentu kasować ZK" decyduje, co dzieje się z ZK po wystawieniu dokumentu końcowego (faktury, paragonu):

   • Wyłączony (zalecane) — ZK zostaje w Subiekcie ze statusem „Zamknięte" i powiązaniem z fakturą. Masz pełną historię: zamówienie → dokument.
   • Włączony — po wystawieniu dokumentu powiązane ZK jest usuwane z Subiekta.

5. Co zrobić, gdy towaru nie ma w Subiekcie

   Panel „Akcje w przypadku braku towaru w Nexo" określa zachowanie, gdy pozycji z zamówienia nie uda się dopasować do kartoteki w Subiekcie:

   • Nie twórz dokumentu — ZK nie powstanie, zamówienie zostanie oznaczone jako błędne,
   • Dodaj usługę jednorazową — pozycja trafi na ZK jako usługa jednorazowa z nazwą i ceną ze sklepu (dokument powstanie mimo braku kartoteki),
   • Dodaj do uwag w dokumencie — informacja o brakującej pozycji zostanie dopisana do uwag ZK,
   • Przenieś do statusu Błędu — zamówienie w sklepie trafi do wybranego niżej statusu.

   Po zaznaczeniu „Przenieś do statusu Błędu" pojawia się pole Status w przypadku Błędu — wybierz status (np. „Błąd ZK"), który będzie Twoją skrzynką spraw do wyjaśnienia. Opis problemu program zapisuje w polu dodatkowym „Komunikat błędu" (patrz instrukcja „Pola dodatkowe").

   

   Akcje przy braku towaru, status błędu, status braku stanu magazynowego i statusy anulowania.

6. Status przy braku stanu magazynowego

   Pole „Status w przypadku Braku stanu magazynowego" działa niezależnie od braków kartotek: jeśli po utworzeniu ZK stan magazynowy którejś pozycji robi się ujemny, zamówienie w sklepie zostanie przeniesione do wskazanego statusu.

   💡 ZK i tak powstaje (Subiekt ostrzega, ale nie blokuje) — status służy temu, żeby obsługa od razu widziała zamówienia wymagające dotowarowania. Dla zestawów (kompletów) program uwzględnia także ilość możliwą do zmontowania ze składników.

7. Anulowanie zamówienia = anulowanie ZK

   W polu Statusy Anulowania ZK wskaż statusy sklepu (np. „Anulowane"), które mają anulować ZK w Subiekcie. Anulowane ZK zwalnia rezerwacje — towar wraca do sprzedaży.

   Poniżej możesz wybrać status, do którego zamówienie trafi po pomyślnym anulowaniu (np. „Archiwum").

   💡 Jeśli ZK zostało już zrealizowane fakturą, samo ZK jest zamknięte — anulowanie go nie cofnie sprzedaży. W takiej sytuacji wystaw w sklepie korektę (patrz „Korekty i zwroty").

8. Status dokumentów ZK w Subiekcie (rezerwacje)

   Pole Statusy dokumentów ZK określa, z jakim statusem powstają nowe ZK w Subiekcie — a to przekłada się na rezerwację towaru:

   • Rezerwacja stanu (S) — zalecane: towar z magazynu jest rezerwowany dla zamówienia,
   • Bez rezerwacji — ZK nie blokuje towaru,
   • Rezerwacja dostawy / częściowa — warianty dla sprzedaży z dostaw.

   

   Domyślny status nowych ZK — od niego zależy sposób rezerwowania towaru.

9. Pole wskazujące sprzedaż zagraniczną (OSS / WDT) — opcjonalne

   Jeśli oznaczasz typ transakcji już na poziomie zamówienia (zanim powstanie faktura), wskaż pole dodatkowe w Sellasist, w którym pojawia się symbol OSS lub WDT (np. wpisywany Akcją Automatyczną). ZK dostanie wtedy od razu właściwy typ transakcji i stawki VAT.

   ⚠️ To ustawienie nie wpływa na dokument końcowy — o typie faktury zawsze decyduje seria faktur w Sellasist (prefiks OSS/WDT).