Wystawianie dokumentów — faktury, paragony, WZ

Jak z dokumentu wystawionego w Sellasist powstaje faktura, paragon lub WZ w Subiekcie — i jakie ustawienia tym sterują.

1. Od dokumentu w sklepie do dokumentu w Subiekcie

   Dokument końcowy w Subiekcie powstaje w chwili, gdy w Sellasist zostanie wystawiony dokument (ręcznie albo Akcją Automatyczną przy zmianie statusu). Program:

   1. odczytuje prefiks serii faktur z numeru dokumentu sklepu i wybiera typ dokumentu (FS, PA, PAi, WZ, OSS, WDT, EX — pełna tabela w „Jak działa AB Connect NEXO"),
   2. odnajduje powiązane ZK i wystawia z niego dokument z aktualnymi pozycjami, cenami i płatnością z zamówienia,
   3. wgrywa PDF dokumentu do zamówienia w sklepie i ustawia statusy oraz pola dodatkowe zgodnie z konfiguracją.

   💡 Paragon imienny z serii PAiFSd/FD jest od razu przekształcany w fakturę detaliczną — w Subiekcie zobaczysz komplet: paragon imienny + fakturę do paragonu.

2. Status dokumentu w Subiekcie

   Pole Status Dokumentów sprzedaży określa, z jakim statusem magazynowym powstaje dokument końcowy — zalecany Wykonany (W), czyli dokument od razu zdejmuje towar z magazynu. Pozostałe opcje (np. rezerwacja) przydają się, gdy wydanie następuje później.

   

   Karta „Realizacja Dokumentów": status dokumentu, kontrola kwot, statusy po sukcesie i błędzie, brak NIP, data sprzedaży i pomijane serie.

3. Kontrola zgodności kwot

   Przełącznik „Czy zwrócić błąd jeśli kwota na zamówieniu jest różna od sumy na ZK?" chroni przed rozjazdem kwot (np. przez różnice w zaokrągleniach albo zmianę cen w kartotece). Gdy suma dokumentu w Subiekcie nie zgadza się z kwotą zamówienia w sklepie, dokument nie powstanie, a zamówienie trafi do statusu błędu z opisem różnicy.

4. Status w sklepie po wystawieniu dokumentu

   Włącz „Zmień status po utworzeniu dokumentu finansowego" i wybierz status (np. „Wysłane"), do którego zamówienie ma trafić po pomyślnym wystawieniu faktury lub paragonu. To domyka automatyczny obieg: zamówienie → ZK → dokument → status w sklepie.

5. Błąd przy wystawianiu — co ma się stać

   Żółty panel „Akcje w przypadku błędu tworzenia dokumentu sprzedaży" dotyczy faktur, paragonów i korekt. Gdy Subiekt zwróci błąd (brak towaru, brak stanu, nieprawidłowe dane):

   • Nie twórz dokumentu — bezpieczne domyślne zachowanie,
   • Dodaj usługę jednorazową — pozycje bez kartoteki wchodzą jako usługi jednorazowe, dokument powstaje,
   • Przenieś do statusu Błędu — zamówienie trafia do wskazanego statusu (np. „Błąd FS"), a opis problemu do pola dodatkowego „Komunikat błędu".

   💡 Zamówienia w statusie błędu obsłużysz tak: przeczytaj komunikat, usuń przyczynę (np. uzupełnij kartotekę), a następnie ponownie wystaw dokument w sklepie albo przenieś zamówienie do statusu tworzącego dokument.

6. Brak NIP na fakturze

   Gdy seria wskazuje na fakturę, ale zamówienie nie ma poprawnego NIP, zachowanie określa pole „Brak NIP na Fakturze":

   • Wystaw fakturę — faktura na osobę prywatną (bez NIP),
   • Wystaw fakturę i fiskalizuj — jak wyżej, plus wydruk fiskalny,
   • Paragon imienny + faktura detaliczna — zamiast zwykłej faktury,
   • Zgłoś błąd — dokument nie powstanie, zamówienie trafi do statusu błędu.

7. Data sprzedaży na dokumencie

   Pole „Data SPRZEDAŻY na Dokumencie końcowym" pozwala wybrać, czy datą sprzedaży ma być data sprzedaży z dokumentu w sklepie, czy data wystawienia w Subiekcie. Data wystawienia dokumentu jest zawsze zgodna z datą dokumentu utworzonego w sklepie.

8. Pomijanie wybranych serii

   W polu „Serie pomijane" możesz wskazać serie faktur ze sklepu, dla których program ma nie tworzyć dokumentów w Subiekcie (np. faktury księgowane ręcznie albo obsługiwane poza integracją). Dokument z pominiętej serii nie powstanie i żaden PDF nie zostanie wgrany.

9. Koszt wysyłki na dokumencie

   Koszt dostawy z zamówienia trafia na dokument jako osobna pozycja usługi. W karcie „Obsługa Kosztów Wysyłki" podaj symbol usługi założonej w Subiekcie (np. WYSYLKA).

   Dostępny jest też podział kosztu wysyłki według stawek VAT pozycji (dla koszyków z towarami w różnych stawkach) — wtedy wysyłka rozbijana jest na osobne pozycje per stawka.

   

   Symbol usługi kosztów wysyłki i opcje podziału kosztu według stawek VAT.

10. Wydruki: wzorzec PDF per seria

    W karcie „Mapowanie Wzorców Wydruku" możesz przypisać każdej serii faktur ze sklepu konkretny wzorzec wydruku z Subiekta — np. faktury z serii zagranicznej drukowane wzorcem dwujęzycznym. Serie bez mapowania używają wzorca domyślnego.

    ⚠️ Jeśli PDF nie powstaje, a w komunikacie błędu pojawia się informacja o problemie z wzorcem — sprawdź w Subiekcie, czy wybrany wzorzec działa przy ręcznym wydruku (wzorce z bardzo starych wersji potrafią wymagać odświeżenia).

    

    Przypisanie wzorców wydruku do serii dokumentów ze sklepu.

11. Uwagi na dokumencie

    Karta „Uwagi na Dokumencie" steruje tym, co trafia do pola Uwagi w Subiekcie — np. uwagi klienta z zamówienia albo numer ZK. Uwagi dopisane ręcznie w Subiekcie nie są nadpisywane przy aktualizacji zamówienia.

    

    Ustawienia uwag przenoszonych na dokumenty.

12. Sprzedaż zagraniczna: OSS, WDT, eksport

    Serie OSS, WDT i EX tworzą faktury z właściwym typem transakcji:

    • OSS — stawki VAT kraju kupującego. Program bierze stawkę z kartoteki towaru (zakładka stawek VAT dla państw); jeśli towar nie ma wpisu dla danego kraju, użyta zostanie stawka podstawowa tego kraju. Kraj musi istnieć w słowniku państw Subiekta i mieć ustawioną domyślną stawkę VAT.
    • WDT — faktura wewnątrzwspólnotowa (0%), wymaga numeru VAT UE kupującego.
    • EX — faktura eksportowa (0%).

    Dokumenty walutowe dostają kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego sprzedaż; waluta zamówienia musi istnieć w Subiekcie.

    

    Kartoteka towaru → zakładka Podatki → „Stawki VAT inne niż podstawowa dla transakcji WSTO-OSS": ① stawka dla kraju, ② lista dostępnych stawek, ③ Zapisz.