Windykacja należności
Pełny obraz nieopłaconych dokumentów — według wieku długu, kontrahenta i opiekuna — z konfigurowalnymi etapami windykacji, notatkami i automatycznymi przypomnieniami e-mail.
Po co służy windykacja
Moduł Windykacja zbiera w jednym miejscu wszystkie nieopłacone dokumenty z Subiekta i pomaga uporządkować odzyskiwanie należności — od najświeższych zaległości po długi przeterminowane o wiele miesięcy. Znajdziesz go w menu po lewej w sekcji Windykacja, gdzie dostępne są m.in. Nieopłacone dokumenty, Wg kontrahenta oraz (dla administratora) Konfiguracja i E-maile.
Aplikacja sama wylicza, ile dni po terminie jest każda płatność, grupuje należności i podpowiada, do kogo i kiedy wysłać przypomnienie.
Nieopłacone dokumenty — filtruj po dniach po terminie, kontrahencie i opiekunie handlowym.Lista nieopłaconych dokumentów
Widok Nieopłacone dokumenty pokazuje pojedyncze faktury i inne dokumenty czekające na zapłatę. Każdy wiersz zawiera Nr dokumentu, Symbol i Nazwę kontrahenta, Termin płatności, Dni po terminie, Opiekuna oraz Kwotę. U góry widać, ile dokumentów znaleziono i na jaką łączną kwotę.
Listę zawęzisz filtrami: Dni po terminie (Wszystkie, 1-7 dni, 8-14 dni, 15-30 dni, Ponad 30 dni), Kontrahent (wyszukiwanie po symbolu, NIP lub nazwie) oraz Opiekun handlowy. Kolumny można sortować, klikając nagłówek tabeli.
Należności w podziale na kontrahentów
Widok Wg kontrahenta sumuje zadłużenie dla każdego klienta — w jednym wierszu widzisz Ilość dokumentów, najdłuższe Dni spóźnienia, Sumę Należności, Opiekuna i adres Email. To wygodny punkt startu, gdy chcesz wiedzieć, którzy klienci zalegają najwięcej.
Klientów, których nie chcesz windykować (np. stałych partnerów z indywidualnymi ustaleniami), możesz pominąć. Przycisk Zarządzaj przy informacji Klienci wyłączeni z windykacji otwiera okno, w którym wyszukasz kontrahenta i dodasz go do wykluczeń — od tej pory nie pojawi się on na listach windykacyjnych. W każdej chwili możesz go z tej listy usunąć.
Etapy windykacji (zakładki)
Proces windykacji dzieli się na etapy, które w aplikacji nazywają się zakładkami. Każda zakładka obejmuje określony przedział dni przeterminowania (np. 0-7 dni albo 30+ dni), ma własny kolor i może mieć przypisany szablon wiadomości. Zakładki pojawiają się zarówno w menu Windykacja, jak i jako kolorowe karty na górze ekranu — kolor zakładki odpowiada kolorowi odznak z liczbą dni spóźnienia, więc od razu widać, na jakim etapie jest dany dług.
Po wejściu w zakładkę dostajesz listę kontrahentów z danego przedziału. Zaznaczając kontrahentów (pole wyboru z lewej strony), poniżej rozwiniesz tabelę Dokumenty z konkretnymi fakturami — numerem, datą powstania, terminem płatności, dniami spóźnienia i należnością.
Wysyłka przypomnień e-mail
Z poziomu zakładki wyślesz przypomnienia do zaznaczonych kontrahentów — przycisk Wyślij zaznaczone otwiera okno potwierdzenia z podsumowaniem (liczba kontrahentów, dokumentów i łączna kwota) oraz listą odbiorców. Aplikacja ostrzeże, jeśli któryś kontrahent nie ma adresu e-mail. Możesz zostawić automatyczny dobór (wg dni przeterminowania) albo wskazać jeden szablon dla całej wysyłki. Po wysłaniu zobaczysz wynik dla każdego odbiorcy.
Treść wiadomości pochodzi z szablonów e-mail (zakładka Konfiguracja), w których można użyć zmiennych podstawianych automatycznie, m.in.
{{CustomerName}},{{TotalAmount}}i{{DocumentsTable}}(gotowa tabela zaległych dokumentów). Tam też działa Serwis automatycznych powiadomień, który po włączeniu sam wysyła przypomnienia o ustalonej godzinie i pilnuje, by nie zasypywać tego samego klienta zbyt często (parametr Min. dni między wysyłkami).Notatki, historia i opiekun handlowy
Przy każdym kontrahencie kolumna Status (historia działań) prowadzi do historii kontaktów. Możesz tu dopisać własne działanie — Notatka, E-mail, Telefon, Poczta lub Inne — z datą i opisem (np. „rozmowa telefoniczna, klient obiecał wpłatę”). Historia pokazuje, kto i kiedy wykonał daną czynność, a wpisy dodane automatycznie przez system są wyraźnie oznaczone.
Każdy handlowiec może widzieć tylko swoją część windykacji. Administrator w zarządzaniu użytkownikami przypisuje użytkownikowi Opiekuna handlowego z Subiekta — wtedy ten użytkownik pracuje wyłącznie na należnościach swoich klientów, a filtr Opiekun handlowy pozwala administratorowi przeglądać dane wszystkich lub wybranego opiekuna. Adresy e-mail kontrahentów można nadpisać własnymi (widok E-maile), a do wysyłki dołożyć kopię (CC) dla opiekuna.
Sprawdź również
- Połączenie z Subiektem i synchronizacja — skąd biorą się nieopłacone dokumenty z Subiekta.
- Konfiguracja modułów — gdzie ustawia się przypomnienia e-mail.
- Przegląd modułów — gdzie windykacja mieści się wśród innych modułów.