Sellasist lub Baselinker i Subiekt GT — który wariant wdrożenia wybrać

Zamówienia z systemu OMS trafiają przez program pośredniczący do Subiekta GT i tam powstaje dokument sprzedaży ze skutkiem magazynowym. Skąd wtedy pobierać paragony, jak uniknąć podwójnej fiskalizacji i co dostaje klient.

1. Twoja sytuacja — skąd brać paragony

   Typowy układ: zamówienia ze sklepu, Allegro i innych marketplace'ów zbierają się w systemie OMS (Sellasist, Baselinker), osobny program pośredniczący przenosi je do Subiekta GT i tam powstaje dokument sprzedaży, który zdejmuje stan magazynowy i tworzy WZ. W takim układzie ustawiamy to tak:

   • paragony pobieramy z Subiekta GT — bo to tam powstaje dokument sprzedaży;
   • gotowy e-paragon wgrywamy do OMS-a — do zamówienia, którego dotyczy. Stamtąd przekazujesz go dalej do klienta, na Allegro czy inny marketplace.

   Nie musisz więc wybierać „albo OMS, albo Subiekt”. Paragony bierzemy z jednego miejsca, a wynik odsyłamy do drugiego. Cały przepływ wygląda tak:

   zamówienie w sklepie lub na marketplace → OMS → program pośredniczący → dokument w Subiekcie GT (stan magazynowy, WZ) → e-paragon na drukarce fiskalnej → pliki e-paragonu przy zamówieniu w OMS → klient / marketplace.

2. Warunek konieczny: drukarka odłączona od Subiekta

   Zanim uruchomisz e-paragony, w Subiekcie GT wyłącz fiskalizację i odłącz od niego drukarkę fiskalną. Od tej pory paragony fiskalizuje wyłącznie nasza aplikacja, a informację o fiskalizacji zapisuje z powrotem przy dokumencie w Subiekcie — dokładnie tak, jak robią to programy kasowe.

   Dzięki temu nie ma podwójnej fiskalizacji — do drukarki mówi tylko jeden program. Zostawienie fiskalizacji włączonej po obu stronach to jedyny scenariusz, w którym paragon mógłby wyjść dwa razy.

3. Integrator OMS → Subiekt — polecamy nasz AB Connect

   Dokument w Subiekcie może tworzyć dowolny program pośredniczący — Twój obecny będzie działał dalej, a stan magazynowy i WZ zdejmą się bez żadnych zmian. Aplikacja do e-paragonów niczego w tym nie zastępuje; dokłada tylko fiskalizację i e-paragon.

   Jako integrator OMS ↔ Subiekt polecamy jednak nasz własny AB Connect (warianty Subiekt GT ↔ Sellasist oraz Subiekt GT ↔ Base). To ten sam producent co aplikacja e-paragonów, więc oba programy są do siebie dopasowane:

   • numer zamówienia z OMS-a wpisuje w Podtytuł dokumentu sam — spełnia od ręki jedyny wymóg opisany w następnej sekcji;
   • tworzy w Subiekcie paragony, faktury i dokumenty magazynowe (WZ) ze skutkiem magazynowym;
   • sam tworzy korekty do faktur i paragonów — osobny moduł korekt, który przy zwrocie czy reklamacji wystawia dokument w Subiekcie za Ciebie;
   • pozwala wyłączyć wgrywanie PDF paragonu z Subiekta do OMS-a — dzięki temu klient nie dostaje dwóch dokumentów naraz: wydruku paragonu z Subiekta i e-paragonu. Wyłączysz to dla wszystkich paragonów albo tylko dla wybranych serii dokumentów;
   • całość — przenoszenie zamówień i fiskalizacja — jest u jednego dostawcy, więc przy problemie nie odsyłamy Cię do kogoś innego.

   AB Connect nie jest wymagany — e-paragony zadziałają też z Twoim obecnym rozwiązaniem, o ile numer zamówienia trafia do podtytułu dokumentu.

   Więcej o integratorze: AB Connect — Subiekt GT i Sellasist · AB Connect — Subiekt GT i Base · jak działa AB Connect · pełna dokumentacja AB Connect.

4. Jedyny wymóg: numer zamówienia w podtytule

   To jedyna rzecz, jakiej wymagamy od dokumentu w Subiekcie: w polu Podtytuł ma być numer zamówienia z OMS-a — sam numer, bez dodatkowych słów i znaków.

   Po tym numerze aplikacja rozpoznaje, do którego zamówienia w OMS wgrać pliki e-paragonu. Ten sam numer trafia na e-paragon, więc Ty i klient bez trudu powiążecie e-paragon z zamówieniem i z dokumentem w Subiekcie.

   Korzystasz z naszego AB Connect? Wtedy nie musisz nic robić — numer zamówienia z OMS-a trafia do Podtytułu automatycznie. Przy innym programie pośredniczącym sprawdź, czy ustawia to pole; jeśli nie, zwykle da się to włączyć w jego konfiguracji.

   Jeśli u Was numery zamówień lądują w polu Notatki zamiast w Podtytule — da się to przestawić w ustawieniach. Gdy pole zawiera tekst typu „zam. nr 12345”, włącz opcję wyciągania samych cyfr. Szczegóły w instrukcji Tryb ERP — Subiekt GT, Nexo, Optima.

5. Paragony, faktury i klienci z NIP

   O tym, co zostanie zafiskalizowane, decyduje to, co wystawisz w Subiekcie. W ustawieniach wskazujesz typy dokumentów do fiskalizacji — domyślnie są to tylko paragony. Przy takim ustawieniu zasada wygląda tak, jak zwykle chcecie:

   • klient indywidualny bez NIP → paragon w Subiekcie → e-paragon;
   • firma / klient z NIP → faktura → nie jest fiskalizowana;
   • klient indywidualny, który poprosi o fakturę → wystawiasz paragon i fakturę do paragonu — fiskalizuje się paragon. Dla drukarki nie ma żadnej różnicy, czy to paragon samodzielny, czy paragon do faktury.

   Dodatkowo możesz włączyć opcję Pomiń faktury VAT z NIP, żeby dokumenty z NIP-em nabywcy były pomijane nawet wtedy, gdy fiskalizujesz też faktury.

   Jeśli wystawiasz faktury do paragonów, zobacz też Subiekt GT — znacznik FP.

6. Co dostaje klient — pliki, nie link

   E-paragon to nie jest link do strony. Przy każdej sprzedaży powstają dwa pliki:

   • PDF z wizualizacją — to, co klient ogląda jak zwykły paragon;
   • plik techniczny z podpisem — prawnie ważny dowód zakupu. Klient zwykle go nie otwiera, ale powinien go dostać.

   Oba pliki aplikacja wgrywa do zamówienia w OMS, w pola dodatkowe, które sam wskażesz. Stamtąd przekazujesz je dalej — mailem z poziomu OMS-a, do Allegro czy innego marketplace'u. Aplikacja może też wysłać e-paragon mailem samodzielnie, jeśli w zamówieniu jest adres klienta (patrz Wysyłka e-paragonu mailem).

   Uważaj na duble. Jeśli program pośredniczący wgrywa do zamówienia także PDF paragonu wygenerowany z Subiekta, klient dostanie dwa dokumenty naraz — zwykły wydruk i e-paragon — i nie będzie wiedział, który jest tym właściwym. W naszym AB Connect wyłączasz to jednym przełącznikiem (dla wszystkich paragonów albo dla wybranych serii dokumentów), więc do klienta trafia wyłącznie e-paragon. Przy innym programie pośredniczącym sprawdź, czy da się tam zrobić to samo.

   Nie przechowujemy e-paragonów u nas — pliki są zawsze u Ciebie: w aplikacji na Twoim komputerze oraz w Twoim systemie OMS.

7. Zwroty i korekty

   Z punktu widzenia drukarki e-paragon i zwykły paragon to ten sam dokument, więc zwroty i korekty robisz normalnie w Subiekcie GT — tak jak dotychczas, bez zmiany przyzwyczajeń.

   Powiązanie działa przez numer zamówienia: ten sam numer jest w podtytule dokumentu w Subiekcie i na e-paragonie, więc zawsze wiadomo, którego zakupu dotyczy zwrot.

   Tu najmocniej widać przewagę naszego integratora: AB Connect ma moduł automatycznych korekt do faktur i paragonów — korekta powstaje w Subiekcie sama, z tym samym numerem zamówienia, więc zwrot od razu jest powiązany z e-paragonem. Bez integratora robisz to ręcznie w Subiekcie, co też jest w porządku — tylko zajmuje więcej czasu.

8. Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak

   Nic nie ginie i nic nie zostaje wystawione „po cichu” dwa razy:

   • Aplikacja nie widzi drukarki (wyłączona, wyjęta z sieci, awaria) — wstrzymuje przetwarzanie i czeka. Po przywróceniu łączności paragony wystawiają się po kolei, od najstarszego.
   • Błąd w samym paragonie (np. zła stawka VAT na produkcie) — dokument zostaje oznaczony jako wstrzymany/błędny. Po usunięciu przyczyny ponawiasz fiskalizację jednym kliknięciem.
   • Zamówienie w OMS może przy błędzie automatycznie dostać status typu „Wymaga interwencji” i treść błędu w polu tekstowym — pracownik od razu widzi, czym się zająć.

   Wysyłkę danych do urzędowego repozytorium prowadzi sama drukarka — to jej zadanie, niezależne od aplikacji. Więcej: Paragony błędne i ponowienie fiskalizacji.

9. Połączenie drukarki — LAN czy Wi-Fi

   Zawsze rekomendujemy kabel (LAN) — jest po prostu stabilniejszy i szybszy. Wi-Fi też zadziała, jeśli sieć jest stabilna, a drukarka ma dobry zasięg. Niestabilne Wi-Fi objawia się przerwami w fiskalizacji i dłuższym oczekiwaniem na paragon.

   Stały adres drukarki w sieci nie jest wymagany, ale jest bardzo wygodny. Jeśli router przydzieli drukarce inny adres, trzeba go poprawić w aplikacji — najprościej zarezerwować drukarce stały adres na routerze i mieć spokój.

   Poza tym nie trzeba otwierać niczego „na świat” — aplikacja i drukarka muszą się tylko widzieć w tej samej sieci lokalnej. Ustawienia połączenia opisuje Konfiguracja drukarki fiskalnej.

10. Co trzeba zmienić po Twojej stronie

    Lista jest krótka:

    1. W Subiekcie — wyłączyć fiskalizację i odłączyć drukarkę fiskalną.
    2. W dokumentach — zadbać, żeby numer zamówienia z OMS-a trafiał do podtytułu (zwykle robi to już program przenoszący zamówienia).
    3. W OMS — założyć pola dodatkowe na dwa pliki e-paragonu, pole tekstowe na treść błędu oraz status dla zamówień wymagających interwencji.

    Poza tym sposób pracy w Subiekcie i w OMS zostaje bez zmian. Konfigurację przeprowadzisz sam — prowadzi przez nią kreator pierwszej konfiguracji.

    Przy naszym AB Connect punkt 2 odpada — numer zamówienia trafia do podtytułu automatycznie.

11. Koszty

    Abonament: 49 zł miesięcznie za każde rozpoczęte 10 000 dokumentów w danym miesiącu. Wersja z Twoim logo na e-paragonie — 99 zł, pełny white-label — 149 zł.

    Bez dodatkowych opłat: liczba stanowisk (przy e-paragonach wystarczy jedna drukarka na firmę — kolejne nie mają sensu) oraz przechowywanie dokumentów (e-paragony trzymasz u siebie, nie u nas).

    Płatne osobno: wdrożenie po naszej stronie, jeśli chcesz, żebyśmy przeprowadzili je za Ciebie. Możesz też skonfigurować wszystko samodzielnie — kreator i instrukcje prowadzą krok po kroku.

    Aktualny cennik i przykładowe e-paragony: appsbusters.pl/eparagony.

12. Sprawdź również

    • AB Connect — dokumentacja integratora OMS ↔ Subiekt — nasz program przenoszący zamówienia do Subiekta, polecany do tego wdrożenia (wariant Sellasist, wariant Base).
    • Tryb ERP — Subiekt GT, Nexo, Optima — jak podłączyć bazę Subiekta, ustawić filtry i skąd brany jest numer zamówienia.
    • Połączenie z systemem OMS (Sellasist / Baselinker) — token, pola dodatkowe na pliki e-paragonu i statusy zamówień.
    • Subiekt GT — znacznik FP — oznaczanie faktur wystawionych do paragonu.
    • Paragony błędne i ponowienie fiskalizacji — co zrobić, gdy paragon się nie wystawił.
    • Twoje dane i prywatność — gdzie leżą e-paragony i co u nas nie jest przechowywane.