Sellasist lub Baselinker i Subiekt GT — który wariant wdrożenia wybrać

Zamówienia z systemu OMS trafiają przez program pośredniczący do Subiekta GT i tam powstaje dokument sprzedaży ze skutkiem magazynowym. Skąd wtedy pobierać paragony, jak uniknąć podwójnej fiskalizacji i co dostaje klient.

1. Twoja sytuacja — skąd brać paragony

   Typowy układ: zamówienia ze sklepu, Allegro i innych marketplace'ów zbierają się w systemie OMS (Sellasist, Baselinker), osobny program pośredniczący przenosi je do Subiekta GT i tam powstaje dokument sprzedaży z ustalonym skutkiem magazynowym. W takim układzie ustawiamy to tak:

   • paragony pobieramy z Subiekta GT — bo to tam powstaje dokument sprzedaży;
   • gotowy e-paragon wgrywamy do OMS-a — do zamówienia, którego dotyczy. Stamtąd przekazujesz go dalej do klienta, na Allegro czy inny marketplace.

   Nie musisz więc wybierać „albo OMS, albo Subiekt”. Paragony bierzemy z jednego miejsca, a wynik odsyłamy do drugiego. Cały przepływ wygląda tak:

   zamówienie w sklepie lub na marketplace → OMS → program pośredniczący → dokument w Subiekcie GT → e-paragon na drukarce fiskalnej → pliki e-paragonu przy zamówieniu w OMS → klient / marketplace.

2. Warunek konieczny: drukarka odłączona od Subiekta

   W tym wariancie za fiskalizację ma odpowiadać jeden program. Przed uruchomieniem AB eParagon wyłącz fiskalizację w Subiekcie GT i odłącz od niego drukarkę fiskalną. AB eParagon przekazuje dokument do drukarki i zapisuje informację o fiskalizacji przy dokumencie w Subiekcie.

   Takie rozdzielenie ogranicza ryzyko równoległego wysłania tej samej sprzedaży przez dwa programy. Nie zastępuje jednak sprawdzenia stanu dokumentu. Gdy nie wiadomo, czy fiskalizacja się zakończyła, nie wysyłaj paragonu ponownie i nie twórz drugiego dokumentu do tej samej sprzedaży. Najpierw ustal wynik poprzedniej próby w programie i na drukarce.

3. Integrator OMS → Subiekt — polecamy nasz AB Connect

   Możesz pozostać przy obecnym integratorze, jeśli spełnia warunki opisane w tej instrukcji. Przed uruchomieniem sprawdź powiązanie z zamówieniem oraz oczekiwany skutek magazynowy dokumentu w Subiekcie GT. AB eParagon odpowiada w tym układzie za fiskalizację i przekazanie plików e-paragonu.

   Jako integrator OMS ↔ Subiekt polecamy jednak nasz własny AB Connect (warianty Subiekt GT ↔ Sellasist oraz Subiekt GT ↔ Base). To ten sam producent co aplikacja e-paragonów, więc oba programy są do siebie dopasowane:

   • numer zamówienia z OMS-a wpisuje w Podtytuł dokumentu sam — ułatwia powiązanie opisane w następnej sekcji; sprawdź zgodność źródła numeru w AB eParagon;
   • tworzy w Subiekcie paragony, faktury i dokumenty magazynowe (WZ) ze skutkiem magazynowym;
   • w wariancie dla Sellasist może tworzyć korekty faktur i zwroty do paragonów przez osobny moduł korekt, po jego włączeniu i z pełną licencją (FULL); w ofercie wariantu dla Base automatyczne korekty są oznaczone jako planowane;
   • pozwala wyłączyć wgrywanie PDF paragonu z Subiekta do OMS-a — dzięki temu klient nie dostaje dwóch dokumentów naraz: wydruku paragonu z Subiekta i e-paragonu. Wyłączysz to dla wszystkich paragonów albo tylko dla wybranych serii dokumentów;
   • całość — przenoszenie zamówień i fiskalizacja — jest u jednego dostawcy, więc przy problemie nie odsyłamy Cię do kogoś innego.

   AB Connect nie jest wymagany — e-paragony zadziałają też z Twoim obecnym rozwiązaniem, o ile z wybranego pola dokumentu można odczytać właściwy numer zamówienia OMS.

   Więcej o integratorze: AB Connect — Subiekt GT i Sellasist · AB Connect — Subiekt GT i Base · jak działa AB Connect · pełna dokumentacja AB Connect.

4. Powiązanie z OMS: właściwy numer zamówienia

   Do powiązania plików e-paragonu potrzebny jest numer właściwego zamówienia w OMS. Nie pomyl go z numerem paragonu ani numerem nadanym przez marketplace. Otwórz jedno istniejące zamówienie i odpowiadający mu dokument w Subiekcie GT, a następnie porównaj ich dane bez ponawiania fiskalizacji.

   Domyślnym źródłem numeru w GT jest Podtytuł. Jeżeli integrator zapisuje numer w notatkach, sprawdź opcję Numer zamówienia z notatek w AB eParagon. Wybrane źródło musi odpowiadać polu rzeczywiście wypełnianemu przez integrator. Samo używanie AB Connect nie zastępuje sprawdzenia tych ustawień.

   Jeśli pole zawiera również opis, sprawdź separator numeru zamówienia i opcję Tylko cyfry. Separator najpierw odcina dopisek od pierwszego wystąpienia wybranego znaku, a dopiero potem program może usunąć pozostałe znaki niebędące cyframi. Przykład: dla numeru 45210 tekst 45210 | odbiór 88 wymaga oddzielenia dopisku; samo usunięcie liter i znaków dałoby błędne 4521088.

   Dokładne działanie i przykłady opisuje instrukcja separatora numeru zamówienia, a wybór źródła — instrukcja trybu ERP. Zgodny numer nie potwierdza jeszcze odebrania pliku z drukarki ani doręczenia go kupującemu.

5. Paragony, faktury i klienci z NIP

   W ustawieniach AB eParagon wskazujesz typy dokumentów z Subiekta, które aplikacja ma kierować do fiskalizacji — domyślnie są to tylko paragony (PA). Możesz również wybrać faktury sprzedaży (FS). To opis filtrów aplikacji: ich ustawienie nie rozstrzyga obowiązków podatkowych sprzedawcy.

   Przykład działania przy wyborze tylko paragonów:

   • paragon wystawiony w Subiekcie trafia do fiskalizacji;
   • faktura bez osobnego paragonu nie trafia do fiskalizacji przy tym filtrze;
   • jeżeli w Twoim obiegu powstają paragon i faktura do tego paragonu, aplikacja kieruje do fiskalizacji paragon.

   Jeśli wybierzesz także faktury, możesz włączyć opcję Pomiń faktury VAT z NIP. Jest to dodatkowy filtr pomijający faktury z NIP-em nabywcy. Sam NIP nie zastępuje wyboru typów dokumentów ani ustalenia właściwego obiegu sprzedaży.

   Jeśli wystawiasz faktury do paragonów, zobacz też Subiekt GT — znacznik FP.

6. Pliki e-paragonu w tym wdrożeniu

   Po odebraniu podpisanego e-paragonu z drukarki AB eParagon przygotowuje w tym wariancie:

   • PDF z wizualizacją — czytelną postać paragonu;
   • plik techniczny — zawierający podpisane dane odebrane z drukarki.

   Paragon elektroniczny wydajesz za zgodą nabywcy i w uzgodniony z nim sposób — zobacz § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

   Przekazanie plików do OMS wymaga konfiguracji. W wariancie z polami dodatkowymi wskaż osobne pola na wizualizację i plik techniczny. Base umożliwia również przekazanie do dokumentu zamówienia; wybór sposobu opisuje instrukcja połączenia z OMS. Dalsze przekazanie plików klientowi zależy od ustawień Twojego OMS. Sprawdź na próbnym dokumencie, czy pliki pojawiają się w wybranym miejscu i czy klient otrzymuje je wybraną drogą.

   Aplikacja może też wysyłać e-paragon mailem. Wymaga to skonfigurowania serwera poczty (SMTP), przypisania odpowiednich serii dokumentów lub wystawców do wysyłki oraz adresu klienta dostępnego dla aplikacji. W tym trybie pliki nie są jednocześnie automatycznie wgrywane do OMS. Szczegóły opisuje Wysyłka e-paragonu mailem.

   Sprawdź, jakie dokumenty wysyłasz klientowi. Jeśli program pośredniczący przesyła także PDF paragonu z Subiekta, kupujący może otrzymać go obok e-paragonu. W AB Connect sprawdź ustawienia wysyłania PDF oraz serie wykluczone z wysyłki do OMS — opisuje je instrukcja PDF dokumentu do OMS. Przy innym programie pośredniczącym sprawdź jego ustawienia przekazywania dokumentów.

   Bazę paragonów przechowujesz na swoim komputerze lub wybranym serwerze, a pliki przekazane do OMS — w tym systemie. Przy drukarkach Novitus i Posnet podpisany e-paragon czeka także na serwerze AppsBusters na odebranie przez aplikację. Po potwierdzeniu odbioru jest usuwany z tej kolejki. Jeśli aplikacja nie odbierze pliku, może on pozostać tam do kolejnego połączenia. Przy ELZAB aplikacja odbiera dokument bezpośrednio z drukarki. To przechowanie na czas przekazania, a nie archiwum dokumentów klienta. Szczegóły znajdziesz w opisie danych i prywatności AB eParagon.

7. Zwroty i korekty

   Z punktu widzenia drukarki e-paragon i zwykły paragon to ten sam dokument, więc zwroty i korekty robisz normalnie w Subiekcie GT — tak jak dotychczas, bez zmiany przyzwyczajeń.

   Powiązanie działa przez numer zamówienia: porównaj numer odczytany z wybranego pola dokumentu w Subiekcie z numerem właściwego zamówienia w OMS i danymi e-paragonu.

   W wariancie AB Connect dla Sellasist i Subiekta GT możesz uruchomić moduł korekt faktur i zwrotów do paragonów, jeśli masz pełną licencję (FULL). Moduł tworzy odpowiedni dokument w Subiekcie na podstawie korekty w Sellasist. W ofercie wariantu dla Base automatyczne korekty są oznaczone jako planowane, więc nie zakładaj ich dostępności. Dla tego połączenia ustal osobno sposób obsługi zwrotu i wystawienia potrzebnego dokumentu w Subiekcie GT.

8. Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak

   Przy błędzie ustal, na którym etapie zatrzymała się obsługa: przed wysłaniem do drukarki, podczas fiskalizacji czy przy odbieraniu i przekazywaniu plików. Brak pliku w OMS nie oznacza, że paragon nie został zafiskalizowany.

   • Brak łączności z drukarką: sprawdź jej stan i komunikat programu. Przed wznowieniem wyjaśnij wynik dokumentów obsługiwanych w chwili przerwy.
   • Błąd dokumentu: odczytaj dokładny komunikat. Samo poprawienie danych nie rozstrzyga, czy wcześniejsza próba zakończyła się fiskalizacją.
   • Brak plików przy zamówieniu: sprawdź powiązanie numeru oraz osobno odbiór dokumentu i połączenie z OMS. Nie wystawiaj kolejnego paragonu tylko po to, żeby odzyskać załącznik.

   Gdy wynik fiskalizacji jest niepewny, pozostaw ponowienie wstrzymane do wyjaśnienia. Gdy przyczyna jest usunięta i masz pewność, że paragon nie został wystawiony, ponowienie w tym wariancie robisz w AB eParagon: zakładka Paragony błędne → zaznacz dokumenty → Zresetuj zaznaczone. Dalszą obsługę opisuje instrukcja paragonów błędnych i ponowienia fiskalizacji. W trybie ERP ustawienia sklepu Status po błędzie i Pole tekstowe na treść błędu nie obsługują błędów fiskalizacji ERP. Sprawdzaj informację przy dokumencie w Subiekcie oraz sekcje Paragony błędne i Logi w AB eParagon. Zakres ustawień wyjaśnia instrukcja trybu ERP.

9. Połączenie drukarki — LAN czy Wi-Fi

   Do stałego stanowiska zalecamy kabel LAN. Wi-Fi można wykorzystać, jeżeli konkretny model drukarki obsługuje tę drogę połączenia, a komputer z aplikacją ma dostęp do jej adresu i portu. Sprawdź wymagania modelu oraz ustawienia drukarki i sieci; sam dobry zasięg nie potwierdza poprawności całego połączenia.

   Stały adres drukarki w sieci nie jest wymagany, ale ułatwia konfigurację. Jeśli router przydzieli drukarce inny adres, trzeba poprawić go w aplikacji. Możesz zarezerwować adres drukarki w routerze, aby nie zmieniał się przy kolejnym przydziale.

   Nie przekierowuj portu drukarki z Internetu. Aplikacja musi mieć dostęp do właściwego adresu i portu drukarki w sieci lokalnej. Potrzebne są też połączenia wychodzące do używanych usług internetowych, a drukarka online musi mieć łączność wymaganą do pracy z Centralnym Repozytorium Kas. Ustawienia połączenia opisuje Konfiguracja drukarki fiskalnej.

10. Co trzeba zmienić po Twojej stronie

    Lista jest krótka:

    1. W Subiekcie — wyłączyć fiskalizację i odłączyć drukarkę fiskalną.
    2. W dokumentach — zadbać, żeby właściwy numer zamówienia OMS trafiał do pola wybranego w AB eParagon: domyślnie Podtytułu albo notatek. Porównaj również separator i opcję Tylko cyfry.
    3. W OMS — przygotować wybrane w połączeniu miejsca zapisu plików e-paragonu. Nie wymagaj tu konfiguracji statusu i pola błędu sklepu: te ustawienia nie obsługują błędów fiskalizacji w trybie ERP.

    Poza tym sposób pracy w Subiekcie i w OMS zostaje bez zmian. Konfigurację przeprowadzisz sam — prowadzi przez nią kreator pierwszej konfiguracji.

    Przy naszym AB Connect numer zamówienia trafia do podtytułu automatycznie; nadal sprawdź, czy AB eParagon odczytuje właśnie to pole.

11. Koszty

    Abonament AB eParagon: według opublikowanego cennika wariant standard kosztuje 49 zł netto, wariant z własnym logo na e-paragonie — 99 zł netto, a wariant white label — 149 zł netto. W każdym z tych wariantów jest to opłata miesięczna za każde rozpoczęte 10 000 e-paragonów w miesiącu kalendarzowym — liczy się każdy przetworzony e-paragon (w praktyce jedno zamówienie to jeden e-paragon). White label obejmuje własne logo na e-paragonie i e-paragon bez stopki AppsBusters.

    Paragony przechowujesz we własnej bazie aplikacji. Liczbę stanowisk i drukarek dobierz do sposobu pracy firmy; warunki abonamentu sprawdź w aktualnym cenniku AB eParagon.

    Płatne wdrożenia i konsultacje dotyczące procesu, OMS, sklepu i magazynu realizuje Grupa Wdrożeniowa — zgłoszenie wyślesz przez formularz wdrożenia. Wdrożenie kosztuje zwykle 200–600 zł. Wychodzi taniej, gdy drukarka jest podłączona do sieci (kablem albo przez Wi-Fi — przez USB aplikacja z drukarką nie współpracuje) i ma już aktywowane e-paragony. Dokładny zakres i wycenę Grupa Wdrożeniowa uzgadnia z Tobą osobno. Do samodzielnej konfiguracji aplikacji możesz skorzystać z kreatora i instrukcji.

    Aktualny cennik i przykładowe e-paragony: appsbusters.pl/eparagony.

12. Sprawdź również

    • AB Connect — dokumentacja integratora OMS ↔ Subiekt — nasz program przenoszący zamówienia do Subiekta, polecany do tego wdrożenia (wariant Sellasist, wariant Base).
    • Tryb ERP — Subiekt GT, Nexo, Optima — jak podłączyć bazę Subiekta, ustawić filtry i skąd brany jest numer zamówienia.
    • Połączenie z systemem OMS (Sellasist / Baselinker) — token, pola dodatkowe na pliki e-paragonu i statusy zamówień.
    • Subiekt GT — znacznik FP — oznaczanie faktur wystawionych do paragonu.
    • Paragony błędne i ponowienie fiskalizacji — co zrobić, gdy paragon się nie wystawił.
    • Twoje dane i prywatność — gdzie przechowujesz paragony i kiedy plik czeka na serwerze AppsBusters na odebranie przez aplikację.