Import danych z pliku Excel lub CSV

Krok po kroku: jak wgrać do Subiekta GT towary, kontrahentów, pozycje dokumentów lub składniki kompletów z pliku Excel albo CSV. Dane trafiają do Subiekta przez Sferę, więc obowiązują te same reguły co przy ręcznym wpisywaniu.

1. Zanim zaczniesz

   Aplikacja działa na komputerze, na którym jest zainstalowany Subiekt GT z licencją Sfery. Import nowych i zmienianych danych odbywa się przez Sferę, dzięki czemu obowiązuje pełna walidacja — dokładnie taka, jak przy ręcznym wpisywaniu.

   Przed pierwszym importem upewnij się, że masz uzupełnione połączenie z bazą i ścieżkę do Sfery — opisuje to poradnik Konfiguracja połączenia z bazą i Sferą.

2. Krok 1 — Połącz się

   W pierwszym kroku podaj dane połączenia: serwer, bazę danych, login i hasło oraz ścieżkę do Sfery.

   • Kliknij Testuj połączenie z bazą — zielona ikona oznacza, że wszystko działa, czerwona to błąd (sprawdź serwer, login i hasło).
   • Następnie kliknij Połącz ze Sferą — to konieczne, aby zaimportować dane. Przy okazji aplikacja pobierze listę pól własnych. Może to potrwać kilka sekund.

3. Krok 2 — Wybierz typ importu

   Zdecyduj, co chcesz wgrać:

   • Towary — kartoteki towarowe. Aplikacja szuka towaru po symbolu, kodzie kreskowym (EAN) lub identyfikatorze. Jeśli towar istnieje — zostaje zaktualizowany, jeśli nie — utworzony.
   • Kontrahenci — kartoteki kontrahentów. Aplikacja szuka po symbolu, NIP lub identyfikatorze. Obsługiwany jest pełny zakres pól: dane adresowe, kontaktowe i zgody RODO.
   • Dokumenty — pozycje do istniejącego dokumentu. Najpierw wyszukujesz dokument w bazie, potem dograwasz do niego pozycje z pliku (każdy wiersz to jedna pozycja).
   • Składniki kompletów — definicje składników dla towarów-kompletów. Komplet musi już istnieć w bazie, zanim wgrasz jego składniki.

4. Krok 3 — Wczytaj plik

   Obsługiwane formaty to Excel (XLSX/XLS) oraz CSV. Pierwszy wiersz pliku to nagłówki kolumn.

   • Przy pliku Excel dane wczytywane są z pierwszego arkusza. Pusty wiersz w środku arkusza jest traktowany jako koniec danych.
   • Przy pliku CSV wybierz znak rozdzielający kolumny: średnik, przecinek, tabulator lub pionowa kreska. Domyślnie jest to średnik. Pliki CSV zapisuj w kodowaniu UTF-8.

   Wskazówka: jeśli nie masz gotowego pliku, kliknij Eksportuj szablon — aplikacja utworzy pusty plik Excel z poprawnymi nagłówkami kolumn, gotowy do wypełnienia i wgrania.

5. Krok 4 — Dopasuj kolumny (mapowanie)

   Aplikacja sama próbuje dopasować kolumny z pliku do pól Subiekta (po nazwie kolumny lub polskiej nazwie pola). Możesz to poprawić ręcznie:

   • Dla każdej kolumny wybierz z listy docelowe pole Subiekta. Kolumnę, której nie chcesz wgrywać, po prostu zostaw bez dopasowania.
   • Wyszukiwarka nad listą pól pozwala szybko odszukać pole po nazwie.
   • Pola własne (zdefiniowane w Subiekcie w Konfiguracja → Pola własne) pojawiają się tu po połączeniu ze Sferą. Aplikacja rozpoznaje je automatycznie, jeśli nagłówek kolumny odpowiada nazwie pola.
   • Zapamiętane mapowanie jest podpowiadane przy kolejnym imporcie tego samego typu.

   Jak czyścić wartości: pusta komórka oznacza „nie zmieniaj tej wartości”. Aby wyczyścić istniejące pole, wpisz w komórce NULL, USUŃ, CLEAR, DELETE lub RESET. Pól będących kluczem (np. symbol) nie da się wyczyścić.

6. Krok 5 — Wybierz, jak traktować istniejące rekordy

   Zanim przejdziesz dalej, zdecyduj, co ma się stać, gdy rekord z pliku już istnieje w Subiekcie:

   • Aktualizuj — istniejące rekordy są nadpisywane danymi z pliku (nowe są tworzone).
   • Pomiń — istniejące rekordy zostają nietknięte, dograwane są tylko nowe.

   Przy imporcie towarów i kontrahentów możesz też włączyć czyszczenie wybranych danych przed wgraniem nowych — np. usunięcie dotychczasowych cech, zdjęć, dodatkowych kodów kreskowych, składników kompletu czy jednostek miary (towary), albo cech i telefonów (kontrahenci). Używaj tych opcji świadomie — usuwają obecną zawartość tych pól.

7. Krok 6 — Sprawdź podgląd

   Przed wgraniem zobaczysz tabelę z danymi, które trafią do Subiekta. Przewiń wiersze i upewnij się, że mapowanie jest poprawne. Podgląd niczego nie zmienia w bazie — to bezpieczne miejsce na ostatnią kontrolę.

   Jeśli w pliku powtarza się ten sam klucz (np. dwa razy ten sam symbol), aplikacja pokaże okno duplikatów i pozwoli wybrać, jak je obsłużyć: zostaw pierwszy, zostaw ostatni, pomiń wszystkie albo anuluj import. Puste wartości w kolumnie klucza również są zgłaszane do potwierdzenia.

8. Krok 7 — Uruchom import i odbierz raport

   Kliknij Importuj. Aplikacja przetwarza wiersze po kolei: dla każdego rekordu szuka istniejącego (po kluczu) i aktualizuje go lub tworzy nowy. Postęp widać na pasku.

   Błąd pojedynczego wiersza nie przerywa całego importu — poprawne rekordy zostają zapisane, a błędne są raportowane osobno.

   Po zakończeniu zobaczysz podsumowanie: ile rekordów zaimportowano, ile pominięto i ile było błędów. Każdy wiersz ma swój status (OK / Pominięto / Błąd) wraz z uwagą. Całość możesz zapisać przyciskiem Zapisz raport do pliku CSV — poprawić błędne wiersze i wgrać je ponownie.

9. Dobra praktyka — kopia bazy przed importem

   Import zapisuje każdy rekord osobno i nie ma jednego wspólnego „cofnij” dla całej operacji. Jeśli zależy Ci na możliwości szybkiego wycofania zmian, wykonaj kopię bazy Subiekta przed importem.